會(hui)議(yi)，通常是(shi)指將(jiang)特(te)定范圍(wei)的人(ren)員召(zhao)集在一起，對某些專門(men)問(wen)題進行研究、討論，有時還需作(zuo)出決(jue)定的一種社會(hui)活動的形式。在處(chu)理(li)日常性行政事務(wu)時，各(ge)級政府部門(men)往往召(zhao)開各(ge)種會(hui)議(yi)。
不論(lun)是(shi)召集、組織會(hui)(hui)(hui)(hui)議，還是(shi)參加會(hui)(hui)(hui)(hui)議，為(wei)會(hui)(hui)(hui)(hui)議服務，基層公務員(yuan)都有(you)一些基本守(shou)則(ze)、規矩(ju)必須遵(zun)守(shou)。此類與會(hui)(hui)(hui)(hui)議相(xiang)關的守(shou)則(ze)、規矩(ju)，就(jiu)包括(kuo)會(hui)(hui)(hui)(hui)議禮儀。會(hui)(hui)(hui)(hui)議禮儀的關鍵性內容有(you)會(hui)(hui)(hui)(hui)務性工作、會(hui)(hui)(hui)(hui)場的排座、會(hui)(hui)(hui)(hui)風的端正(zheng)等三項。
一、會務性(xing)工作(zuo)
要求(qiu)。凡此(ci)種(zhong)種(zhong)，均(jun)可稱為會(hui)務(wu)工(gong)(gong)作。負責會(hui)務(wu)工(gong)(gong)作的基層公務(wu)員，在其具體工(gong)(gong)作之中，一定(ding)要遵守常規，講究禮儀，細致嚴(yan)謹，作好準(zhun)備(bei)。
（一）會(hui)議之前(qian)
在會議的種種組織(zhi)工作中，以(yi)會前的組織(zhi)工作最為(wei)關鍵。它(ta)在大體上包括以(yi)下四個不同的方面。
1.會(hui)(hui)議(yi)(yi)的(de)籌備。舉行(xing)任何(he)會(hui)(hui)議(yi)(yi)，皆(jie)須先行(xing)確定其主題（包(bao)括會(hui)(hui)議(yi)(yi)名稱）。這(zhe)是(shi)會(hui)(hui)前有關領導集體已經確定了的(de)。負責(ze)籌備會(hui)(hui)議(yi)(yi)的(de)工(gong)作人(ren)員，則應(ying)圍繞會(hui)(hui)議(yi)(yi)主題，將領導議(yi)(yi)定的(de)會(hui)(hui)議(yi)(yi)的(de)規模、時間、議(yi)(yi)程等組織落實。通常要組成專(zhuan)門班子，明確分工(gong)，責(ze)任到人(ren)。
2.通知的擬(ni)發(fa)。按常規，舉行(xing)正式會議(yi)(yi)均(jun)應提(ti)前向(xiang)與(yu)(yu)會者(zhe)下發(fa)會議(yi)(yi)通知。它是指(zhi)由會議(yi)(yi)的主辦(ban)單(dan)(dan)位發(fa)給(gei)所(suo)有與(yu)(yu)會單(dan)(dan)位或全體與(yu)(yu)會者(zhe)的書面文件(jian)，同時還包括向(xiang)有關單(dan)(dan)位或嘉賓發(fa)的邀請函件(jian)。基層公務員在(zai)這方面主要應做好(hao)兩件(jian)事。
其(qi)一，擬好通(tong)知。會(hui)議通(tong)知一般應由標(biao)題、主題、會(hui)期、出席對象、報到(dao)時(shi)間、報到(dao)地點以及(ji)與會(hui)要求等七(qi)項(xiang)要點組(zu)成。擬寫通(tong)知時(shi)，應保(bao)證(zheng)其(qi)完整而規(gui)范。
其二，及時送(song)達。下發會議通知(zhi)，應設法保(bao)證(zheng)其及時送(song)達，不得耽擱延誤。
3.文(wen)件的(de)起(qi)草。會(hui)(hui)議(yi)上(shang)所用的(de)各種文(wen)件材(cai)料，一般應(ying)在會(hui)(hui)前準(zhun)備(bei)妥當(dang)。需要認真準(zhun)備(bei)的(de)會(hui)(hui)議(yi)文(wen)件，主要有(you)會(hui)(hui)議(yi)的(de)議(yi)程、開幕(mu)詞(ci)、閉(bi)幕(mu)詞(ci)、主題(ti)報告、大會(hui)(hui)決(jue)議(yi)、典型材(cai)料、背景介紹等。有(you)的(de)文(wen)件應(ying)在與(yu)會(hui)(hui)者(zhe)報到時就要下(xia)發(fa)。
4.常規性準(zhun)備(bei)。負責會(hui)務工作時，往往有(you)必要對一些會(hui)議所涉及的具(ju)體細節(jie)問題，做好充分的準(zhun)備(bei)工作。
其一，做好(hao)會(hui)(hui)(hui)場(chang)的布置。對(dui)于(yu)會(hui)(hui)(hui)議舉行的場(chang)地(di)要(yao)(yao)有所(suo)選擇，對(dui)于(yu)會(hui)(hui)(hui)場(chang)的桌椅要(yao)(yao)根據需要(yao)(yao)作好(hao)安排(pai)，對(dui)于(yu)開會(hui)(hui)(hui)時所(suo)需的各(ge)種音(yin)響、照明、投(tou)影(ying)、攝像(xiang)、攝影(ying)、錄(lu)音(yin)、空(kong)調、通風(feng)設備和多(duo)媒體設備等，應(ying)提前(qian)進行調試檢查(cha)。
其(qi)二，根據(ju)會(hui)議的(de)規定，與外界搞好溝通。比如向(xiang)有關新聞部門、公安保衛部門進行(xing)通報。
其(qi)三，會議用(yong)(yong)品(pin)的采辦。有時(shi)，一些會議用(yong)(yong)品(pin)，如紙張、本(ben)冊、筆具、文件(jian)夾、姓名卡、座位(wei)簽以及(ji)飲(yin)料、聲像用(yong)(yong)具，還需要(yao)補充(chong)、采購。
（二）會議期間
負責會(hui)議具體工作的基(ji)層公(gong)務員，一絲不(bu)茍地做好下列工作。
1.例行服務。會議(yi)舉行期(qi)間，一般(ban)應安排專人(ren)(ren)在會場內外負責(ze)迎(ying)送、引導、陪同(tong)(tong)與(yu)會人(ren)(ren)員。對與(yu)會的(de)(de)貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數(shu)民族人(ren)(ren)士(shi)、宗教界(jie)人(ren)(ren)士(shi)、港澳臺(tai)同(tong)(tong)胞、海(hai)外華人(ren)(ren)和外國人(ren)(ren)，往(wang)往(wang)還須進行重點照顧。對于與(yu)會者的(de)(de)正當要求(qiu)，應有(you)求(qiu)必(bi)應。
2.會(hui)(hui)議(yi)簽(qian)到(dao)。為掌握到(dao)會(hui)(hui)人數，嚴(yan)肅會(hui)(hui)議(yi)紀律，凡大型會(hui)(hui)議(yi)或重要(yao)會(hui)(hui)議(yi)，通(tong)常(chang)要(yao)求與(yu)會(hui)(hui)者在入場時簽(qian)名(ming)報到(dao)。會(hui)(hui)議(yi)簽(qian)到(dao)的(de)(de)通(tong)行方(fang)式有三：一是簽(qian)名(ming)報到(dao)，二是交券報到(dao)，三是刷卡(ka)報到(dao)。負責(ze)此(ci)項(xiang)工作的(de)(de)人員，應(ying)及時向會(hui)(hui)議(yi)的(de)(de)負責(ze)人進(jin)行通(tong)報。
3.餐飲(yin)(yin)安(an)排(pai)。舉行較長(chang)時間的(de)(de)會(hui)(hui)(hui)議，一(yi)般會(hui)(hui)(hui)為與(yu)會(hui)(hui)(hui)者安(an)排(pai)會(hui)(hui)(hui)間的(de)(de)工作餐。與(yu)此同時，還應為與(yu)會(hui)(hui)(hui)者提(ti)供衛生可口的(de)(de)飲(yin)(yin)料。會(hui)(hui)(hui)上(shang)所(suo)提(ti)供的(de)(de)飲(yin)(yin)料，最好便于與(yu)會(hui)(hui)(hui)者自助(zhu)飲(yin)(yin)用，不(bu)提(ti)倡為其頻(pin)頻(pin)斟茶(cha)續水。那樣做往(wang)往(wang)既不(bu)衛生、安(an)全，又有可能妨礙對方。如果(guo)必要，還應為外來的(de)(de)與(yu)會(hui)(hui)(hui)者在住宿、交通(tong)方面(mian)提(ti)供力(li)所(suo)能及、符合(he)規定的(de)(de)方便條件。
4.現(xian)(xian)場(chang)記(ji)錄。凡重要(yao)的會議(yi)，均(jun)應(ying)進行現(xian)(xian)場(chang)記(ji)錄，其具(ju)體方式有筆(bi)記(ji)、打印(yin)、錄入(ru)、錄音、錄像(xiang)等。可單(dan)用某一種，也(ye)可交叉使用。負(fu)責手寫(xie)筆(bi)記(ji)會議(yi)記(ji)錄時(shi)(shi)，對(dui)會議(yi)名稱、出席人數、時(shi)(shi)間地點(dian)、發(fa)言內容(rong)、討(tao)論事(shi)項、臨時(shi)(shi)動議(yi)、表(biao)決選舉等基(ji)本內容(rong)要(yao)力求做到(dao)完整、準(zhun)確、清晰(xi)。
5.編(bian)寫(xie)(xie)簡(jian)(jian)報。有些重要(yao)(yao)會議，往往在(zai)會議期間要(yao)(yao)編(bian)寫(xie)(xie)會議簡(jian)(jian)報。編(bian)寫(xie)(xie)會議簡(jian)(jian)報的基本(ben)要(yao)(yao)求(qiu)是(shi)(shi)快、準、簡(jian)(jian)。快，是(shi)(shi)要(yao)(yao)求(qiu)其講究(jiu)時效(xiao)；準，是(shi)(shi)要(yao)(yao)求(qiu)其準確無(wu)誤(wu)；簡(jian)(jian)，則是(shi)(shi)要(yao)(yao)求(qiu)文字精煉。
（三）會議之后
會議結束，應做好必要(yao)的后續(xu)性(xing)工作，以便(bian)使之有(you)始(shi)有(you)終。后續(xu)性(xing)工作大致包括三(san)項：
1.形成文件。這些文件包(bao)括會(hui)(hui)議(yi)決議(yi)、會(hui)(hui)議(yi)紀要(yao)等。一般要(yao)求盡(jin)快(kuai)形成，會(hui)(hui)議(yi)一結束就要(yao)下發或(huo)公布。
2.處(chu)理(li)材(cai)(cai)料(liao)。根(gen)據工(gong)作需要(yao)與(yu)有關(guan)保(bao)密制(zhi)度的(de)(de)規(gui)定，在會議結束后應(ying)對與(yu)其有關(guan)的(de)(de)一(yi)(yi)切(qie)圖(tu)文、聲(sheng)像材(cai)(cai)料(liao)進行細致的(de)(de)收(shou)集、整理(li)工(gong)作。收(shou)集、整理(li)會議的(de)(de)材(cai)(cai)料(liao)時，應(ying)遵守(shou)規(gui)定與(yu)慣例，應(ying)該匯總(zong)的(de)(de)材(cai)(cai)料(liao)，一(yi)(yi)定要(yao)認真匯總(zong)；應(ying)該存檔(dang)的(de)(de)材(cai)(cai)料(liao)，要(yao)一(yi)(yi)律歸檔(dang)；應(ying)該回收(shou)的(de)(de)材(cai)(cai)料(liao)，一(yi)(yi)定要(yao)如數收(shou)回；應(ying)該銷毀的(de)(de)材(cai)(cai)料(liao)，則一(yi)(yi)定要(yao)仔細銷毀。
3.協(xie)助(zhu)返程。大(da)型會議(yi)結(jie)束后，其主辦單位(wei)一般應為外來的與會者(zhe)提供一切返程的便利。若(ruo)有必要，應主動為對(dui)方(fang)聯絡、提供交通工具(ju)，或(huo)是替(ti)對(dui)方(fang)訂(ding)購、確(que)認返程的機票、船票、車票。當團隊(dui)與會者(zhe)或(huo)與會的特殊人士離開本地時(shi)，還可(ke)安排專人為其送行，并幫助(zhu)其托運行李(li)。
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