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行政文秘人員能力課程

培訓大綱
第一講  你適合做行政文秘嗎？
一、什么樣的人員適合做行政辦公人員
所謂“行政辦公人員”：包括機關、企業、團體等內部負責管理、服務工作的行政人員、文秘人員等。
二、行政文秘人員需要具備什么樣的能力
（一）個人條件
（二）個性要求
（三）品質要求
三、行政辦公人員需要掌握的專業技能
（一）辦事能力
（二）溝通能力
四、行政辦公人員的主要工作
（一）輔助決策工作
（二）信息工作
（三）文書工作
（四）會務工作
（五）文書立卷和檔案管理工作
（六）查辦工作
（七）行政事務工作
（八）上司交辦的其他工作
第二講  你了解辦公室嗎？
一、辦公室的含義和職能
（一）辦公室的含義
（二）辦公室的職能
（三）辦公室事務管理工作的特征
二、辦公室實務的范圍和內容
（一）我國辦公室實務的主要內容
（二）國際秘書協會確定的辦公室實務的主要內容
（三）我國外資、合資企業辦公室實務的主要內容
三、行政人員的工作方法
（一）行政辦公人員的工作順序
（二）行政辦公人員管理時間、費用的方法
（三）行政人員的工作方法
第三講  時間管理
一、分析時間
二、時間管理的陷阱
三、如何跨越時間陷阱
四、運籌他人的時間
五、時間管理的工具
第四講  辦公室日常事務
一、辦公室環境的布置
（一）辦公室布置的原則
（二）辦公室用品的選購與擺放
二、郵件的收發與傳閱
（一）郵件收進的程序和要求
（二）郵件的發出
三、妥善安排約會
（一）約會安排的原則
（二）安排約會需要注意的細節
第五講  接待與信訪工作
一、接待工作
（一）接待工作的重要意義
（二）接待工作的開展
二、信訪工作
（一）含義
（二）任務
（三）信訪工作的作用
（四）信訪工作的原則
（五）信訪工作的制度
（六）處理來信來訪的程序
三、擋駕工作
（一） 擋駕的意義及范圍
（二）做好擋駕工作的要求 
（三）擋駕的技巧
第六講 行政人員溝通技巧
一、影響溝通的四個因素
（一）情緒因素
（二）表達方法
（三）個人因素
（四）環境因素
二、有效溝通的五個原則
（一）正確回應對方的話
（二）注意溝通中的態度
（三）注意傾聽
（四）經常不斷的確認溝通信息
（五）表達出讓人印象深刻的溝通話語
三、四個有效的溝通技巧
（一）表示尊重
（二）易地而處的聆聽
（三）恰當提問
（四）給予建設性回應
四、如何與上司溝通
（一）與行政文秘上司溝通的注意事項
（二）行政文秘向上司匯報工作的技巧
（三）行政文秘與上司爭論問題的技巧
（四）行政文秘批評上司的技巧
五、辦公室溝通
（一）收文管理
（二）發文管理
（三）運用商務餐建立良好溝通
（四）運用(yong)送禮建立良(liang)好溝通

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