流程業務中的知識管理思維
1)流程源于被驗證的知識和實踐
制定流程的目的尋求的是“以規則的確定性應對結果的不確定性(任正非語)”,從而打破組織運作過程中的黑箱,確保達成目標,服務好客戶需求。這意味著流程必須以被驗證的知識和實踐為起點,將組織內部被驗證的達成目標的實踐提取為流程、或者將外部的優秀實踐引入內部經過驗證和試行后合入流程。
2)知識流轉保障流程運行
流程中的業務活動,以達成績效為目標,自覺不自覺地應用知識。流程應用到不同產品、不同項目時,使用的具體知識內容并不相同,這些知識從根源上來自于業務活動產生的數據和文檔(顯性知識)、或積累的經驗(隱性知識),知識流轉保障流程運行,有組織地/優化的知識流轉過程(知識管理)讓流程運行更高效。
3)流程優化與知識更新相互融合流程優化過程,與知識更新相互融合,表現為過程步驟等規則類知識的更新,或具體活動開展方式方法等操作類知識的更新,最終都是為了提高績效,更好達成組織目標和服務好客戶需求。二、應用知識管理,建設卓越流程
卓越流程的建設,是一個結合組織業務發展、持續開展的過程。業務組建期,從無到有建立“規范流程”,建立基礎規則及統一規范,顯性化并固化基本業務步驟,提取基本業務規范和要求。應用知識管理思路方法,對全業務/項目進行復盤總結,能為這個時期的流程建設工作,提供關鍵且有效的輸入。業務擴張期,從有到優形成“優化流程”,依據不同業務場景,調整細化業務步驟和規范要求,形成統一規則下多樣化的要求。借助知識管理,更有效挖掘場景化運作經驗、了解和導入業界實踐,是非常必要和有效的舉措。業務穩定期,圍繞卓越運營打造“精益流程”,在已有流程的基礎上,持續改進末端微流程/指引/模板,借助細小但不間斷的改進,達成卓越流程的目標。應用知識管理領域的事后回顧AAR方法,開展任務/小組復盤總結,是推進和落實這類改進的最有效方法。
三、借助知識管理,提升流程執行能力
組織的流程執行能力,包括兩個方面,一個是靜態視角的、針對當前流程、依據確定的規則和目標完成流程任務的操作能力;另一個是動態視角的、能夠站在優化流程的角度、提出改進目標優化改進現有規則的創新能力。前者希望借助盡量顯性化/標準化的知識指引,及自動化/智能化工具應用,盡量降低對執行人的依賴,快捷無錯地得到執行結果;而后者將高度依賴有能力的專家型人才,以創新為目標,運用多領域整合/深度思考的隱性知識,甚至設計自動化/智能化工具,才能實現流程持續的優化改進。
借助知識(shi)管(guan)理(li),將流(liu)程運(yun)行(xing)過(guo)程中積累的數(shu)據、文檔、經驗,進行(xing)加(jia)工(gong)處(chu)理(li),以不(bu)同的形(xing)式(shi)和(he)(he)內容,反饋到作業執行(xing)、人才培(pei)養、工(gong)具建設等業務(wu)中,一(yi)(yi)方(fang)面(mian)提(ti)升(sheng)操作能力(li)(li),一(yi)(yi)方(fang)面(mian)提(ti)高創新能力(li)(li),全方(fang)位提(ti)升(sheng)流(liu)程執行(xing)的效率和(he)(he)效果。
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