【本(ben)講(jiang)重(zhong)點】
會議的意義
會(hui)議的(de)(de)目的(de)(de)
會議(yi)的種(zhong)類
會議的頻率
會(hui)議成本的計算
會(hui)議的(de)主(zhu)要目的(de)就是解決(jue)問(wen)題(ti)，但由(you)于(yu)開會(hui)技巧不(bu)佳或過于(yu)頻繁，不(bu)但無益于(yu)解決(jue)問(wen)題(ti)，反而使(shi)問(wen)題(ti)愈(yu)趨復雜。頻繁的(de)會(hui)議與主(zhu)管層的(de)隨意決(jue)策，常常是員(yuan)工(gong)的(de)夢魘；員(yuan)工(gong)花太(tai)多時間(jian)在無效(xiao)(xiao)率的(de)會(hui)議上(shang)，不(bu)僅(jin)浪費公司成本(ben)，也(ye)造(zao)成工(gong)作效(xiao)(xiao)率低下。如何能在會(hui)議中高效(xiao)(xiao)率且有效(xiao)(xiao)果地(di)解決(jue)問(wen)題(ti)，是“高效(xiao)(xiao)會(hui)議管理(li)技巧”的(de)中心議題(ti)。
會議(yi)的意義(yi)
1．會(hui)議是一個集思(si)廣益(yi)的渠道
會(hui)議是一個集合的(de)載體。通過會(hui)議使不同(tong)的(de)人、不同(tong)的(de)想法匯聚一堂，相互碰撞(zhuang)，從而(er)產生“金點子”。許多高水準的(de)創意就是開會(hui)期間不同(tong)觀(guan)念(nian)相互碰撞(zhuang)的(de)產物。
2．會議顯示一個組(zu)織或(huo)一個部(bu)門(men)的(de)存在
會議總是(shi)在大(da)于一人(ren)的(de)情況下發(fa)生的(de)，即使(shi)是(shi)只有(you)兩個(ge)人(ren)的(de)會議，這兩個(ge)人(ren)也是(shi)一種小型組織。沒(mei)有(you)不(bu)開會的(de)組織或部(bu)門，一個(ge)組織或部(bu)門不(bu)召開會議，它的(de)存(cun)在價(jia)值就會受(shou)到質(zhi)疑。因此，會議能(neng)夠(gou)充分顯示一個(ge)組織或部(bu)門的(de)存(cun)在價(jia)值。
3．會(hui)議是(shi)一種群體溝通的(de)方式(shi)
開會很少是(shi)一(yi)對一(yi)的溝(gou)通(tong)(tong)(tong)，絕大多數(shu)情況下都是(shi)一(yi)種群體溝(gou)通(tong)(tong)(tong)。隨著科技的迅猛發展，人(ren)們(men)的溝(gou)通(tong)(tong)(tong)方(fang)(fang)(fang)式越來越多，現(xian)在人(ren)們(men)可以通(tong)(tong)(tong)過(guo)Ｅ-mail、多媒體等種種形(xing)式進行溝(gou)通(tong)(tong)(tong)，但(dan)是(shi)，群體溝(gou)通(tong)(tong)(tong)，即會議這種方(fang)(fang)(fang)式，是(shi)任(ren)何其他溝(gou)通(tong)(tong)(tong)方(fang)(fang)(fang)式都無法替(ti)代的。因為這種方(fang)(fang)(fang)式最(zui)直接、最(zui)直觀，這種方(fang)(fang)(fang)式最(zui)符合人(ren)類原本的溝(gou)通(tong)(tong)(tong)習慣。
會議的(de)目的(de)
◆ 開展有效的溝通(tong)
會(hui)議是一(yi)種多(duo)項(xiang)交流(liu)，可以集思(si)廣益，實現(xian)有(you)效溝通是會(hui)議的(de)一(yi)個主(zhu)要目的(de)。
◆ 傳達資訊
通(tong)過會議可以向(xiang)(xiang)員工通(tong)報一些決定及新(xin)決策，也(ye)就是說向(xiang)(xiang)員工傳達來自上級或其他部門的相關資(zi)訊。
◆ 監督員工(gong)、協調矛盾
許多公司(si)或部門的(de)常規會議其(qi)主要目的(de)是為了監(jian)督、檢(jian)查員(yuan)工對工作(zuo)任務的(de)執行情(qing)況，了解員(yuan)工的(de)工作(zuo)進(jin)度(du)；同(tong)時，借助(zhu)會議這種“集合(he)”的(de)、“面對面”的(de)形式(shi)，來有效(xiao)協調上下級以及員(yuan)工之間(jian)的(de)矛盾。
◆ 達成協議與(yu)解決問(wen)題
達成(cheng)協(xie)議與解決問題一般要經(jing)歷以下6個步驟，通過(guo)這6個步驟，最終實現協(xie)議的(de)產生和問題的(de)解決。
◆ 資(zi)源共享
利用(yong)開(kai)會匯(hui)集(ji)資源，以期(qi)相互(hu)幫助，共同(tong)進步(bu)。
◆ 開發創(chuang)意
開發創(chuang)意(yi)的會議目的突出反映在廣(guang)告公(gong)(gong)司(si)、媒體公(gong)(gong)司(si)中。通過(guo)舉行(xing)會議，形成(cheng)新的構思，并(bing)且論(lun)證新構思，使其具有可(ke)行(xing)性。
◆ 初或年底的會(hui)議通常具有(you)這一(yi)目的性。這種會(hui)議是(shi)為(wei)了使(shi)公司(si)上(shang)下團結一(yi)心，朝(chao)著一(yi)個方向共同努力(li)。
◆ 鞏固(gu)主(zhu)管地位
經(jing)理或主(zhu)管為了體現自身的存在價(jia)值，更(geng)為了鞏(gong)固(gu)自己的地(di)(di)位，經(jing)常會(hui)召開一些(xie)上下協(xie)調(diao)會(hui)議，以此來(lai)強化自己的地(di)(di)位。
會議的種(zhong)類
會(hui)(hui)(hui)議(yi)可以(yi)按(an)照(zhao)人數(shu)、開會(hui)(hui)(hui)方(fang)式和開會(hui)(hui)(hui)目的(de)進行分(fen)(fen)類，每(mei)一種分(fen)(fen)類都(dou)從一個(ge)方(fang)面反映(ying)了會(hui)(hui)(hui)議(yi)的(de)作用，每(mei)一種分(fen)(fen)類都(dou)與人們的(de)實(shi)際需要(yao)、社會(hui)(hui)(hui)的(de)不斷發展密切(qie)相關(guan)。
按人數分(fen)類(lei)按開會(hui)(hui)方式分(fen)類(lei)按開會(hui)(hui)目的(de)分(fen)類(lei)
● 團體會(hui)(hui)議(yi)(yi)● 一對(dui)一會(hui)(hui)議(yi)(yi) ● 面(mian)對(dui)面(mian)會(hui)(hui)議(yi)(yi)● 電話會(hui)(hui)議(yi)(yi)● 視頻會(hui)(hui)議(yi)(yi)● 宣(xuan)布人(ren)事安(an)排、講解政(zheng)策(ce)的(de)(de)會(hui)(hui)議(yi)(yi)● 當眾(zhong)表揚或(huo)批(pi)評別人(ren)的(de)(de)會(hui)(hui)議(yi)(yi)● 臨時處理突發事件(jian)的(de)(de)會(hui)(hui)議(yi)(yi)● 固定的(de)(de)團隊會(hui)(hui)議(yi)(yi)● 集思廣益的(de)(de)會(hui)(hui)議(yi)(yi)
會議(yi)的頻(pin)率
每種(zhong)會(hui)議(yi)都有其合(he)(he)理(li)的(de)(de)發(fa)生(sheng)頻率，只有掌握(wo)了合(he)(he)理(li)的(de)(de)會(hui)議(yi)發(fa)生(sheng)頻率，才(cai)能更高效地利用(yong)各(ge)種(zhong)會(hui)議(yi)解(jie)決(jue)問題(ti)、達到目的(de)(de)。
1.固定(ding)的部門(men)會(hui)議
2.全體會議
3.處(chu)理突發事件的會(hui)議
4.一對一會(hui)議
會議(yi)成(cheng)本的計算(suan)
會議(yi)成(cheng)(cheng)(cheng)本(ben)(ben)分為時間成(cheng)(cheng)(cheng)本(ben)(ben)、直接會議(yi)成(cheng)(cheng)(cheng)本(ben)(ben)和效率損(sun)失成(cheng)(cheng)(cheng)本(ben)(ben)3種。會議(yi)成(cheng)(cheng)(cheng)本(ben)(ben)是非常可觀(guan)的一(yi)筆數目，它關系到(dao)一(yi)家(jia)公司的得失成(cheng)(cheng)(cheng)敗，因此萬萬不可等閑視之。
1.會議(yi)的時間成(cheng)本
2.直(zhi)接的會議成(cheng)本
3.效率損失成本
開(kai)會時，主(zhu)管(guan)人員(yuan)必須離(li)開(kai)自己的(de)(de)工(gong)作崗(gang)位，這有可能造成(cheng)公司整體管(guan)理效率的(de)(de)下(xia)降。由于管(guan)理效率下(xia)降而造成(cheng)的(de)(de)損(sun)失，就(jiu)是效率損(sun)失成(cheng)本。效率損(sun)失成(cheng)本包(bao)括以(yi)下(xia)3種情況(kuang)：
【自(zi)檢】
請(qing)將下列相關選項用橫(heng)線連接起來。
A、固定的部門會議①至少每兩月一次
B、一(yi)對一(yi)會議②隨時
C、處理突發事件的會議③按需要
D、全體(ti)會議④至少(shao)每(mei)月(yue)一次(ci)
◆見參(can)考答(da)案1-1
【本(ben)講(jiang)總結】
從某種角度(du)而言(yan)，世界是一個時時處(chu)(chu)處(chu)(chu)充滿會議(yi)的世界。高效(xiao)(xiao)的會議(yi)能幫助我們迅速解(jie)決實踐中遇(yu)到的問題(ti)，然而低效(xiao)(xiao)率的會議(yi)卻往(wang)往(wang)占據上風(feng)，造成(cheng)時間成(cheng)本、直(zhi)接成(cheng)本及(ji)效(xiao)(xiao)率成(cheng)本的損(sun)失(shi)。
因此，每個人應從(cong)基(ji)礎做起，深刻理(li)解(jie)會(hui)議的意義、目的、分類(lei)、合理(li)的發(fa)生頻(pin)率以及如何計算會(hui)議的成本，只有(you)先(xian)掌(zhang)握了這(zhe)些基(ji)礎知識，才可(ke)能(neng)使每一次會(hui)議都“行之有(you)效(xiao)”。
【心得(de)體會】
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第二講會議效率(lv)不高的原因及解決方案
【本講重點(dian)】
會議效率(lv)不高的(de)原因及預(yu)防性管理
高效會議的八大特征
會(hui)議規(gui)范
會議效率不高的原(yuan)因及預(yu)防性管理
1．會(hui)議的通病效(xiao)率不高
小王是(shi)一家公司(si)的職(zhi)員，他對(dui)公司(si)會(hui)議有自己的一些想(xiang)法(fa)，他的想(xiang)法(fa)反(fan)映(ying)了許(xu)多公司(si)會(hui)議的某些現狀，值得我們(men)思考(kao)。
很多(duo)公司(si)往往由于(yu)以下(xia)(xia)原因，開會效率低下(xia)(xia)：
◆公司的主(zhu)管(guan)都(dou)不(bu)知道何時是開(kai)會(hui)(hui)的最好時機。許多重要的會(hui)(hui)都(dou)安排在周五(wu)下午開(kai)，或非要安排在事務繁忙的周一開(kai)。
◆許多主管對于何時(shi)開會幾乎(hu)都不征詢員工(gong)的意(yi)見。這使(shi)得員工(gong)疲于奔命，甚(shen)至得延后(hou)或放棄(qi)參加其他會議。
◆有些“必須到會”的(de)員(yuan)工，因為已經與重要客戶或政府官員(yuan)有約在先，根本不(bu)能出(chu)席，這使(shi)得會議(yi)討論(lun)很難進(jin)行。而到場(chang)的(de)人往往并(bing)非與議(yi)題關系最密切的(de)人，所以(yi)準(zhun)備(bei)不(bu)充分或者(zhe)根本來不(bu)及準(zhun)備(bei)。
時下有一句很流行(xing)的(de)話“最(zui)近比(bi)較煩(fan)”，對太(tai)多像(xiang)小王一樣的(de)職場人士來說(shuo)(shuo)，這句話可以改為“開(kai)會比(bi)較煩(fan)”。開(kai)會之所以煩(fan)，用小王的(de)話來說(shuo)(shuo)，就(jiu)(jiu)是“會議(yi)常(chang)在毫無章(zhang)法(fa)的(de)狀況下進行(xing)，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議(yi)，質量也很低”，簡而言(yan)之，會議(yi)效(xiao)率(lv)不(bu)高。因(yin)此，尋找致(zhi)使會議(yi)效(xiao)率(lv)不(bu)高的(de)原因(yin)就(jiu)(jiu)顯得格外重要。
2．會(hui)議效率不高的原因
會(hui)議(yi)效(xiao)率不(bu)高通常由以下(xia)7種原(yuan)因造(zao)成(cheng)。在這(zhe)7種原(yuan)因中，有3種原(yuan)因是(shi)會(hui)議(yi)的(de)(de)“致命傷”，需要(yao)格(ge)外警惕。這(zhe)3種原(yuan)因是(shi)：主持人(ren)的(de)(de)技能、會(hui)議(yi)的(de)(de)地(di)點以及會(hui)議(yi)的(de)(de)準備工作。
表2-1會議效率不高的(de)原因(yin)及具體表現(xian)
項 次原因具(ju)體表現
（1）時(shi)間會(hui)議安(an)排在即(ji)將午餐的時(shi)間，每個人都(dou)饑腸轆(lu)轆(lu)，無心開會(hui)。
（2）地點(dian)會(hui)議(yi)地點(dian)設在經(jing)理辦公室，致使會(hui)議(yi)被頻(pin)繁打(da)斷，無法正常進行。
（3）開(kai)會對象的(de)(de)選擇必(bi)須出(chu)席會議(yi)的(de)(de)人未到，通知來的(de)(de)是一(yi)些可有(you)可無(wu)的(de)(de)參加者。
（4）主持人(ren)的技能會議主持人(ren)缺(que)乏影響力、說服力，被(bei)參會者牽(qian)著鼻子跑，無法(fa)達到(dao)會議意圖(tu)。
（5）參會(hui)者(zhe)的技(ji)能參會(hui)者(zhe)發言(yan)混亂(luan)，既不知如(ru)何表意，又不知如(ru)何引(yin)退，致(zhi)使會(hui)議失敗。
（6）會議的準備工(gong)作(zuo)開會前沒(mei)有通知與會者相關事宜(yi)，致使會議拖沓(ta)而無成(cheng)效(xiao)。
（7）開會的(de)原(yuan)因、目(mu)的(de)和(he)(he)結果開會的(de)原(yuan)因、目(mu)的(de)和(he)(he)結果在會議進行(xing)中(zhong)忽(hu)然發現皆不(bu)明確(que)，致使會議毫無意義、宣告(gao)失敗。
高效會議的八(ba)大特征
與低效率(lv)會議(yi)相(xiang)對的(de)就是(shi)高(gao)效會議(yi)，高(gao)效會議(yi)充分克(ke)服了(le)致(zhi)使會議(yi)效率(lv)不高(gao)的(de)種種不利因(yin)素。高(gao)效會議(yi)具有(you)8大(da)特征。
建議在正式召開會議之前，將(jiang)高(gao)效會議的8大特(te)征一(yi)一(yi)列出，并(bing)隨時檢(jian)驗，充分(fen)做好預防(fang)性管(guan)理(li)，使即將(jiang)召開的會議能夠成為真正意義上的高(gao)效會議。
會議(yi)規范
會(hui)(hui)議規(gui)(gui)范(fan)(fan)包含(han)3個部(bu)分：會(hui)(hui)議時(shi)間(jian)安排(pai)的規(gui)(gui)范(fan)(fan)、固(gu)定的會(hui)(hui)議流(liu)程規(gui)(gui)范(fan)(fan)以(yi)及(ji)會(hui)(hui)議規(gui)(gui)范(fan)(fan)本身(shen)。
1．會議時間安排的規范
◆上午8-9點(dian)之間，正是員(yuan)工(gong)(gong)從家到公司，準備開(kai)始一(yi)天工(gong)(gong)作的(de)時候(hou)。這(zhe)(zhe)個(ge)時候(hou)的(de)員(yuan)工(gong)(gong)，心緒(xu)尚且混亂，還(huan)需一(yi)段時間才能進入工(gong)(gong)作狀(zhuang)態。因此，試圖(tu)在這(zhe)(zhe)一(yi)時間段舉行(xing)會議(yi)、試圖(tu)讓(rang)員(yuan)工(gong)(gong)回(hui)應會議(yi)提(ti)議(yi)或進行(xing)業(ye)務分(fen)析，從人的(de)生理(li)和(he)心理(li)角度來看(kan)，是不現實的(de)。
◆上午(wu)9-10點之間(jian)，員(yuan)工已經開始進入工作狀態。在這(zhe)個時間(jian)段最適合進行(xing)(xing)一(yi)對一(yi)的(de)會談，同(tong)樣也是進行(xing)(xing)業務會談的(de)*時機。
◆上午(wu)10-12點或下(xia)午(wu)1-3點之間，最適合調動員工集(ji)思廣益。大家(jia)利(li)用頭腦風(feng)暴(bao)，不斷想出新(xin)點子、新(xin)方法。
◆下(xia)午3-5點之間，最好不要(yao)安(an)排會議。這個(ge)(ge)時(shi)段的(de)員工開始進入一天當中的(de)倦怠期，人(ren)人(ren)希望馬(ma)上回(hui)家，在這個(ge)(ge)時(shi)段舉行會議往(wang)往(wang)會事(shi)倍(bei)功半。
2．會議規范(fan)本身
會議規范是指大家達成共(gong)識的會議守則。會議規范主(zhu)要包括以下(xia)條款：
◆所有(you)與會(hui)(hui)者將每周工作安排時間表(biao)交給會(hui)(hui)議安排人，以找出最適宜所有(you)參(can)會(hui)(hui)的開會(hui)(hui)時間。
◆超(chao)過1小時(shi)的會議應有(you)書面(mian)通(tong)知(zhi)、議程表及相關資(zi)料(liao)。
◆所有(you)與會(hui)者都要準(zhun)備在會(hui)上發(fa)言(yan)。
◆準時(shi)開始，準時(shi)結束。
◆各業務單位(wei)負責(ze)(ze)人(ren)對(dui)決議(yi)能否達(da)成(cheng)負直接責(ze)(ze)任。
◆所有與會(hui)者應知道維護(hu)別(bie)人的尊嚴，不在會(hui)中羞辱別(bie)人，這(zhe)條規則最重要(yao)，需特別(bie)注意。
◆意見(jian)
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