引文－－由(you)于(yu)市場(chang)競(jing)爭日益激烈導致大(da)量(liang)產(chan)品(pin)從賣方市場(chang)向(xiang)買方市場(chang)轉變、市場(chang)上(shang)的(de)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)差異(yi)巨大(da)、多種不同性質(zhi)的(de)經濟體并存以(yi)及社會誠信體制(zhi)的(de)不健全(quan)等(deng)等(deng)原因(yin)，導致企(qi)業(ye)采購-付款(kuan)業(ye)務變成了舞弊(bi)風(feng)險的(de)高發區。筆者(zhe)將分上(shang)下兩期介紹采購-付款(kuan)業(ye)務中的(de)企(qi)業(ye)實踐中常用的(de)預(yu)防舞弊(bi)風(feng)險的(de)方法。
由于市(shi)(shi)場(chang)激烈競爭導致賣(mai)方市(shi)(shi)場(chang)向買方市(shi)(shi)場(chang)轉變使得采購(gou)(gou)-付(fu)款環節(jie)成(cheng)為(wei)舞(wu)弊(bi)風(feng)(feng)險(xian)的(de)高(gao)發區。作為(wei)企業運(yun)營管理中的(de)一(yi)項重要業務循環，采購(gou)(gou)-付(fu)款中各個環節(jie)都存在著潛在的(de)舞(wu)弊(bi)風(feng)(feng)險(xian)。其中，商業賄賂尤為(wei)嚴重。作為(wei)企業管理者對(dui)此應當(dang)有充分的(de)認(ren)識。
由于采(cai)(cai)購(gou)(gou)項(xiang)目范圍廣闊，不同(tong)的(de)采(cai)(cai)購(gou)(gou)項(xiang)目和(he)不同(tong)的(de)采(cai)(cai)購(gou)(gou)環節就(jiu)要(yao)采(cai)(cai)取不同(tong)的(de)預(yu)防(fang)措施。同(tong)時，這些預(yu)防(fang)措施需要(yao)配合使用方(fang)能生(sheng)效。企業(ye)采(cai)(cai)購(gou)(gou)事項(xiang)主要(yao)包括：生(sheng)產原材(cai)料采(cai)(cai)購(gou)(gou)、外(wai)協(xie)加工(gong)產品采(cai)(cai)購(gou)(gou)、設備(bei)(bei)采(cai)(cai)購(gou)(gou)、備(bei)(bei)品備(bei)(bei)件(jian)采(cai)(cai)購(gou)(gou)、工(gong)程(cheng)材(cai)料采(cai)(cai)購(gou)(gou)、各種服務如保險、水(shui)電氣、軟件(jian)、甚(shen)至外(wai)包項(xiang)目等。
企業(ye)(ye)采(cai)(cai)購與付(fu)款(kuan)循環(huan)從(cong)實踐的(de)角度(du)看，主要可以分成六(liu)個(ge)環(huan)節(jie)，分別(bie)是：供應商開發、簽(qian)訂采(cai)(cai)購合(he)同(tong)、下達采(cai)(cai)購訂單、驗收貨物、確(que)定應付(fu)賬款(kuan)、支(zhi)付(fu)貨款(kuan)。這六(liu)個(ge)環(huan)節(jie)中每(mei)個(ge)都有(you)其關鍵(jian)控制點。其實在這六(liu)個(ge)業(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)環(huan)節(jie)外，還有(you)一個(ge)非常重(zhong)要的(de)貫(guan)穿業(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)全部(bu)的(de)業(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)就是內部(bu)計算機網絡系統。筆(bi)者將結合(he)各(ge)個(ge)業(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)環(huan)節(jie)中存在的(de)舞弊風險(xian)談一談預防(fang)的(de)措施(shi)和方(fang)法(fa)。
1、組(zu)織(zhi)牽制(zhi)法
預(yu)防舞弊(bi)風險的一個(ge)重(zhong)要措施就(jiu)是建(jian)立組織牽制(zhi)。這在(zai)財務會計領域中已經普遍得到采(cai)(cai)用。在(zai)采(cai)(cai)購(gou)領域中，同樣(yang)需要采(cai)(cai)用組織牽制(zhi)法。組織牽制(zhi)應當包含在(zai)全部以上六個(ge)采(cai)(cai)購(gou)環節中。
例如，在供(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)開發(fa)環(huan)節，為了預防傳統的(de)(de)供(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)開發(fa)中(zhong)的(de)(de)舞弊行(xing)(xing)為，目前企業(ye)普遍(bian)采(cai)(cai)用供(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)鏈(lian)管理(li)(li)模式。建立合格供(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)目錄(lu)清(qing)單并且(qie)規定(ding)從(cong)目錄(lu)中(zhong)選擇供(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)。在開發(fa)供(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)過(guo)程中(zhong)，采(cai)(cai)購(gou)部門的(de)(de)職(zhi)責受(shou)到嚴格限制。決(jue)(jue)定(ding)采(cai)(cai)購(gou)那家企業(ye)的(de)(de)產(chan)品，主要取決(jue)(jue)于負(fu)責供(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)鏈(lian)開發(fa)的(de)(de)質(zhi)量(liang)工(gong)程師。根據企業(ye)的(de)(de)質(zhi)量(liang)管理(li)(li)規定(ding)，負(fu)責供(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)鏈(lian)開發(fa)的(de)(de)質(zhi)量(liang)工(gong)程師將負(fu)責對擬進入(ru)企業(ye)供(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)目錄(lu)的(de)(de)商(shang)家或廠(chang)家進行(xing)(xing)全面(mian)的(de)(de)質(zhi)量(liang)評(ping)審。類似通用福特一類的(de)(de)大(da)公司，其質(zhi)量(liang)工(gong)程師具有否決(jue)(jue)不合格廠(chang)家進入(ru)供(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)目錄(lu)的(de)(de)權利。這(zhe)樣做的(de)(de)目的(de)(de)就是通過(guo)引進質(zhi)量(liang)部門，將采(cai)(cai)購(gou)過(guo)程中(zhong)的(de)(de)供(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)(ying)鏈(lian)開發(fa)的(de)(de)部分(fen)職(zhi)權分(fen)散到非采(cai)(cai)購(gou)部門，從(cong)而達到內部牽制的(de)(de)目的(de)(de)。
同時，在(zai)決定供(gong)應(ying)(ying)(ying)商(shang)是否能(neng)進入企業(ye)的(de)(de)供(gong)應(ying)(ying)(ying)商(shang)目(mu)錄過程(cheng)中，為(wei)了預(yu)防質(zhi)(zhi)量(liang)工程(cheng)師(shi)的(de)(de)舞弊，由(you)企業(ye)成(cheng)(cheng)立的(de)(de)由(you)多(duo)個部(bu)(bu)門(men)(men)組(zu)成(cheng)(cheng)的(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)管(guan)理委(wei)員(yuan)會(hui)將(jiang)最后(hou)共同做(zuo)出決定。目(mu)前許多(duo)大(da)(da)(da)型企業(ye)會(hui)根據實際情(qing)況成(cheng)(cheng)立一(yi)個跨部(bu)(bu)門(men)(men)的(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)管(guan)理委(wei)員(yuan)會(hui)。該(gai)委(wei)員(yuan)會(hui)通(tong)常由(you)采(cai)購(gou)(gou)部(bu)(bu)、財(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)部(bu)(bu)、質(zhi)(zhi)量(liang)部(bu)(bu)以及物(wu)流(liu)部(bu)(bu)等(deng)有關部(bu)(bu)門(men)(men)及公(gong)司(si)高層主(zhu)管(guan)人員(yuan)組(zu)成(cheng)(cheng)，采(cai)取合議方式決定企業(ye)的(de)(de)重大(da)(da)(da)采(cai)購(gou)(gou)業(ye)務(wu)(wu)，主(zhu)要包括：確認(ren)合格供(gong)應(ying)(ying)(ying)商(shang)、批準(zhun)重大(da)(da)(da)采(cai)購(gou)(gou)合同、討論(lun)付(fu)(fu)款(kuan)(kuan)(kuan)計劃(hua)(hua)等(deng)。再比(bi)如，在(zai)下(xia)達采(cai)購(gou)(gou)訂單(dan)環(huan)節(jie)，許多(duo)企業(ye)將(jiang)該(gai)權(quan)(quan)(quan)力劃(hua)(hua)歸到物(wu)流(liu)部(bu)(bu)門(men)(men)。采(cai)購(gou)(gou)部(bu)(bu)完成(cheng)(cheng)簽(qian)署采(cai)購(gou)(gou)合同后(hou)，具(ju)體下(xia)達訂貨(huo)數量(liang)的(de)(de)職權(quan)(quan)(quan)就劃(hua)(hua)歸到五物(wu)流(liu)部(bu)(bu)門(men)(men)。在(zai)驗收貨(huo)物(wu)環(huan)節(jie)，則檢驗的(de)(de)權(quan)(quan)(quan)利又轉到質(zhi)(zhi)檢部(bu)(bu)門(men)(men)和(he)物(wu)流(liu)部(bu)(bu)共同行(xing)使。在(zai)確定應(ying)(ying)(ying)付(fu)(fu)賬款(kuan)(kuan)(kuan)和(he)支(zhi)付(fu)(fu)貨(huo)款(kuan)(kuan)(kuan)環(huan)節(jie)，確認(ren)應(ying)(ying)(ying)付(fu)(fu)款(kuan)(kuan)(kuan)的(de)(de)權(quan)(quan)(quan)利由(you)生(sheng)產部(bu)(bu)門(men)(men)（或物(wu)流(liu)部(bu)(bu)門(men)(men)）和(he)財(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)部(bu)(bu)門(men)(men)共同行(xing)使；支(zhi)付(fu)(fu)貨(huo)款(kuan)(kuan)(kuan)則由(you)財(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)部(bu)(bu)依據公(gong)司(si)財(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)政(zheng)策和(he)采(cai)購(gou)(gou)委(wei)員(yuan)會(hui)確定的(de)(de)付(fu)(fu)款(kuan)(kuan)(kuan)計劃(hua)(hua)辦理付(fu)(fu)款(kuan)(kuan)(kuan)。
因此(ci)說，組織牽制(zhi)(zhi)控(kong)制(zhi)(zhi)法(fa)(fa)貫穿于(yu)整個采購-付(fu)款循環之中(zhong)。主要是通過分(fen)散(san)職權(quan)、部門牽制(zhi)(zhi)和(he)多(duo)重決策的(de)辦法(fa)(fa)為舞(wu)弊(bi)的(de)發生(sheng)設置重重障(zhang)礙，這(zhe)種看似(si)繁瑣的(de)方式會(hui)在實際運(yun)營中(zhong)提(ti)高著整個企(qi)業的(de)運(yun)營效率并降低成本(ben)。
2、多家詢價，集中(zhong)供應商
眾(zhong)所(suo)周知，*采(cai)(cai)購(gou)(gou)除了容易(yi)導致(zhi)供(gong)(gong)貨(huo)不穩(wen)定(ding)的(de)(de)風(feng)險(xian)外，還(huan)是(shi)導致(zhi)采(cai)(cai)購(gou)(gou)舞(wu)弊(bi)的(de)(de)重(zhong)要(yao)原因(yin)。為此，當(dang)前的(de)(de)一(yi)些跨國企業(ye)(ye)通(tong)常會在確定(ding)供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)前展開多(duo)(duo)(duo)家(jia)詢價的(de)(de)過程。通(tong)過對眾(zhong)多(duo)(duo)(duo)潛在供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)進行全面(mian)考(kao)(kao)察后，確定(ding)一(yi)到兩家(jia)供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)為企業(ye)(ye)供(gong)(gong)貨(huo)。這個政策(ce)本(ben)身就(jiu)具有預(yu)防(fang)采(cai)(cai)購(gou)(gou)舞(wu)弊(bi)風(feng)險(xian)的(de)(de)作(zuo)用。多(duo)(duo)(duo)家(jia)詢價，可以(yi)提高(gao)找到*供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)的(de)(de)機會；集中供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)，則可以(yi)擴大采(cai)(cai)購(gou)(gou)數量(liang)(liang)達到降(jiang)低采(cai)(cai)購(gou)(gou)成本(ben)和(he)簡化采(cai)(cai)購(gou)(gou)管理的(de)(de)目的(de)(de)。過去那(nei)些采(cai)(cai)用太(tai)多(duo)(duo)(duo)供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)供(gong)(gong)貨(huo)的(de)(de)辦法，雖然表面(mian)看(kan)來可以(yi)提高(gao)供(gong)(gong)貨(huo)穩(wen)定(ding)性，增(zeng)加供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)之間的(de)(de)競爭從(cong)(cong)而降(jiang)低采(cai)(cai)購(gou)(gou)成本(ben)。但從(cong)(cong)長(chang)遠來看(kan)，并(bing)不利于企業(ye)(ye)。當(dang)供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)數量(liang)(liang)太(tai)多(duo)(duo)(duo)后，每家(jia)得到的(de)(de)配額都不多(duo)(duo)(duo)，其(qi)后果就(jiu)是(shi)質量(liang)(liang)下降(jiang)并(bing)且演繹出劇情復雜(za)的(de)(de)舞(wu)弊(bi)大戲。在保證供(gong)(gong)貨(huo)穩(wen)定(ding)的(de)(de)前提下，集中供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)應(ying)(ying)當(dang)是(shi)預(yu)防(fang)采(cai)(cai)購(gou)(gou)舞(wu)弊(bi)風(feng)險(xian)的(de)(de)重(zhong)要(yao)手段。把(ba)握好*采(cai)(cai)購(gou)(gou)與集中采(cai)(cai)購(gou)(gou)的(de)(de)度(du)，是(shi)企業(ye)(ye)制定(ding)采(cai)(cai)購(gou)(gou)政策(ce)要(yao)考(kao)(kao)慮的(de)(de)關鍵。
3、利(li)益(yi)沖(chong)突回避
作(zuo)為內部(bu)(bu)(bu)(bu)控制的(de)重(zhong)要(yao)政策和(he)措施，利益(yi)沖(chong)突(tu)(tu)回避(bi)也同樣適合采購(gou)-付(fu)款循環(huan)的(de)各個(ge)(ge)業(ye)(ye)務(wu)環(huan)節(jie)。企業(ye)(ye)內控部(bu)(bu)(bu)(bu)門和(he)人(ren)(ren)(ren)(ren)事行政管理部(bu)(bu)(bu)(bu)門，應(ying)(ying)當(dang)定期對企業(ye)(ye)所(suo)(suo)有敏感崗位(wei)的(de)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)工(gong)進行利益(yi)沖(chong)突(tu)(tu)調(diao)(diao)查(cha)(cha)(cha)。在(zai)采購(gou)-付(fu)款循環(huan)中的(de)各個(ge)(ge)業(ye)(ye)務(wu)崗位(wei)的(de)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)工(gong)當(dang)然(ran)也是被調(diao)(diao)查(cha)(cha)(cha)對象。這(zhe)里(li)的(de)人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)包括：所(suo)(suo)有采購(gou)部(bu)(bu)(bu)(bu)采購(gou)業(ye)(ye)務(wu)人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)；設備管理部(bu)(bu)(bu)(bu)的(de)設備工(gong)程(cheng)師(shi)；質(zhi)量部(bu)(bu)(bu)(bu)參(can)加供應(ying)(ying)商開發(fa)的(de)質(zhi)量工(gong)程(cheng)師(shi)、質(zhi)量檢驗人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)、理化室(shi)分析(xi)化驗人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)；物流部(bu)(bu)(bu)(bu)的(de)庫(ku)房管理員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)、過磅稱重(zhong)人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)；生產(chan)部(bu)(bu)(bu)(bu)領(ling)料(liao)人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)（或(huo)(huo)者物流部(bu)(bu)(bu)(bu)生產(chan)現場領(ling)料(liao)人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)）；財務(wu)部(bu)(bu)(bu)(bu)所(suo)(suo)有會計人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)包括ERP系(xi)統(tong)電腦(nao)錄入人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)。在(zai)招聘上述(shu)崗位(wei)業(ye)(ye)務(wu)人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)前，人(ren)(ren)(ren)(ren)力(li)資源部(bu)(bu)(bu)(bu)業(ye)(ye)務(wu)人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)應(ying)(ying)當(dang)對擬招聘人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)進行利益(yi)沖(chong)突(tu)(tu)調(diao)(diao)查(cha)(cha)(cha)。當(dang)上述(shu)人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)和(he)供應(ying)(ying)商以及公司內部(bu)(bu)(bu)(bu)的(de)上級主管人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)之間存在(zai)潛在(zai)利益(yi)沖(chong)突(tu)(tu)關(guan)系(xi)時，公司就應(ying)(ying)當(dang)要(yao)求這(zhe)些(xie)業(ye)(ye)務(wu)人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)回避(bi)。而這(zhe)些(xie)業(ye)(ye)務(wu)人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)自己也應(ying)(ying)當(dang)主動提出(chu)回避(bi)要(yao)求。關(guan)于《利益(yi)沖(chong)突(tu)(tu)調(diao)(diao)查(cha)(cha)(cha)》筆者曾經(jing)在(zai)以往的(de)內控交流文章中有過介(jie)紹。這(zhe)里(li)特(te)(te)別需(xu)要(yao)注意(yi)處理好這(zhe)種情(qing)況(kuang)：當(dang)個(ge)(ge)別處于關(guan)鍵崗位(wei)、具有特(te)(te)殊技能的(de)主管或(huo)(huo)專家，如果和(he)供應(ying)(ying)商之間存在(zai)潛在(zai)利益(yi)沖(chong)突(tu)(tu)關(guan)系(xi)時，通常的(de)做法是該(gai)業(ye)(ye)務(wu)人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)的(de)意(yi)見(jian)僅(jin)作(zuo)為參(can)考，或(huo)(huo)者根據實(shi)際情(qing)況(kuang)引入第三方進行判斷。
4、采(cai)購人員(yuan)保證書和員(yuan)工自律聲(sheng)明
在預防采購(gou)舞弊(bi)風險中，職工的(de)自(zi)律承諾(nuo)特別是采購(gou)業(ye)務(wu)人(ren)(ren)員的(de)事先保(bao)證是其中的(de)一個(ge)重要(yao)措施。企業(ye)內控主管人(ren)(ren)員應當(dang)根據各(ge)個(ge)業(ye)務(wu)環(huan)節，針對風險不同分別起草(cao)業(ye)務(wu)人(ren)(ren)員保(bao)證書格式，然后對業(ye)務(wu)人(ren)(ren)員進行培訓。最后由業(ye)務(wu)人(ren)(ren)員簽署歸檔。
涉(she)及到采(cai)購-付款循環的(de)(de)承(cheng)諾(nuo)主(zhu)要(yao)(yao)有采(cai)購人員保證書和(he)員工自律申明(ming)。在這些保證書和(he)申明(ming)中，主(zhu)要(yao)(yao)內(nei)容是針對行(xing)業(ye)和(he)業(ye)務中存在的(de)(de)潛在舞弊風險和(he)業(ye)務事(shi)(shi)項，事(shi)(shi)先(xian)對業(ye)務人員的(de)(de)行(xing)為進行(xing)特(te)別規范，這和(he)企業(ye)管(guan)理程序中的(de)(de)要(yao)(yao)求有一(yi)定不(bu)同(tong)，但構成(cheng)管(guan)理程序的(de)(de)一(yi)部分。采(cai)購人員保證書主(zhu)要(yao)(yao)針對采(cai)購人員特(te)別設計。內(nei)容主(zhu)要(yao)(yao)包括：承(cheng)諾(nuo)遵(zun)守公(gong)司內(nei)控管(guan)理政(zheng)策，遵(zun)守和(he)供應商、代理商的(de)(de)交往原則(ze)、收(shou)禮政(zheng)策，遵(zun)守信息(xi)發布規矩等。特(te)別要(yao)(yao)對自己違(wei)反申明(ming)承(cheng)諾(nuo)后的(de)(de)公(gong)司處(chu)罰事(shi)(shi)先(xian)做出接受(shou)承(cheng)諾(nuo)。保證日后不(bu)出現處(chu)罰難以落實的(de)(de)情況。
企業(ye)可以根據本行業(ye)的(de)采購(gou)環(huan)境、行業(ye)特(te)點以及過去(qu)經(jing)常發(fa)生(sheng)的(de)舞弊情況(kuang)等具(ju)體設(she)計。保(bao)證(zheng)采購(gou)人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)和(he)相關業(ye)務人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)對(dui)(dui)內控政策事先有充分(fen)的(de)了解。對(dui)(dui)于高級管理人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)則通常需(xu)要填寫自(zi)律(lv)申(shen)明(ming)；對(dui)(dui)網(wang)(wang)絡管理人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)（企業(ye)內部網(wang)(wang)管人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)）則要有職(zhi)業(ye)自(zi)律(lv)申(shen)明(ming)。采購(gou)人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)保(bao)證(zheng)書和(he)員(yuan)(yuan)工自(zi)律(lv)申(shen)明(ming)以及網(wang)(wang)管人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)(yuan)職(zhi)業(ye)自(zi)律(lv)申(shen)明(ming)對(dui)(dui)采購(gou)-付款(kuan)業(ye)務中的(de)六個業(ye)務環(huan)節都具(ju)有預防舞弊風險的(de)作(zuo)用。
5、員工行為(wei)守則
在跨國公司中，企業通常會在內部(bu)制定一(yi)套員工行(xing)為(wei)守(shou)則。其(qi)中的一(yi)部(bu)分如(ru)收取禮品政(zheng)策和(he)公共關系處理規定中，都(dou)會明確規定禁止員工接受各種形式的商業賄賂。員工行(xing)為(wei)守(shou)則對(dui)包括(kuo)采購(gou)業務人員在內的全體(ti)員工均有(you)效。該政(zheng)策也對(dui)整個(ge)采購(gou)-付款環節有(you)效。
6、舞弊案(an)件舉報規定
為(wei)了預防各種舞(wu)(wu)弊(bi)行為(wei)產生，企業也會(hui)建立特(te)別(bie)的(de)舞(wu)(wu)弊(bi)案件舉(ju)(ju)報(bao)(bao)處理規(gui)定。企業的(de)內部(bu)審計、內部(bu)控(kong)制(zhi)、紀檢(jian)監察等有(you)關(guan)部(bu)門會(hui)設(she)立了一個舞(wu)(wu)弊(bi)案件舉(ju)(ju)報(bao)(bao)中心(xin)，接受來(lai)自(zi)企業員工或外部(bu)相關(guan)單位和人員的(de)舉(ju)(ju)報(bao)(bao)。這(zhe)里包括來(lai)自(zi)供應商的(de)舉(ju)(ju)報(bao)(bao)。
舉(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)中(zhong)(zhong)(zhong)(zhong)心(xin)(xin)可(ke)以(yi)分為：企(qi)(qi)(qi)(qi)業(ye)內(nei)(nei)部(bu)舉(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)中(zhong)(zhong)(zhong)(zhong)心(xin)(xin)和總(zong)部(bu)舉(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)中(zhong)(zhong)(zhong)(zhong)心(xin)(xin)。總(zong)部(bu)舉(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)中(zhong)(zhong)(zhong)(zhong)心(xin)(xin)通常可(ke)以(yi)由內(nei)(nei)控部(bu)、總(zong)部(bu)紀(ji)檢(jian)監察等有(you)(you)關(guan)部(bu)門(men)聯(lian)(lian)合(he)組成。舉(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)中(zhong)(zhong)(zhong)(zhong)心(xin)(xin)的有(you)(you)關(guan)聯(lian)(lian)系(xi)方法(fa)(fa)應(ying)當在企(qi)(qi)(qi)(qi)業(ye)內(nei)(nei)部(bu)予(yu)以(yi)公布。也應(ying)該列入企(qi)(qi)(qi)(qi)業(ye)與(yu)供(gong)應(ying)商(shang)(shang)簽署的陽光協(xie)議中(zhong)(zhong)(zhong)(zhong)。當供(gong)應(ying)商(shang)(shang)在和企(qi)(qi)(qi)(qi)業(ye)相關(guan)業(ye)務人員處理(li)各個(ge)業(ye)務過程中(zhong)(zhong)(zhong)(zhong)，如果發現企(qi)(qi)(qi)(qi)業(ye)員工(gong)利用職(zhi)權對供(gong)應(ying)商(shang)(shang)提出不(bu)(bu)合(he)理(li)的利益要(yao)(yao)要(yao)(yao)求時，或者(zhe)在供(gong)應(ying)商(shang)(shang)在決絕了員工(gong)的非法(fa)(fa)要(yao)(yao)求后，受(shou)到該員工(gong)的無(wu)理(li)刁難等情況(kuang)，則(ze)可(ke)根(gen)據(ju)刁難者(zhe)的級別情況(kuang)分別向不(bu)(bu)同(tong)的中(zhong)(zhong)(zhong)(zhong)心(xin)(xin)提出舉(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)。對于(yu)涉及(ji)企(qi)(qi)(qi)(qi)業(ye)高層管理(li)者(zhe)或主(zhu)管采購(gou)業(ye)務的管理(li)者(zhe)，供(gong)應(ying)商(shang)(shang)可(ke)以(yi)直接向集(ji)團舉(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)中(zhong)(zhong)(zhong)(zhong)心(xin)(xin)舉(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)。舞弊案件舉(ju)(ju)(ju)報(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)(bao)規定同(tong)樣對全部(bu)采購(gou)-付款環節有(you)(you)效。
7、訪(fang)問供(gong)應商制度
作為控制和預(yu)防采購(gou)舞弊(bi)風險(xian)的(de)(de)重要政策，企業應(ying)(ying)(ying)該(gai)制定內控和內審(shen)人(ren)員對供(gong)應(ying)(ying)(ying)商進(jin)行訪(fang)問(wen)的(de)(de)規定。企業除了高層領導(dao)總經(jing)理(li)、主管(guan)采購(gou)副(fu)總經(jing)理(li)和財(cai)務總監要定期或不定期訪(fang)問(wen)供(gong)應(ying)(ying)(ying)商外(wai)，內控人(ren)員或者(zhe)內部(bu)審(shen)計(ji)人(ren)員也應(ying)(ying)(ying)當(dang)在(zai)檢查審(shen)計(ji)過(guo)程(cheng)中(zhong)，對被(bei)審(shen)計(ji)單位(wei)的(de)(de)供(gong)應(ying)(ying)(ying)商進(jin)行隨機(ji)抽查訪(fang)問(wen)。
內(nei)控(kong)人(ren)員(yuan)訪問供(gong)應(ying)商(shang)(shang)可以直接了解供(gong)應(ying)商(shang)(shang)對(dui)被審計企(qi)業(ye)相關人(ren)員(yuan)的看法。內(nei)控(kong)人(ren)員(yuan)在訪問供(gong)應(ying)商(shang)(shang)時，將(jiang)告(gao)知供(gong)應(ying)商(shang)(shang)關于有(you)關人(ren)員(yuan)訪問的具體規(gui)定。如果供(gong)應(ying)商(shang)(shang)向內(nei)控(kong)人(ren)員(yuan)舉報的情況經調查后確認屬實，被審計企(qi)業(ye)的相關業(ye)務(wu)人(ren)員(yuan)將(jiang)立即被調離工(gong)(gong)作崗位并受到紀律(lv)處分。絕不能(neng)給企(qi)業(ye)員(yuan)工(gong)(gong)留下日后報復(fu)供(gong)應(ying)商(shang)(shang)的機會。內(nei)控(kong)或內(nei)審人(ren)員(yuan)直接訪問供(gong)應(ying)商(shang)(shang)，可以從特殊渠(qu)道對(dui)本企(qi)業(ye)員(yuan)工(gong)(gong)遵守企(qi)業(ye)規(gui)定起到監督和威懾(she)作用(yong)。內(nei)控(kong)人(ren)員(yuan)訪問供(gong)應(ying)商(shang)(shang)機制可以對(dui)采(cai)購-付款循環(huan)中的各個主要業(ye)務(wu)環(huan)節的舞弊風險產生預防作用(yong)。
8、日常業務處理程序或(huo)政策
在企業(ye)制定(ding)的一系列預防(fang)舞(wu)弊風險的政(zheng)(zheng)策(ce)措(cuo)施(shi)中，其實最重要的措(cuo)施(shi)就(jiu)是日常(chang)的業(ye)務處理(li)程(cheng)(cheng)序或(huo)政(zheng)(zheng)策(ce)。有許多程(cheng)(cheng)序和(he)政(zheng)(zheng)策(ce)一開始的目(mu)標通(tong)常(chang)是為了(le)解決成本、效率(lv)和(he)質量控制方面的問題。但是，在實際運用這些(xie)管(guan)理(li)程(cheng)(cheng)序時(shi)，對(dui)這些(xie)程(cheng)(cheng)序或(huo)政(zheng)(zheng)策(ce)只要稍加調整就(jiu)可以起到預防(fang)潛(qian)在舞(wu)弊風險的作(zuo)用。
就(jiu)預防(fang)采購-付(fu)款循(xun)環中(zhong)的舞弊(bi)風險來說，這些業務處理程序或(huo)政(zheng)策(ce)就(jiu)有許多，包括：
（1）采(cai)購(gou)政(zheng)策中的(de)(de)(de)“貨比三家”原(yuan)則。即對企業的(de)(de)(de)重大采(cai)購(gou)事項(xiang)，應(ying)當進行多(duo)家比價然后擇優選擇。該(gai)政(zheng)策的(de)(de)(de)初(chu)始目的(de)(de)(de)是為了采(cai)購(gou)到質量(liang)與(yu)成(cheng)(cheng)本(ben)匹配最合(he)理的(de)(de)(de)產品，從而在(zai)選擇供應(ying)商時采(cai)取的(de)(de)(de)一項(xiang)政(zheng)策。但是后來發現，這樣做的(de)(de)(de)好(hao)處還(huan)可以預防*采(cai)購(gou)所(suo)(suo)形成(cheng)(cheng)的(de)(de)(de)舞弊風險。作(zuo)為當前國際上(shang)采(cai)購(gou)中的(de)(de)(de)主(zhu)流政(zheng)策規定，多(duo)家詢(xun)價已經被(bei)大多(duo)數企業所(suo)(suo)采(cai)用。
（2）質量管理(li)中的檔案管理(li)規定。為保(bao)持對(dui)購(gou)(gou)買產品的質量進行追溯，企業要求采(cai)(cai)購(gou)(gou)部對(dui)所有購(gou)(gou)買的產品建(jian)立供(gong)應(ying)商檔案。這種供(gong)應(ying)商檔案的建(jian)立，可以(yi)避(bi)免采(cai)(cai)購(gou)(gou)業務人員(yuan)壟(long)斷采(cai)(cai)購(gou)(gou)信息，從而預(yu)防(fang)采(cai)(cai)購(gou)(gou)人員(yuan)和(he)供(gong)應(ying)商之(zhi)間(jian)建(jian)立非正常的業務關系。
（3）各種質(zhi)量(liang)標準和檢驗程(cheng)序。建立(li)企業(ye)的(de)生產(chan)質(zhi)量(liang)標準，原來的(de)目(mu)的(de)是為了控制產(chan)品質(zhi)量(liang)。但是，在(zai)驗收(shou)供應(ying)商的(de)產(chan)品質(zhi)量(liang)時，這些質(zhi)量(liang)標準可以在(zai)一定程(cheng)度上預防供應(ying)商和檢驗人(ren)員形成特殊關系。
（4）5S管理(li)。所(suo)謂(wei)”5S”管理(li)是指生產(chan)過程中的(de)(de)一種現場管理(li)辦法。5s來自日文seiri(整理(li))、seiton(整頓)、seiso(清掃)、eiketsu(清潔(jie))、shitsuke(修(xiu)養)發音(yin)的(de)(de)第一個字母“s”，所(suo)以統稱為5s。5s活動不僅能(neng)夠(gou)改善生產(chan)環(huan)境，還(huan)能(neng)提(ti)高生產(chan)效率、產(chan)品品質、員(yuan)工(gong)士(shi)氣(qi)，其實(shi)還(huan)有預防包括(kuo)采(cai)購(gou)舞弊(bi)風(feng)(feng)險的(de)(de)作用(yong)。5S 通常會被(bei)使用(yong)在(zai)庫(ku)房(fang)管理(li)過程中。整潔(jie)良好的(de)(de)庫(ku)房(fang)環(huan)境，可(ke)以有效預防貨物驗收(shou)環(huan)節的(de)(de)潛在(zai)舞弊(bi)風(feng)(feng)險。
（5）精(jing)益(yi)生(sheng)產(chan)(chan)(chan)(chan)管理思(si)想。所謂精(jing)益(yi)思(si)想是(shi)“組織和(he)(he)管理產(chan)(chan)(chan)(chan)品(pin)開發(fa)、作(zuo)業(ye)(ye)、供(gong)應商(shang)和(he)(he)客戶關(guan)系(xi)(xi)的(de)(de)(de)(de)業(ye)(ye)務系(xi)(xi)統，與過(guo)去的(de)(de)(de)(de)大量生(sheng)產(chan)(chan)(chan)(chan)系(xi)(xi)統相比，精(jing)益(yi)生(sheng)產(chan)(chan)(chan)(chan)以消耗較少的(de)(de)(de)(de)人力(li)、空間(jian)(jian)、資金和(he)(he)時間(jian)(jian)制造最(zui)少缺陷的(de)(de)(de)(de)產(chan)(chan)(chan)(chan)品(pin)以準確(que)的(de)(de)(de)(de)滿足客戶的(de)(de)(de)(de)需要(yao)(yao)” 。在(zai)具體實(shi)施(shi)精(jing)益(yi)生(sheng)產(chan)(chan)(chan)(chan)過(guo)程(cheng)(cheng)中(zhong)，減少存(cun)(cun)貨(huo)是(shi)其中(zhong)的(de)(de)(de)(de)一(yi)個(ge)重要(yao)(yao)內容(rong)。為(wei)了達到降低存(cun)(cun)貨(huo)的(de)(de)(de)(de)目(mu)的(de)(de)(de)(de)，企業(ye)(ye)必須(xu)實(shi)行包括按訂單生(sheng)產(chan)(chan)(chan)(chan)方式(shi)購買原材料，預防(fang)產(chan)(chan)(chan)(chan)生(sheng)超(chao)額存(cun)(cun)貨(huo)。這里除(chu)了有降低存(cun)(cun)貨(huo)提高(gao)存(cun)(cun)貨(huo)周轉率的(de)(de)(de)(de)作(zuo)用外，精(jing)益(yi)生(sheng)產(chan)(chan)(chan)(chan)思(si)想還可以在(zai)一(yi)定(ding)程(cheng)(cheng)度上預防(fang)采(cai)購-付款(kuan)循(xun)環中(zhong)的(de)(de)(de)(de)訂貨(huo)環節潛在(zai)的(de)(de)(de)(de)舞(wu)弊風(feng)險，主要(yao)(yao)是(shi)超(chao)額采(cai)購風(feng)險。最(zui)求多賣產(chan)(chan)(chan)(chan)品(pin)擴大銷售數(shu)量是(shi)供(gong)應商(shang)的(de)(de)(de)(de)基本目(mu)的(de)(de)(de)(de)，下達訂單的(de)(de)(de)(de)業(ye)(ye)務人員(yuan)為(wei)此通常容(rong)易和(he)(he)供(gong)應商(shang)形(xing)成特殊(shu)的(de)(de)(de)(de)利(li)益(yi)關(guan)系(xi)(xi)。
（6）庫(ku)房管理(li)程序。在庫(ku)房的(de)(de)收(shou)(shou)發(fa)檢驗規(gui)(gui)(gui)(gui)定(ding)(ding)中(zhong)，有許多(duo)規(gui)(gui)(gui)(gui)定(ding)(ding)直接具有預防存貨(huo)收(shou)(shou)發(fa)過程中(zhong)的(de)(de)舞弊(bi)風險的(de)(de)作用。這(zhe)里包(bao)括：度量衡的(de)(de)檢查(cha)、稱(cheng)量規(gui)(gui)(gui)(gui)定(ding)(ding)；貨(huo)物理(li)化指標取樣(yang)、分(fen)析和鑒定(ding)(ding)規(gui)(gui)(gui)(gui)定(ding)(ding)；貴金屬和危(wei)險化學品庫(ku)房的(de)(de)收(shou)(shou)發(fa)管理(li)規(gui)(gui)(gui)(gui)定(ding)(ding)；露天堆場的(de)(de)管理(li)規(gui)(gui)(gui)(gui)定(ding)(ding)等等。這(zhe)里特(te)別要(yao)強調的(de)(de)是(shi)對供應(ying)商不合(he)格品的(de)(de)讓步接受管理(li)規(gui)(gui)(gui)(gui)定(ding)(ding)等等。
（7）采(cai)(cai)購合同(tong)審核程序(xu)(xu)。企業(ye)對采(cai)(cai)購合同(tong)設置內部審核程序(xu)(xu)，一方面可以避免和(he)供(gong)應商之間日后產生的各種商務糾(jiu)紛(fen)的風險，但同(tong)時也具有約(yue)束采(cai)(cai)購部業(ye)務人員和(he)供(gong)應商之間的行為。
（8）采用先進的(de)內部網絡管(guan)(guan)理(li)(li)系統(tong)。這(zhe)(zhe)里包括(kuo)：ERP生產(chan)管(guan)(guan)理(li)(li)系統(tong)和(he)(he)OA自動(dong)化辦公(gong)系統(tong)。ERP生產(chan)管(guan)(guan)理(li)(li)系統(tong)可以(yi)有(you)(you)效(xiao)控制(zhi)存貨數量，采用這(zhe)(zhe)個系統(tong)將形成(cheng)以(yi)訂單拉(la)動(dong)生產(chan)并下達采購(gou)訂單。從而有(you)(you)效(xiao)控制(zhi)超額采購(gou)問題。OA系統(tong)可以(yi)將授權審批(pi)落實到(dao)具體的(de)業(ye)務(wu)(wu)(wu)(wu)處(chu)(chu)理(li)(li)過程(cheng)中(zhong)。在采購(gou)-付款循環中(zhong)的(de)各個業(ye)務(wu)(wu)(wu)(wu)環節中(zhong)，業(ye)務(wu)(wu)(wu)(wu)處(chu)(chu)理(li)(li)和(he)(he)審批(pi)人員將通過預設的(de)權限處(chu)(chu)理(li)(li)各自的(de)業(ye)務(wu)(wu)(wu)(wu)。以(yi)上所(suo)舉的(de)例子只是一部分，這(zhe)(zhe)些例子說明，在制(zhi)定企業(ye)的(de)相關業(ye)務(wu)(wu)(wu)(wu)管(guan)(guan)理(li)(li)程(cheng)序和(he)(he)規定時，如果事先就考(kao)慮到(dao)預防舞弊風險(xian)問題，那么(me)就能有(you)(you)過執行這(zhe)(zhe)些業(ye)務(wu)(wu)(wu)(wu)程(cheng)序達到(dao)控制(zhi)和(he)(he)預防舞弊風險(xian)的(de)作(zuo)用。
筆者要(yao)特別說明，上述(shu)各(ge)種方(fang)(fang)法和措施沒(mei)有那(nei)個(ge)方(fang)(fang)法是*有效(xiao)的(de)，必(bi)須根據(ju)本企(qi)業(ye)自身的(de)實際(ji)情(qing)況配伍使用。發生(sheng)在(zai)企(qi)業(ye)層面的(de)一些舞弊(bi)問題，需要(yao)站在(zai)國家層面、社會道(dao)德層面和公司(si)治(zhi)(zhi)理的(de)高度(du)(du)來(lai)考慮解決。近來(lai)看到國家在(zai)提倡整治(zhi)(zhi)商(shang)業(ye)賄賂問題上的(de)嚴厲態(tai)度(du)(du)，對于預防企(qi)業(ye)采購活(huo)動中的(de)舞弊(bi)風(feng)險具有非常重要(yao)的(de)震懾作用。
采(cai)購-付款(kuan)業務(wu)中的舞弊風險預防（下(xia)）
買方(fang)市場導致企業采(cai)購(gou)付款業務變成了舞(wu)弊(bi)(bi)風(feng)險的高發區。上期筆者介紹(shao)了企業實踐中(zhong)為應對采(cai)購(gou)付款業務環節舞(wu)弊(bi)(bi)風(feng)險的一些具體方(fang)法，如(ru)組織牽(qian)制法多家詢價(jia)、集中(zhong)供應、利(li)益沖突回避等。本期筆者將就介紹(shao)其他預防舞(wu)弊(bi)(bi)方(fang)法與(yu)讀者展開討論。
企(qi)業釆購(gou)與付款(kuan)循(xun)環(huan)從實(shi)踐的(de)角度(du)看，在(zai)供應(ying)商開(kai)發、簽(qian)訂(ding)釆購(gou)合同、下達采(cai)購(gou)訂(ding)單、驗收貨物(wu)、確定應(ying)付賬款(kuan)、支付貨款(kuan)這(zhe)六(liu)個(ge)環(huan)節中(zhong)每個(ge)都有其關鍵控制(zhi)點。找到關鍵控制(zhi)點并實(shi)施有效監控是確保(bao)預防舞弊風險的(de)重要因素。
招標采購中的(de)“預后”措施
企(qi)業為(wei)(wei)了降(jiang)低采(cai)購(gou)(gou)成本，防止*釆(bian)購(gou)(gou)中的(de)舞(wu)(wu)弊風(feng)險(xian)，通常會對(dui)大宗采(cai)購(gou)(gou)實行公開(kai)招(zhao)標。招(zhao)標釆(bian)購(gou)(gou)主要(yao)用于(yu)供貨商開(kai)發環節(jie)，為(wei)(wei)此企(qi)業應(ying)當(dang)對(dui)招(zhao)標釆(bian)購(gou)(gou)進(jin)行程(cheng)序化(hua)管(guan)理(li)。但(dan)(dan)是(shi)(shi)一個(ge)有(you)趣的(de)現象(xiang)是(shi)(shi)，管(guan)理(li)層為(wei)(wei)了預(yu)防某種舞(wu)(wu)弊風(feng)險(xian)而(er)制定(ding)(ding)某個(ge)管(guan)理(li)規(gui)定(ding)(ding)時，這(zhe)個(ge)管(guan)理(li)規(gui)定(ding)(ding)同時又(you)會成為(wei)(wei)舞(wu)(wu)弊風(feng)險(xian)的(de)高發對(dui)象(xiang)。招(zhao)標釆(bian)購(gou)(gou)政策就是(shi)(shi)典型的(de)例子(zi)。招(zhao)標釆(bian)購(gou)(gou)可以(yi)在一定(ding)(ding)程(cheng)度上預(yu)防*釆(bian)購(gou)(gou)的(de)風(feng)險(xian)。但(dan)(dan)是(shi)(shi)招(zhao)標過程(cheng)又(you)成為(wei)(wei)舞(wu)(wu)弊的(de)高發區。類似(si)的(de)ERP系統(tong)和OA辦公自動化(hua)管(guan)理(li)系統(tong)等也都具有(you)這(zhe)樣的(de)特點(dian)。這(zhe)一點(dian)要(yao)特別引起注意并(bing)設計相應(ying)的(de)“預(yu)后”措施。
如同時針(zhen)對(dui)內部(bu)人(ren)(ren)(ren)員和(he)(he)(he)(he)外部(bu)供(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)的(de)約(yue)束(shu)性措施供(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)陽(yang)(yang)光(guang)協(xie)議(yi)。所謂(wei)“陽(yang)(yang)光(guang)協(xie)議(yi)”就是指由企(qi)(qi)業(ye)(ye)和(he)(he)(he)(he)外部(bu)供(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)之間(jian)簽署的(de)，為(wei)了(le)預防企(qi)(qi)業(ye)(ye)內部(bu)人(ren)(ren)(ren)員和(he)(he)(he)(he)供(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)業(ye)(ye)務(wu)(wu)人(ren)(ren)(ren)員之間(jian)出(chu)現(xian)灰色(se)交(jiao)(jiao)易的(de)書面(mian)約(yue)定。這個(ge)協(xie)議(yi)要(yao)求供(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)必須嚴格遵循商(shang)(shang)業(ye)(ye)道德，在(zai)公(gong)開、公(gong)正和(he)(he)(he)(he)公(gong)平的(de)條件(jian)下和(he)(he)(he)(he)企(qi)(qi)業(ye)(ye)業(ye)(ye)務(wu)(wu)人(ren)(ren)(ren)員進行(xing)(xing)溝通。陽(yang)(yang)光(guang)協(xie)議(yi)將事先對(dui)供(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)和(he)(he)(he)(he)本企(qi)(qi)業(ye)(ye)交(jiao)(jiao)往(wang)的(de)行(xing)(xing)為(wei)進行(xing)(xing)規范。如果(guo)供(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)采(cai)取不(bu)合法或不(bu)符合商(shang)(shang)業(ye)(ye)道德的(de)手(shou)段處理與企(qi)(qi)業(ye)(ye)的(de)業(ye)(ye)務(wu)(wu)，則企(qi)(qi)業(ye)(ye)將對(dui)該供(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)實施相(xiang)應(ying)(ying)(ying)(ying)的(de)制裁。這里包括但(dan)不(bu)限(xian)于降低采(cai)購數量、予以批評處罰，直至(zhi)取消其投標資格或供(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)資格。
作為負責任的企(qi)(qi)業，應(ying)(ying)(ying)當從政策上規定，所有(you)(you)列入(ru)供應(ying)(ying)(ying)商清單的企(qi)(qi)業都(dou)必(bi)須簽署陽(yang)光協(xie)(xie)議。陽(yang)光協(xie)(xie)議應(ying)(ying)(ying)當定期(qi)調(diao)整并列入(ru)供應(ying)(ying)(ying)商檔案(an)之(zhi)中。凡是拒絕和企(qi)(qi)業簽署陽(yang)光協(xie)(xie)議的供應(ying)(ying)(ying)商，將(jiang)考慮取(qu)消其供應(ying)(ying)(ying)商資格。陽(yang)光協(xie)(xie)議中通常也會(hui)公布企(qi)(qi)業舞(wu)弊案(an)件舉(ju)報(bao)中心聯系人和通訊方法。當供應(ying)(ying)(ying)商發現企(qi)(qi)業業務人員(yuan)對其提出非法利益要求(qiu)時，可以(yi)向該(gai)舉(ju)報(bao)中心進行舉(ju)報(bao)。陽(yang)光協(xie)(xie)議的有(you)(you)效范(fan)圍將(jiang)包(bao)括簽署釆購(gou)合同、下達釆購(gou)訂單、貨(huo)物驗(yan)收以(yi)及支付貨(huo)款等各個釆購(gou)環節。
集(ji)中采購政策(ce)
企(qi)業(ye)一方面要求通過(guo)建立組(zu)織(zhi)牽(qian)制對釆(bian)購(gou)業(ye)務實行(xing)多頭介入，但同時又(you)必須規定集(ji)中(zhong)釆(bian)購(gou)政(zheng)策(ce)。確保所(suo)有(you)采(cai)購(gou)盡可能(neng)集(ji)中(zhong)由釆(bian)購(gou)部負責(ze)辦理。企(qi)業(ye)應當明確規定，所(suo)有(you)釆(bian)購(gou)合同必須統一由釆(bian)購(gou)部負責(ze)簽署。
在(zai)實踐中，許(xu)多企業并(bing)沒有完全做到這一(yi)點。一(yi)些企業將(jiang)釆購(gou)業務進行分割，導致經辦采購(gou)業務多元化。例(li)如設(she)備釆購(gou)、辦公用品釆購(gou)、工程改造項目采購(gou)、電腦軟件采購(gou)等，進行分割，全部交由(you)設(she)備部、IT部門或行政部門各自辦理。這種多頭釆購(gou)的(de)結果非常容(rong)(rong)易產(chan)生舞弊(bi)風險。對于涉(she)及(ji)到一(yi)些具有高(gao)科技、技術性要求很高(gao)的(de)設(she)備和備品配件采購(gou)，尤其容(rong)(rong)易產(chan)生失控現象。
集(ji)中(zhong)釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)的(de)(de)核(he)心要點是：由釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)部(bu)代表公司統一簽署釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)合(he)同(tong)。涉及高(gao)科技、專(zhuan)業(ye)性極強的(de)(de)設備或工(gong)程項目的(de)(de)釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)，釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)部(bu)應(ying)當(dang)組(zu)織(zhi)相關部(bu)門專(zhuan)業(ye)人員共同(tong)參加合(he)同(tong)談判，但釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)合(he)同(tong)的(de)(de)主管(guan)部(bu)門必須是釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)部(bu)。針(zhen)對(dui)一些非常(chang)小的(de)(de)零星釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)，確實(shi)無法做(zuo)到集(ji)中(zhong)由釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)部(bu)辦理的(de)(de)情況，也應(ying)當(dang)由釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)部(bu)授權其他(ta)部(bu)門辦理釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)。例如(ru)零星辦公用品、普通軟件(jian)(jian)產品等(deng)。對(dui)于大型集(ji)團公司來說(shuo)，更(geng)應(ying)當(dang)根據實(shi)際條件(jian)(jian)盡量釆(bian)(bian)(bian)(bian)用集(ji)團統一釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)的(de)(de)辦法對(dui)大宗物資實(shi)行統一釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)。這樣做(zuo)一方面可以(yi)有效降低采購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)成(cheng)本，同(tong)時也可以(yi)預防(fang)各(ge)自為戰(zhan)在釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)中(zhong)形成(cheng)的(de)(de)舞弊風險。當(dang)然(ran)集(ji)團統一采購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)也應(ying)當(dang)制訂嚴格的(de)(de)釆(bian)(bian)(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)(gou)控制程序。
制訂嚴格的采購合同(tong)審核(he)程序
企業(ye)在制定統一(yi)釆(bian)(bian)(bian)購政策后，同時應(ying)當(dang)制訂套規定釆(bian)(bian)(bian)購合同的內部審核程序。釆(bian)(bian)(bian)購合同內部審核程序應(ying)當(dang)根據不(bu)同的釆(bian)(bian)(bian)購事項和金額(e)籌情況分(fen)別確定不(bu)同的審核環節。
設備釆(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)、中項(xiang)(xiang)人(ren)宗原材料釆(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)、年度釆(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)、外(wai)(wai)(wai)協加工(gong)釆(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)、工(gong)程(cheng)項(xiang)(xiang)目釆(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)等(deng)(deng)，需要(yao)確定不同(tong)(tong)的(de)(de)審(shen)(shen)批環節(jie)。設備釆(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)等(deng)(deng)涉及(ji)技術(shu)性要(yao)求高(gao)的(de)(de)項(xiang)(xiang)目，應(ying)當有專(zhuan)業工(gong)程(cheng)師對技術(shu)條(tiao)款(kuan)進行審(shen)(shen)核(he)(he)；復雜的(de)(de)大型安裝(zhuang)項(xiang)(xiang)目甚至需要(yao)聘(pin)請外(wai)(wai)(wai)部(bu)專(zhuan)家參與審(shen)(shen)核(he)(he)；外(wai)(wai)(wai)包(bao)合同(tong)(tong)需要(yao)有相關部(bu)門業務(wu)(wu)人(ren)員進行審(shen)(shen)核(he)(he)；重大釆(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)合同(tong)(tong)需要(yao)有內部(bu)法律(lv)顧問(wen)審(shen)(shen)核(he)(he)；所(suo)有合同(tong)(tong)均應(ying)當接受財務(wu)(wu)部(bu)的(de)(de)審(shen)(shen)核(he)(he)等(deng)(deng)等(deng)(deng)。總之釆(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)合同(tong)(tong)中的(de)(de)技術(shu)條(tiao)款(kuan)、商(shang)(shang)務(wu)(wu)條(tiao)款(kuan)、糾紛處置條(tiao)款(kuan)和付款(kuan)條(tiao)款(kuan)應(ying)當分別由不同(tong)(tong)的(de)(de)部(bu)門負責審(shen)(shen)核(he)(he)并提(ti)出(chu)糾正意(yi)見。釆(bian)購(gou)(gou)(gou)(gou)合同(tong)(tong)內部(bu)審(shen)(shen)核(he)(he)程(cheng)序除了預防(fang)與供應(ying)商(shang)(shang)之間產生的(de)(de)外(wai)(wai)(wai)部(bu)風(feng)(feng)險(xian)外(wai)(wai)(wai)，同(tong)(tong)時也具有預防(fang)內部(bu)采購(gou)(gou)(gou)(gou)業務(wu)(wu)人(ren)員的(de)(de)舞(wu)弊(bi)風(feng)(feng)險(xian)。
外包業務
當市場化、專業(ye)(ye)化、信息化和(he)全球化達到一(yi)(yi)定高度(du)后，為了(le)更好地配(pei)置資(zi)源(yuan)，提(ti)高效率，許(xu)多跨國公司都在開展(zhan)各種外包(bao)業(ye)(ye)務(wu)。外包(bao)業(ye)(ye)務(wu)的原(yuan)意是(shi)為了(le)提(ti)高公司運營效率，降低(di)成本，將一(yi)(yi)些非核心(xin)業(ye)(ye)務(wu)交(jiao)由(you)專業(ye)(ye)公司去做(zuo)。例(li)如有些公司將原(yuan)來自己的車(che)隊(dui)和(he)倉庫儲運貨物(wu)統一(yi)(yi)交(jiao)給(gei)第三方物(wu)流公司負責；一(yi)(yi)些公司將工薪發(fa)放也交(jiao)由(you)第三方會計師(shi)辦理；企(qi)業(ye)(ye)保險業(ye)(ye)務(wu)大(da)量外包(bao)給(gei)保險經(jing)紀人等。
可(ke)(ke)以說，外包業務(wu)將是未來企業運營(ying)方式(shi)大(da)調整的重要標志。利用現代信息技術，可(ke)(ke)以將專業化(hua)分(fen)工推進到更高(gao)的層次，企業運營(ying)管理將不斷簡化(hua)。這種外包業務(wu)本身(shen)就具有預防(fang)釆(bian)購(gou)舞(wu)弊風險的作(zuo)用。
購買雇員(yuan)忠誠保險
以前筆者在討(tao)論保(bao)險(xian)(xian)與內(nei)控的(de)(de)(de)(de)關系中曾(ceng)對(dui)此(ci)提(ti)到保(bao)險(xian)(xian)在預防舞弊風險(xian)(xian)方面的(de)(de)(de)(de)作用。而雇(gu)員(yuan)忠(zhong)(zhong)誠保(bao)險(xian)(xian)正好(hao)具有預防舞弊風險(xian)(xian)的(de)(de)(de)(de)作用。根(gen)據(ju)雇(gu)員(yuan)忠(zhong)(zhong)誠保(bao)險(xian)(xian)的(de)(de)(de)(de)保(bao)障范圍(wei)，該保(bao)險(xian)(xian)主要就是保(bao)障企(qi)業(投保(bao)人)由于其雇(gu)員(yuan)不忠(zhong)(zhong)實(shi)行(xing)(xing)為(wei)(包(bao)括舞弊行(xing)(xing)為(wei))給企(qi)業造(zao)(zao)成(cheng)的(de)(de)(de)(de)損失(shi)。就釆購業務而言，如(ru)果雇(gu)員(yuan)利(li)用權利(li)做出(chu)(chu)損害企(qi)業利(li)益的(de)(de)(de)(de)活動，企(qi)業可以向保(bao)險(xian)(xian)公司提(ti)出(chu)(chu)損失(shi)索賠。為(wei)了達(da)到索賠的(de)(de)(de)(de)目的(de)(de)(de)(de)，企(qi)業從一(yi)開(kai)始就應當對(dui)各(ge)種可能造(zao)(zao)成(cheng)損失(shi)的(de)(de)(de)(de)舞弊行(xing)(xing)為(wei)進行(xing)(xing)分析并提(ti)出(chu)(chu)預防措施(shi)，包(bao)括記錄和(he)鑒定(ding)辦(ban)法。
例如如果釆(bian)購(gou)業務人員利用權利和供(gong)應商勾結(jie)，合伙欺詐公(gong)司(si)以不合理的(de)價格購(gou)買產(chan)品后(hou)，給(gei)公(gong)司(si)造成損(sun)失(shi)者，公(gong)司(si)就可以依據損(sun)失(shi)情況(通常(chang)會有法院或公(gong)安機關的(de)判決鑒定(ding))向保(bao)險公(gong)司(si)提出索賠。這(zhe)個措施對(dui)整個釆(bian)購(gou)付款循環有效(xiao)。
新型采購(gou)合(he)作方式
在(zai)預防釆購舞弊風險(xian)的(de)諸多(duo)手(shou)段中，前面曾(ceng)提到過(guo)當前主流(liu)企業多(duo)以多(duo)家詢(xun)價(jia)規定以避免*釆購中容易產生(sheng)的(de)舞弊風險(xian)。但是，如果企業和這些*供應商釆用(yong)結成戰略聯(lian)盟這種新型合作方式后，則情況又將發生(sheng)重大變化。一些跨國企業在(zai)制定運營政策包括釆購政策時(shi)，已經考慮和供應商之間建(jian)立(li)新型的(de)合作關系利益共享機制。
在汽(qi)車(che)(che)(che)制造行業，這(zhe)(zhe)種合(he)(he)作方(fang)式(shi)尤其普遍。汽(qi)車(che)(che)(che)主機廠會和各(ge)(ge)個(ge)零部件供(gong)應(ying)商就新(xin)開發(fa)的(de)產品(pin)供(gong)應(ying)達成(cheng)(cheng)利益共享和風險共擔協議。各(ge)(ge)個(ge)零部件供(gong)應(ying)商直接(jie)參與主機廠的(de)研發(fa)過程。當新(xin)車(che)(che)(che)型開發(fa)成(cheng)(cheng)功后，參與合(he)(he)作的(de)零部件供(gong)應(ying)商也同時分(fen)享主機廠的(de)成(cheng)(cheng)果。這(zhe)(zhe)方(fang)面(mian)的(de)合(he)(he)作典范是日(ri)本的(de)豐田(tian)汽(qi)車(che)(che)(che)。為此(ci)豐田(tian)汽(qi)車(che)(che)(che)和各(ge)(ge)個(ge)零部件供(gong)應(ying)商之間(jian)形成(cheng)(cheng)了以豐田(tian)為中心的(de)一個(ge)獨特的(de)生(sheng)態圈。一種制造業中的(de)生(sheng)物鏈。這(zhe)(zhe)種生(sheng)態圈除了可以提(ti)高合(he)(he)作效率，強化(hua)相互關(guan)系形成(cheng)(cheng)合(he)(he)力(li)外，還具(ju)有(you)預防(fang)采(cai)購舞弊風險的(de)作用。這(zhe)(zhe)種戰略聯盟式(shi)的(de)采(cai)購合(he)(he)作關(guan)系可以看成(cheng)(cheng)是集(ji)中采(cai)購的(de)更高層次(ci)。
財(cai)務付款(kuan)政策
在釆購(gou)付(fu)(fu)款(kuan)業(ye)務循環中(zhong)，有關(guan)(guan)財務方面的(de)舞(wu)弊(bi)風(feng)險(xian)主(zhu)要集中(zhong)在應付(fu)(fu)賬款(kuan)確認和貨(huo)款(kuan)支付(fu)(fu)兩個環節(jie)中(zhong)。供應商(shang)銷(xiao)售(shou)了貨(huo)物，最(zui)關(guan)(guan)心的(de)就(jiu)是日后是否(fou)能及時收(shou)回貨(huo)款(kuan)。由(you)于競(jing)爭的(de)關(guan)(guan)系，特別是當企業(ye)因(yin)為(wei)各(ge)種原因(yin)處于資金相對緊張(zhang)時期，供應商(shang)會對收(shou)款(kuan)問題尤(you)為(wei)關(guan)(guan)注。為(wei)了及時拿到銷(xiao)售(shou)貨(huo)款(kuan)，供應商(shang)通常會釆取各(ge)種措(cuo)施對相關(guan)(guan)業(ye)務人(ren)員展開公關(guan)(guan)活動。腐敗舞(wu)弊(bi)問題也(ye)就(jiu)此(ci)產生。
在買(mai)方市場條件(jian)下，一些(xie)管理不善的企(qi)業人(ren)(ren)員就會利(li)用(yong)負責供應(ying)商(shang)銷售上賬的條件(jian)和支(zhi)付(fu)(fu)(fu)到期貨(huo)款(kuan)的權利(li)從(cong)事舞弊活動(dong)。一些(xie)資(zi)金短缺的企(qi)業，反而成為個(ge)別財務(wu)人(ren)(ren)員謀(mou)取個(ge)人(ren)(ren)利(li)益的有利(li)條件(jian)。為此企(qi)業內部(bu)應(ying)當對使(shi)用(yong)供應(ying)商(shang)貨(huo)物上賬過程(主要是ERP系(xi)統的數據錄入)做出程序規定。事先確(que)定上賬的前提條件(jian)和登記入賬的時(shi)(shi)間規定。在確(que)定應(ying)付(fu)(fu)(fu)供應(ying)商(shang)貨(huo)款(kuan)時(shi)(shi)，應(ying)當制(zhi)定付(fu)(fu)(fu)款(kuan)計(ji)(ji)劃。付(fu)(fu)(fu)款(kuan)計(ji)(ji)劃將根據企(qi)業的實際現金狀況，采購(gou)合同規定以及供應(ying)商(shang)重要性等(deng)若干因素制(zhi)定。付(fu)(fu)(fu)款(kuan)計(ji)(ji)劃通(tong)常(chang)由財務(wu)部(bu)編制(zhi)，然(ran)后經過釆(bian)(bian)購(gou)管理委員會審(shen)核后由總經理批準執(zhi)行。企(qi)業應(ying)該從(cong)政策(ce)上對采購(gou)人(ren)(ren)員介入釆(bian)(bian)購(gou)付(fu)(fu)(fu)款(kuan)做出明確(que)的規定，嚴(yan)格禁止采購(gou)業務(wu)人(ren)(ren)員為供應(ying)商(shang)聯系(xi)催促貨(huo)款(kuan)。支(zhi)付(fu)(fu)(fu)貨(huo)款(kuan)業務(wu)由財務(wu)部(bu)按照付(fu)(fu)(fu)款(kuan)計(ji)(ji)劃安(an)排支(zhi)付(fu)(fu)(fu)。
以上介(jie)紹的(de)各種預防釆購舞弊風險的(de)方(fang)(fang)法(fa)(fa)，也還只是(shi)(shi)眾多辦法(fa)(fa)中(zhong)的(de)部分。還有(you)(you)比(bi)如對釆購付款業務展開(kai)專項內部審計(ji)、內控檢查等。筆者要(yao)特別說明，上述各種方(fang)(fang)法(fa)(fa)和(he)措施沒有(you)(you)那個方(fang)(fang)法(fa)(fa)是(shi)(shi)*有(you)(you)效(xiao)的(de)，必(bi)須根(gen)據本(ben)企(qi)業自(zi)身的(de)實際情況配伍使用(yong)。發生在企(qi)業層(ceng)面(mian)的(de)一些舞弊問題，需要(yao)站(zhan)在國家層(ceng)面(mian)、社會(hui)道德層(ceng)面(mian)和(he)公司治(zhi)理(li)的(de)高(gao)度來考慮解決。
采購(gou)(gou)付(fu)款(kuan)業(ye)務中的(de)(de)舞(wu)弊風險只是(shi)企(qi)業(ye)舞(wu)弊風險的(de)(de)一(yi)部分。根據風險轉(zhuan)(zhuan)移(yi)理論，一(yi)些企(qi)業(ye)的(de)(de)釆購(gou)(gou)舞(wu)弊風險正(zheng)(zheng)在向銷售收款(kuan)業(ye)務領域(yu)轉(zhuan)(zhuan)移(yi)。舞(wu)弊風險的(de)(de)不斷轉(zhuan)(zhuan)移(yi)，正(zheng)(zheng)像(xiang)人(ren)體(ti)癌細(xi)胞擴散一(yi)樣損害企(qi)業(ye)的(de)(de)正(zheng)(zheng)常運營，因此從理論上說(shuo)，舞(wu)弊風險在短期內難以根除。
轉載：//citymember.cn/zixun_detail/1409.html
