怎么樣才能高效(xiao)的開會呢？今天分享五(wu)個職場人(ren)必備(bei)的高效(xiao)開會技巧，有工具有方法，每一條(tiao)都很(hen)實用。
首(shou)先第(di)一(yi)(yi)(yi)條，比通(tong)知(zhi)(zhi)(zhi)會(hui)議(yi)(yi)(yi)更(geng)重要的(de)(de)(de)(de)是通(tong)知(zhi)(zhi)(zhi)會(hui)議(yi)(yi)(yi)的(de)(de)(de)(de)動(dong)議(yi)(yi)(yi)。什(shen)(shen)么(me)意思？我(wo)們平時(shi)開會(hui)經(jing)常會(hui)碰(peng)到(dao)一(yi)(yi)(yi)種情況，原本是準(zhun)備討(tao)(tao)(tao)論一(yi)(yi)(yi)件(jian)事(shi)(shi)兒(er)(er)，結果變成討(tao)(tao)(tao)論三(san)件(jian)事(shi)(shi)兒(er)(er)四(si)件(jian)事(shi)(shi)兒(er)(er)。然后每件(jian)事(shi)(shi)兒(er)(er)都沒有討(tao)(tao)(tao)論出個(ge)(ge)結果。所以這(zhe)時(shi)候在(zai)開會(hui)前(qian)和開會(hui)人員確認(ren)動(dong)議(yi)(yi)(yi)就(jiu)(jiu)(jiu)非常重要，動(dong)議(yi)(yi)(yi)也就(jiu)(jiu)(jiu)是行(xing)動(dong)建議(yi)(yi)(yi)來(lai)自羅伯特(te)議(yi)(yi)(yi)事(shi)(shi)規則。一(yi)(yi)(yi)個(ge)(ge)完整的(de)(de)(de)(de)動(dong)議(yi)(yi)(yi)，包括(kuo)六個(ge)(ge)要素，時(shi)間(jian)、地點、人物、行(xing)動(dong)、資源、結果。在(zai)通(tong)知(zhi)(zhi)(zhi)會(hui)議(yi)(yi)(yi)的(de)(de)(de)(de)時(shi)候，就(jiu)(jiu)(jiu)先對預(yu)期結果進行(xing)一(yi)(yi)(yi)個(ge)(ge)定性(xing)定量的(de)(de)(de)(de)表(biao)述。比如(ru)我(wo)們希望通(tong)過這(zhe)次會(hui)議(yi)(yi)(yi)得出可(ke)以用在(zai)A項目中的(de)(de)(de)(de)三(san)條能(neng)幫助提(ti)升銷(xiao)量的(de)(de)(de)(de)建議(yi)(yi)(yi)。我(wo)們目前(qian)已經(jing)具備了(le)什(shen)(shen)么(me)什(shen)(shen)么(me)樣(yang)(yang)的(de)(de)(de)(de)條件(jian)？為(wei)了(le)達到(dao)預(yu)期結果，需要大家做什(shen)(shen)么(me)什(shen)(shen)么(me)樣(yang)(yang)的(de)(de)(de)(de)會(hui)議(yi)(yi)(yi)準(zhun)備。把會(hui)議(yi)(yi)(yi)控制在(zai)單一(yi)(yi)(yi)命(ming)題(ti)，同(tong)一(yi)(yi)(yi)時(shi)間(jian)只討(tao)(tao)(tao)論同(tong)一(yi)(yi)(yi)個(ge)(ge)命(ming)題(ti)，目的(de)(de)(de)(de)更(geng)聚焦過程(cheng)才能(neng)更(geng)高效。
第二條，比創(chuang)(chuang)(chuang)(chuang)意(yi)更重要(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)是創(chuang)(chuang)(chuang)(chuang)意(yi)的(de)(de)(de)(de)(de)標(biao)(biao)準。我參加一(yi)些(xie)會(hui)，常(chang)有(you)的(de)(de)(de)(de)(de)感受是什么？大(da)家給出(chu)的(de)(de)(de)(de)(de)點子特別多，但(dan)(dan)真(zhen)正能(neng)用的(de)(de)(de)(de)(de)只有(you)一(yi)二。為什么？因為沒有(you)清晰的(de)(de)(de)(de)(de)創(chuang)(chuang)(chuang)(chuang)意(yi)標(biao)(biao)準，個(ge)人(ren)的(de)(de)(de)(de)(de)主觀經驗會(hui)讓(rang)會(hui)議非常(chang)低效。所以比起創(chuang)(chuang)(chuang)(chuang)意(yi)本身，更重要(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)是創(chuang)(chuang)(chuang)(chuang)意(yi)的(de)(de)(de)(de)(de)標(biao)(biao)準。也許對你(ni)們公(gong)司來(lai)說，數據是創(chuang)(chuang)(chuang)(chuang)意(yi)的(de)(de)(de)(de)(de)標(biao)(biao)準。對有(you)一(yi)些(xie)團(tuan)隊(dui)來(lai)說，喚起情緒，引(yin)起自(zi)傳播是創(chuang)(chuang)(chuang)(chuang)意(yi)的(de)(de)(de)(de)(de)標(biao)(biao)準，都可以根(gen)據自(zi)己團(tuan)隊(dui)的(de)(de)(de)(de)(de)情況而定。但(dan)(dan)是我要(yao)提醒你(ni)的(de)(de)(de)(de)(de)是，在(zai)討論創(chuang)(chuang)(chuang)(chuang)意(yi)之前(qian)，請一(yi)定先跟與會(hui)人(ren)員告(gao)知(zhi)清楚在(zai)這個(ge)會(hui)場上什么才(cai)算好創(chuang)(chuang)(chuang)(chuang)意(yi)。
第(di)三條，比參(can)會(hui)人(ren)數(shu)更(geng)重要(yao)的(de)(de)(de)是參(can)會(hui)人(ren)的(de)(de)(de)投入度(du)(du)。我很(hen)不(bu)(bu)能接受的(de)(de)(de)一(yi)點，就(jiu)是開(kai)會(hui)的(de)(de)(de)時候(hou)，這邊有人(ren)在(zai)那投入的(de)(de)(de)發言，那邊有人(ren)在(zai)那噼里(li)啪啦的(de)(de)(de)打字回微信(xin)，不(bu)(bu)夠投入的(de)(de)(de)會(hui)是浪費所(suo)有參(can)會(hui)人(ren)的(de)(de)(de)時間。所(suo)以要(yao)想(xiang)保(bao)(bao)證開(kai)會(hui)的(de)(de)(de)效(xiao)率和結果，首先得(de)保(bao)(bao)證參(can)會(hui)人(ren)的(de)(de)(de)投入度(du)(du)。在(zai)這里(li)，我有幾個小方法，
第(di)一(yi)(yi)，縮(suo)短會(hui)議(yi)(yi)(yi)時(shi)(shi)間(jian)。我(wo)(wo)們(men)可以試著(zhu)縮(suo)短會(hui)議(yi)(yi)(yi)時(shi)(shi)間(jian)，利用適當(dang)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)緊迫感來提(ti)高效(xiao)率，讓(rang)(rang)(rang)大家都能(neng)更(geng)(geng)(geng)加(jia)focus在(zai)(zai)(zai)會(hui)上。第(di)二，要(yao)(yao)做(zuo)嘗(chang)試站立。會(hui)議(yi)(yi)(yi)研究(jiu)表(biao)明，坐著(zhu)開(kai)會(hui)比(bi)站著(zhu)開(kai)會(hui)能(neng)多(duo)花(hua)34%的(de)(de)(de)(de)(de)(de)時(shi)(shi)間(jian)，而站著(zhu)開(kai)會(hui)更(geng)(geng)(geng)容易(yi)讓(rang)(rang)(rang)人(ren)集中(zhong)(zhong)注意力(li)，也(ye)更(geng)(geng)(geng)有(you)意愿去(qu)關注別人(ren)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)觀點。第(di)三，停止手寫筆記。手寫雖(sui)然便于記憶(yi)，但是(shi)忙著(zhu)記錄(lu)會(hui)讓(rang)(rang)(rang)我(wo)(wo)們(men)少了(le)(le)(le)很多(duo)思考(kao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)時(shi)(shi)間(jian)。所以把紙質的(de)(de)(de)(de)(de)(de)會(hui)議(yi)(yi)(yi)記錄(lu)換(huan)成(cheng)飛書妙計，就(jiu)可以更(geng)(geng)(geng)加(jia)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)投入(ru)會(hui)議(yi)(yi)(yi)。第(di)四條(tiao)比(bi)同(tong)(tong)意人(ren)數更(geng)(geng)(geng)重要(yao)(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)是(shi)反(fan)對的(de)(de)(de)(de)(de)(de)人(ren)數。有(you)些(xie)會(hui)議(yi)(yi)(yi)看(kan)上去(qu)達成(cheng)了(le)(le)(le)共(gong)(gong)識(shi)，結(jie)(jie)果(guo)出(chu)了(le)(le)(le)問題，大家才(cai)來馬后炮說(shuo)(shuo)，我(wo)(wo)當(dang)時(shi)(shi)就(jiu)覺得不(bu)行。那你(ni)當(dang)時(shi)(shi)為(wei)(wei)什么不(bu)說(shuo)(shuo)呢？麥肯錫咨詢公司(si)有(you)一(yi)(yi)條(tiao)規范叫做(zuo)反(fan)駁(bo)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)義務。就(jiu)是(shi)說(shuo)(shuo)如果(guo)你(ni)不(bu)認同(tong)(tong)對方(fang)(fang)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)看(kan)法(fa)和(he)意見，就(jiu)要(yao)(yao)明確表(biao)示出(chu)自己的(de)(de)(de)(de)(de)(de)想法(fa)，提(ti)出(chu)反(fan)駁(bo)。這(zhe)是(shi)你(ni)作(zuo)為(wei)(wei)員工的(de)(de)(de)(de)(de)(de)義務。在(zai)(zai)(zai)對立觀點的(de)(de)(de)(de)(de)(de)相互反(fan)駁(bo)、激辯之(zhi)下(xia)(xia)，才(cai)能(neng)產(chan)生解決問題的(de)(de)(de)(de)(de)(de)有(you)效(xiao)辦法(fa)。最后一(yi)(yi)條(tiao)比(bi)會(hui)議(yi)(yi)(yi)結(jie)(jie)論(lun)(lun)更(geng)(geng)(geng)重要(yao)(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)是(shi)，會(hui)議(yi)(yi)(yi)結(jie)(jie)論(lun)(lun)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)落實。我(wo)(wo)們(men)經常會(hui)有(you)一(yi)(yi)種無效(xiao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)會(hui)議(yi)(yi)(yi)是(shi)什么？就(jiu)是(shi)會(hui)開(kai)完(wan)了(le)(le)(le)，啥也(ye)沒(mei)有(you)。原因很簡單，我(wo)(wo)們(men)忘記把會(hui)議(yi)(yi)(yi)共(gong)(gong)識(shi)落實到(dao)(dao)具體分工了(le)(le)(le)。針對這(zhe)個(ge)問題，我(wo)(wo)有(you)一(yi)(yi)個(ge)方(fang)(fang)法(fa)叫做(zuo)開(kai)發(fa)團(tuan)隊合同(tong)(tong)；就(jiu)是(shi)在(zai)(zai)(zai)項目的(de)(de)(de)(de)(de)(de)第(di)一(yi)(yi)個(ge)會(hui)議(yi)(yi)(yi)結(jie)(jie)束之(zhi)后，讓(rang)(rang)(rang)每一(yi)(yi)個(ge)人(ren)在(zai)(zai)(zai)公開(kai)場合之(zhi)下(xia)(xia)，在(zai)(zai)(zai)每個(ge)人(ren)都可以看(kan)到(dao)(dao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)情況下(xia)(xia)，在(zai)(zai)(zai)共(gong)(gong)同(tong)(tong)文(wen)檔上寫下(xia)(xia)他在(zai)(zai)(zai)這(zhe)個(ge)項目工作(zuo)中(zhong)(zhong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)目標、職責和(he)行為(wei)(wei)規范。千萬不(bu)要(yao)(yao)小(xiao)看(kan)這(zhe)個(ge)動作(zuo)，心(xin)理學上說(shuo)(shuo)寫下(xia)(xia)來才(cai)是(shi)證明有(you)了(le)(le)(le)監督和(he)反(fan)饋，自然就(jiu)更(geng)(geng)(geng)能(neng)成(cheng)事(shi)。既(ji)然我(wo)(wo)們(men)每個(ge)職場人(ren)都躲不(bu)了(le)(le)(le)開(kai)會(hui)，那么就(jiu)花(hua)點心(xin)思打磨優化它，讓(rang)(rang)(rang)它成(cheng)為(wei)(wei)你(ni)成(cheng)事(shi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)支持，而不(bu)是(shi)障(zhang)礙。在(zai)(zai)(zai)做(zuo)事(shi)中(zhong)(zhong)修(xiu)煉。祝(zhu)你(ni)我(wo)(wo)都擁有(you)更(geng)(geng)(geng)專業的(de)(de)(de)(de)(de)(de)職場能(neng)力(li)。
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