如何高效開會,按(an)照(zhao)這六(liu)種方式開(kai)會，效率提高不止一(yi)倍
如何高效開會一、確保(bao)你真地需(xu)要(yao)開會
會(hui)議的(de)*的(de)問題是它們已(yi)經(jing)成為了工作中許多問題的(de)一個默認(ren)的(de)回應。對某事不確(que)定？開(kai)個會(hui)。需要審核材料？召(zhao)集大家(jia)開(kai)會(hui)。不幸的(de)是，以這種方式開(kai)始可以被翻(fan)譯成“想要浪費大量的(de)時(shi)間？開(kai)會(hui)”。
為了讓會(hui)議開(kai)(kai)得更好，只召集你真正需要的(de)(de)人。如(ru)果(guo)(guo)你想要告(gao)知一(yi)個團隊一(yi)些(xie)事情，發送一(yi)份(fen)備忘錄。會(hui)議應該產生行動。如(ru)果(guo)(guo)與會(hui)的(de)(de)每個人沒有在(zai)離開(kai)(kai)的(de)(de)時候承擔一(yi)定的(de)(de)責任，你就必須(xu)首先要問為什么要召開(kai)(kai)這次會(hui)議。
如何高效開會二(er)、創建會議結構
你無法在不進行(xing)(xing)(xing)設(she)計的(de)(de)(de)情況下創(chuang)造(zao)出一(yi)個產(chan)品(pin)或市場營銷(xiao)活(huo)動。不要(yao)舉行(xing)(xing)(xing)會(hui)議(yi)，除(chu)非你已(yi)經(jing)有了明(ming)確的(de)(de)(de)結構和內容(rong)。這就意味著你可以簡單(dan)地說明(ming)它(ta)意欲(yu)涵蓋哪些內容(rong)以及為什么它(ta)對公司的(de)(de)(de)運(yun)營和戰略是重要(yao)的(de)(de)(de)。同樣(yang)的(de)(de)(de)，如果(guo)公司沒有一(yi)個明(ming)確的(de)(de)(de)召(zhao)開這次(ci)會(hui)議(yi)的(de)(de)(de)原因，那你就并不需(xu)要(yao)開會(hui)。還要(yao)決定誰是*需(xu)要(yao)參加會(hui)議(yi)的(de)(de)(de)。不要(yao)在花名冊上添加比你所(suo)需(xu)要(yao)的(de)(de)(de)更多的(de)(de)(de)人(ren)員；與會(hui)者們可以隨時向他們的(de)(de)(de)部門(men)中的(de)(de)(de)其他人(ren)進行(xing)(xing)(xing)簡短(duan)的(de)(de)(de)說明(ming)。
接下來(lai)，建立(li)一個強大(da)的(de)會(hui)(hui)(hui)議(yi)議(yi)程。這些文件往往會(hui)(hui)(hui)作為一種形式而落空。但(dan)是，這正是你需(xu)要(yao)設(she)置會(hui)(hui)(hui)議(yi)的(de)基(ji)調的(de)地(di)方(fang)，并開始(shi)控制的(de)過程。會(hui)(hui)(hui)議(yi)議(yi)程就(jiu)像是文章的(de)重要(yao)部分的(de)大(da)綱。很少有(you)人(ren)(ren)會(hui)(hui)(hui)喜(xi)歡做這項(xiang)工作，甚至更少有(you)人(ren)(ren)能(neng)把它(ta)辦得很好，但(dan)幾乎每(mei)個人(ren)(ren)都需(xu)要(yao)它(ta)們。
會(hui)(hui)議議程應(ying)該(gai)包括會(hui)(hui)議的(de)總體目標和其(qi)(qi)(qi)意欲達到(dao)的(de)結(jie)果(guo)。它應(ying)該(gai)指出此次會(hui)(hui)議將會(hui)(hui)開多(duo)長時間(jian)以及配(pei)發到(dao)每個(ge)(ge)部分的(de)時間(jian)量，并且要(yao)在會(hui)(hui)議實(shi)際開始的(de)很久之前(qian)就*聯系到(dao)所有(you)的(de)參(can)加者。讓每個(ge)(ge)人都習慣做好準備(bei)。有(you)時候(hou)，讓其(qi)(qi)(qi)他人幫忙制(zhi)訂會(hui)(hui)議議程會(hui)(hui)是有(you)所幫助(zhu)的(de)。你會(hui)(hui)得到(dao)更廣(guang)泛的(de)支持(chi)，而其(qi)(qi)(qi)他人可能會(hui)(hui)提(ti)出你錯(cuo)過了的(de)重要(yao)觀點。
考(kao)慮讓會(hui)議開(kai)得比你最初認為其所必(bi)須的(de)事件(jian)要顯著得更短；前(qian)保險業高管及現任咨詢顧(gu)問維(wei)克托·利普曼（Victor Lipman）說將其時(shi)間削減一半(ban)。這看起來似乎過于極端，但卻值得一試。最終你能夠更好地估計所需(xu)要的(de)會(hui)議時(shi)間。
如何高效開會三、獲得一些(xie)尊重
人們(men)因(yin)為過去的(de)(de)經驗而對會(hui)(hui)(hui)議(yi)不尊重(zhong)。你需要堅(jian)定地引導(dao)他們(men)保持正確(que)的(de)(de)態度。首先，會(hui)(hui)(hui)議(yi)要嚴格(ge)地準時(shi)(shi)開始。這(zhe)一點(dian)出(chu)于(yu)以(yi)下原(yuan)因(yin)而成為了經典的(de)(de)建議(yi)：它是有道理的(de)(de)。你會(hui)(hui)(hui)在開始的(de)(de)前(qian)幾次看(kan)到(dao)(dao)一些遲到(dao)(dao)的(de)(de)人，但是，如果你推遲開會(hui)(hui)(hui)的(de)(de)時(shi)(shi)間(jian)，會(hui)(hui)(hui)議(yi)將(jiang)繼(ji)續消耗(hao)比它們(men)應該需要的(de)(de)更多的(de)(de)時(shi)(shi)間(jian)，并做出(chu)遠遠低于(yu)你想要的(de)(de)結果。
設定(ding)計時(shi)器。當(dang)計時(shi)器發出到時(shi)提醒時(shi)，會議結束。這將有助于人們集中注意力。
如何高效開會四、得到更多的關注
以(yi)下來自一家公司的(de)(de)(de)博客的(de)(de)(de)兩個項目(mu)有著不俗(su)的(de)(de)(de)表現：每個人(ren)都檢查(cha)自己的(de)(de)(de)手機，并將自己的(de)(de)(de)筆記(ji)(ji)本電(dian)腦關機放到(dao)一邊。沒(mei)有人(ren)閱讀電(dian)子郵(you)件或是瀏覽別的(de)(de)(de)東(dong)西。如果(guo)人(ren)們(men)需要(yao)做(zuo)筆記(ji)(ji)，他們(men)可以(yi)使(shi)用的(de)(de)(de)紙筆。手寫記(ji)(ji)筆記(ji)(ji)揮提(ti)高記(ji)(ji)憶力，并且也(ye)能讓(rang)人(ren)保持不受到(dao)潛在的(de)(de)(de)分心對(dui)象的(de)(de)(de)影(ying)響。
也可(ke)以考慮設置一(yi)份官方(fang)設定(ding)的(de)筆(bi)記。這(zhe)并(bing)不(bu)是(shi)讓個人(ren)筆(bi)記作廢。特定(ding)的(de)細節對(dui)于一(yi)些人(ren)可(ke)能比其他人(ren)的(de)要更重要。但是(shi)，有一(yi)個正式版(ban)本(ben)以供參考也很好。
如何高效開會五、積極地(di)運(yun)行會議(yi)
每(mei)一次會議(yi)(yi)都需要(yao)(yao)主持。如果你(ni)(ni)在這方面是無(wu)可救藥的(de)(de)(de)糟(zao)糕的(de)(de)(de)話，你(ni)(ni)可以(yi)(yi)(yi)讓(rang)別人來承擔這部分(fen)工作，但是一定要(yao)(yao)有人做。讓(rang)人們(men)不跑題并且按照預定時間進行會議(yi)(yi)。在會議(yi)(yi)的(de)(de)(de)一部分(fen)的(de)(de)(de)時間要(yao)(yao)用完的(de)(de)(de)時候，你(ni)(ni)要(yao)(yao)查看(kan)計時器并提醒人們(men)。總(zong)結內容(rong)較(jiao)多的(de)(de)(de)重點，以(yi)(yi)(yi)確(que)保團隊(dui)成員們(men)都明白(bai)說(shuo)了些(xie)什么，以(yi)(yi)(yi)及你(ni)(ni)有一個簡潔版本的(de)(de)(de)筆記。別讓(rang)人們(men)對(dui)會議(yi)(yi)的(de)(de)(de)話題感到昏(hun)(hun)昏(hun)(hun)欲睡。
如何高效開會六、跟進(jin)
每個人在(zai)散(san)會(hui)(hui)(hui)時都沒有什(shen)么需要在(zai)之后完成的(de)工作的(de)會(hui)(hui)(hui)議是很少見的(de)。（事(shi)實(shi)上，如果這(zhe)種(zhong)事(shi)情(qing)發(fa)生了(le)，你就(jiu)不(bu)應該舉行這(zhe)次的(de)會(hui)(hui)(hui)議。）你將需要跟進與會(hui)(hui)(hui)人員的(de)工作并(bing)確(que)保他們(men)做了(le)他們(men)說自己(ji)會(hui)(hui)(hui)做的(de)事(shi)情(qing)。
運行(xing)高效的會議需要(yao)一系(xi)列(lie)的技能。現在已經到了發展這些技能的時候(hou)了。你(ni)和(he)你(ni)的公(gong)司(si)將(jiang)會完成更(geng)多的工作并(bing)且在開(kai)會上花費更(geng)少的時間。
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