企業的采(cai)購(gou)(gou)活動充(chong)滿風險(xian)。怎(zen)樣(yang)從財務的角(jiao)度去管理采(cai)購(gou)(gou)工作? 老(lao)板們(men)經常會發現采(cai)購(gou)(gou)的貨(huo)(huo)品在途在庫(ku)出現事故(gu)而(er)(er)導(dao)致(zhi)損失，得不(bu)到保險(xian)戶退(tui)(tui)賠(pei)彌補；采(cai)購(gou)(gou)來的貨(huo)(huo)品有質量(liang)隱患，造成產品銷后大(da)量(liang)退(tui)(tui)賠(pei)，增大(da)售后服務；采(cai)購(gou)(gou)預付(fu)款(kuan)被套占拐逃(tao)；進貨(huo)(huo)違約遲到，引發下家拒收、罰款(kuan)；進貨(huo)(huo)變質或因停用而(er)(er)大(da)量(liang)滯庫(ku)。
雖然(ran)采(cai)購風(feng)險并(bing)不(bu)是(shi)企業(ye)(ye)風(feng)險的全部，但是(shi)發生的概率高，影響大，集(ji)中表現(xian)為：由于(yu)損(sun)失或不(bu)能(neng)即時變現(xian)，發生支付危機；因(yin)(yin)未及時查清(qing)轉帳，造成虛贏實虧；由于(yu)企業(ye)(ye)采(cai)購資金陷落，出現(xian)“資不(bu)抵(di)債(zhai)”，終致癱瘓全身。因(yin)(yin)此，有效(xiao)的采(cai)購應該是(shi)以(yi)財務為主(zhu)軸的綜合性營運活(huo)動，而要(yao)做好(hao)管理，則需要(yao)“著眼通盤；著手有道；攻防制高，協同把要(yao)”。
著眼通(tong)盤
為了實現高效采(cai)購(gou)管理，降低(di)采(cai)購(gou)成本(ben)，首先要著眼(yan)通盤，對采(cai)購(gou)大(da)方向、采(cai)購(gou)價格機制和采(cai)購(gou)行(xing)為的影響進行(xing)系統思考，才能做出系列安排(pai)。
在采購方向上，要考慮(lv)你的(de)需求重點放在：基(ji)本建(jian)設用(yong)品(pin)(pin)，還(huan)(huan)是生活消費品(pin)(pin)？高新技術(shu)(shu)產(chan)品(pin)(pin)還(huan)(huan)是特(te)色傳統(tong)產(chan)品(pin)(pin)？進口貨還(huan)(huan)是國產(chan)品(pin)(pin)？技術(shu)(shu)設計圖紙、專利權，還(huan)(huan)是制成品(pin)(pin)？其主要資源依托于工、礦、農、林、牧(mu)、副(fu)、漁，還(huan)(huan)是信息、知識，技藝(yi)、文圖？
如(ru)(ru)果是涉及(ji)到采(cai)購品種的(de)調整，則(ze)要考慮(lv)：各個(ge)產(chan)品的(de)增值(zhi)率和全部產(chan)品新結構的(de)銷售利潤率分別提高多(duo)少？整個(ge)采(cai)購資金的(de)全程需要量，如(ru)(ru)設備新投(tou)資要多(duo)少？資本金如(ru)(ru)何增集增投(tou)？
在采(cai)(cai)購(gou)價(jia)格(ge)機制(zhi)方(fang)面，采(cai)(cai)購(gou)價(jia)格(ge)實際上是(shi)(shi)受到供(gong)應商(shang)(shang)（上家）和消費者（下(xia)家）能力(li)(li)的(de)(de)(de)連鎖制(zhi)約。作為采(cai)(cai)購(gou)商(shang)(shang)的(de)(de)(de)企業，就采(cai)(cai)購(gou)價(jia)格(ge)同供(gong)應商(shang)(shang)進行談(tan)判，終究也是(shi)(shi)為了保證利(li)潤(run)(run)，那(nei)么利(li)潤(run)(run)從何而來呢(ni)？利(li)潤(run)(run)只是(shi)(shi)附(fu)加值里(li)的(de)(de)(de)小部分，而承(cheng)轉(zhuan)的(de)(de)(de)采(cai)(cai)購(gou)價(jia)占采(cai)(cai)購(gou)商(shang)(shang)成本的(de)(de)(de)大頭。采(cai)(cai)購(gou)商(shang)(shang)提出可接受的(de)(de)(de)目標采(cai)(cai)購(gou)價(jia)，再(zai)從供(gong)應商(shang)(shang)報來的(de)(de)(de)價(jia)格(ge)中(zhong)優選，供(gong)應商(shang)(shang)是(shi)(shi)否有(you)能力(li)(li)承(cheng)受選中(zhong)的(de)(de)(de)采(cai)(cai)購(gou)價(jia)，關鍵(jian)在于它(ta)自(zi)身的(de)(de)(de)成本。利(li)潤(run)(run)“一(yi)邊倒”，則采(cai)(cai)購(gou)商(shang)(shang)和供(gong)應商(shang)(shang)都(dou)做不到。只當“雙贏”有(you)望，才會簽(qian)定協議。但是(shi)(shi)，采(cai)(cai)購(gou)商(shang)(shang)心中(zhong)有(you)個(ge)底，眼前有(you)個(ge)數，手上有(you)個(ge)表(biao)，以(yi)求知己(ji)知彼，就比較好辦。
企(qi)業的(de)(de)(de)(de)采(cai)(cai)(cai)購行為(wei)，關系(xi)到(dao)企(qi)業的(de)(de)(de)(de)形(xing)象。消費(fei)者(zhe)(zhe)要看你的(de)(de)(de)(de)商(shang)品效(xiao)用，供(gong)(gong)應商(shang)則看你的(de)(de)(de)(de)采(cai)(cai)(cai)購行為(wei)，兩者(zhe)(zhe)都是在(zai)評價你企(qi)業質量的(de)(de)(de)(de)檔次。采(cai)(cai)(cai)購行為(wei)表現，直(zhi)接(jie)構(gou)成(cheng)“商(shang)譽”，客觀反(fan)映你的(de)(de)(de)(de)市(shi)場(chang)競(jing)爭實力。因此，對(dui)內(nei)要有嚴格的(de)(de)(de)(de)采(cai)(cai)(cai)購制度(du)，明(ming)確規(gui)定采(cai)(cai)(cai)購人(ren)(ren)(ren)員(yuan)的(de)(de)(de)(de)責任權限和操作規(gui)范，做(zuo)到(dao)有法可依(yi)；對(dui)外要有鮮明(ming)的(de)(de)(de)(de)采(cai)(cai)(cai)購立場(chang)和采(cai)(cai)(cai)購作風，做(zuo)到(dao)不(bu)利用供(gong)(gong)應商(shang)做(zuo)自已的(de)(de)(de)(de)小口袋，不(bu)扮演供(gong)(gong)應商(shang)的(de)(de)(de)(de)變(bian)相代(dai)理人(ren)(ren)(ren)，不(bu)提供(gong)(gong)變(bian)相投(tou)資(zi)或(huo)保證其貸(dai)款，不(bu)接(jie)受(shou)供(gong)(gong)應商(shang)的(de)(de)(de)(de)誘惑而(er)被迫讓利，違反(fan)雙贏初衷。這樣(yang)，當供(gong)(gong)應商(shang)發現沒有必(bi)要對(dui)采(cai)(cai)(cai)購人(ren)(ren)(ren)員(yuan)花費(fei)，不(bu)能夠(gou)取(qu)巧(qiao)，看到(dao)采(cai)(cai)(cai)購人(ren)(ren)(ren)員(yuan)愿意憑真本領爭取(qu)供(gong)(gong)貨而(er)議價，則會樂(le)于(yu)削減報價。這是因為(wei)供(gong)(gong)應商(shang)由此會省掉一筆開支，無(wu)損于(yu)己，而(er)且還可以同商(shang)譽良(liang)好(hao)的(de)(de)(de)(de)采(cai)(cai)(cai)購商(shang)成(cheng)交，既而(er)提高自己的(de)(de)(de)(de)聲譽。
著(zhu)手有道(dao)
要做到以財(cai)務為主軸的(de)高效(xiao)采購管理，還(huan)需(xu)要著(zhu)手有(you)(you)道。不少經理人面臨全(quan)局，出手不凡。看他“隨手拈來，皆(jie)成妙趣(qu)”，其實先一(yi)招(zhao)，后(hou)一(yi)招(zhao)，都不是孤立的(de)，早(zao)有(you)(you)盤(pan)算，心中有(you)(you)“譜”。
首先(xian)，要(yao)從商戰(zhan)(zhan)體制的(de)基本環節出(chu)發，發揮采(cai)購威力(li)。戰(zhan)(zhan)略成(cheng)功，靠(kao)戰(zhan)(zhan)役(yi)勝利實現，又(you)靠(kao)戰(zhan)(zhan)術保證。采(cai)購是面對面，打(da)遭(zao)遇戰(zhan)(zhan)。靠(kao)戰(zhan)(zhan)術保證供應的(de)質優價廉和迅速(su)安全(quan)，產品才(cai)得以(yi)暢銷，戰(zhan)(zhan)役(yi)目標才(cai)可實現。因此，采(cai)購戰(zhan)(zhan)術要(yao)過(guo)硬(ying)。
其次，加強企業管(guan)(guan)理(li)機制的(de)建設，保證采(cai)購(gou)實(shi)施。把采(cai)購(gou)管(guan)(guan)理(li)質(zhi)量看作技術、物資(zi)、財務管(guan)(guan)理(li)的(de)綜合質(zhi)量來抓(zhua)好(hao)。采(cai)購(gou)行(xing)為是企業意志(zhi)在采(cai)購(gou)方面(mian)的(de)實(shi)施，沒有(you)這三(san)個部門的(de)推行(xing)和(he)支撐(cheng)，采(cai)購(gou)將(jiang)難(nan)以正常進行(xing)。采(cai)購(gou)人員要懂三(san)重(zhong)管(guan)(guan)理(li)的(de)必要，要求他們支持工(gong)作并接受監督。
再次，注意監控三個流程，強化采購機能。沒有監控的機能，采購是盲目的；不按流程進行全程監控，采購則是隨機的。這將置采購于無援探索之地。為強化采購機能，要對有關的信息流、物資流、現金流，實施信息監控和憑證監控。這既是采購人員的職責，也是技術、物資、財務部門的職守。每個部門都需要及時作出自身權責范圍內的反應或報告給相關經理人，保證采購活動高效運行，消除危害。
對技術流的監控，具體就是對材料或設備，在工藝功能、料耗、工耗、電耗等方面進行事先的調查，重大的要經過技術可行性分析、報告和批準。包括訂貨、發模、封樣，合同的技術條款，圖紙設計或修改，訂單核對，收貨前驗證，拒收退貨判定等一系列工作，應以技術部為主，進行流程監控。
物(wu)(wu)資(zi)流的監控(kong)，是對材料或(huo)設備，在備貨定額、進(jin)(jin)貨周期、補(bu)給數量、到貨期限、中介單位(wei)、供貨單位(wei)、實發(fa)單位(wei)、倉庫對儲運安全、收付差錯(cuo)、物(wu)(wu)資(zi)呆(dai)滯、可用程度等(deng)方面進(jin)(jin)行(xing)控(kong)制(zhi)。這種(zhong)控(kong)制(zhi)則應以物(wu)(wu)資(zi)部門為主。
對現金流(liu)的(de)(de)監(jian)控(kong)，也就是(shi)對現貨可能性(xing)或期貨必要(yao)性(xing)、貨款(kuan)(kuan)或采購(gou)費預撥、對比合(he)同價(jia)與(yu)己方底(di)價(jia)或查(cha)封標底(di)、供方報價(jia)的(de)(de)交貨地(di)差別、付款(kuan)(kuan)方式、結算幣種(zhong)和期限、已購(gou)物資的(de)(de)流(liu)動環節和產(chan)品銷售款(kuan)(kuan)已否回收等流(liu)程中的(de)(de)問題，以財務部門為主加以監(jian)控(kong)。
為(wei)了實現(xian)高效采購(gou)管理，還要注意從(cong)(cong)交易雙方的(de)(de)互動(dong)中，開發(fa)采購(gou)效益。例如，采購(gou)商可以通過推動(dong)供(gong)(gong)貨廠改進(jin)澆鑄(zhu)方法，改善其(qi)澆鑄(zhu)質量(liang)(liang)，減少(shao)報廢，提高工效，以及推動(dong)供(gong)(gong)貨廠改進(jin)配方，以適應(ying)己方需(xu)求(qiu)，從(cong)(cong)而降(jiang)低供(gong)(gong)方成(cheng)(cheng)(cheng)本，己方也因降(jiang)低物耗量(liang)(liang)或采購(gou)價而受益。這樣，供(gong)(gong)方的(de)(de)利潤率首先得以提高，再(zai)商議新質量(liang)(liang)、新供(gong)(gong)價，就有了新的(de)(de)基礎條件。這里(li)的(de)(de)關鍵，在于采購(gou)商能(neng)否了解供(gong)(gong)應(ying)商的(de)(de)成(cheng)(cheng)(cheng)本結構，各自與同行(xing)比(bi)價，比(bi)成(cheng)(cheng)(cheng)本，把薄弱環節(jie)看成(cheng)(cheng)(cheng)潛(qian)力(li)所在。
注重采購資金的回籠，確保采購支付，也是高效采購管理的重要方面。企業在經營中，可能會遇到買而未投，投而未產，產而未銷，銷而未回，以及預付未到的情況，其中前三個環節是物流，后二個是現金流。如果超過額定的周期不回籠，必然出現支付危機，沒錢再去采購。從表面上看，這是銷貨存貨問題，與采購不相干。其實，物流各個環節所占據的，都是采購資金。
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