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行政秘書實務操作

【課程背景】
對高級助理和秘書來說，沒有受到專業系統訓練，將無法從戰略性全方位角度認知秘書與助理的工作；在所從事的工作中感覺缺乏理論支持；工作中總是被動行事，不能主動掌握工作節奏；想為領導作的更多、更好卻沒有好的方法、思路；想更好的執行領導的政策，卻總是得不到支持；想給公司節省費用，但卻不知從何處下手，想更好地處理好公共關系（政府公關），卻總是不得要領----諸如以上的問題，都是每個助理秘書工作人員所面對與困惑的，如何把握正確方向從而迅速提升自身職業素養，成了我們必須面對與解決的課題。
【課程目標】
－清晰了解文秘、行政助理的角色認知，認知自己的實力布局
－了解并幫助塑造作為一個專業化的行政助理、秘書所需具備的職業形象與商務禮儀
－提升作為專業助理級行政人員的客戶接待能力
－提高行政助理及文職人員的時間管理能力，最終提升工作效率及工作質量。
－了解高效會議管理的技巧，并通過練習成為卓越會議記錄、會議主持人的角色。
－成為上司的得力助手，使之溝通及協調等工作更加專業化。
－熟悉辦公事務的處理技巧：通過現場練習，現場點評，情景演練
【培訓對象】
各級助(zhu)理(li)(li)(li)和秘書：總(zong)裁（總(zong)經理(li)(li)(li)）秘書、部(bu)門(men)秘書、辦公室(shi)主任、行(xing)政部(bu)經理(li)(li)(li)（助(zhu)理(li)(li)(li)、主管、文職(zhi)人員等)

【課程框架】
第一部分 企業行政文秘職業素養及角色認知
一、行政人員工作定義與定位分析；
二、企業文秘職業的價值潛能
三、文秘人員的職責與主要工作內容；
四、行政文秘職業技能的核心要求
五(wu)、了解(jie)自己，準(zhun)確定位

第二章：得體的行政文秘職業形象修煉
一、形象設計技巧：
（一）要有一個統一的風格
（二）個人形象設計與職業整體形象協調
（三）個人形象設計與個人風格協調
（四）個人形象因客戶不同而做微調
二、儀容修飾技巧
（一）用五感原則打造個人形象
（二）女性化淡妝，力求狀成有卻無
三、服飾裝扮技巧
（一）穿著的*原則
（二）服飾禮儀：佛靠金裝，人靠衣裝
（三）裝扮禮儀：三分長相，七分打扮
（四）制服、首飾、領帶、鞋襪等配帶要求
四、“舉手投足顯本色”的優雅儀態禮儀
（一）眼神的交流
（二）表情的渲染
（三）站姿的傳遞
（四）走姿的象征
（五）手勢的含義
（六）蹲姿的優雅
五、商務接待禮儀修煉
（一）正確稱謂
（二）問候寒暄
（三）名片禮儀
（四）握手禮儀
（五）介紹禮儀
（六）禮儀距離的把握
（七）奉茶禮儀
（八）引領服務禮儀
（九) 座次禮儀
（十）送別禮儀
（十一）乘車禮儀
（十二）邀約禮儀
（十三）通訊禮儀
1、電話
2、郵件
3、微信
（十四）會議禮儀
1、用無感原則布置會場
2、會議組織的注意事項
六、辦公室環境禮儀管理
（一）個人辦公環境
1、個人辦公環境的影響
2、解讀人的大腦與辦公環境的關系
3、辦公室環境5S管理
（1）郵件管理
（2）文件資料管理
（3）庫存管理
（4）報銷流程管理
（二）公共辦公環境
1、辦公環境風水認識
2、辦公公共區域的布置原則

第三章 高效溝通與情商訓練
一、什么才是真正的溝通？
二、溝通中我們常忽略的事——喬哈里視窗的秘密
三、高效溝通四步曲
（一）第一步：望——會用心預測需求
1、如何提升察言觀色的技巧
2、如何使用自己在溝通中的微表情
3、如何快速確認受眾類型及溝通方式
（二）第二步：聞——如何讓對方感受到尊重
1、聆聽的技巧——聽出動機，聽出尊重
2、如何巧妙的贊美對方
3、如何巧妙的使用贊美中的二級反饋拉強化團隊協作
4、避免溝通誤會的——確認與反確認
（三）第三步：問——如何正確挖掘需求
1、什么樣的問題才能產生積極導向
2、問題的種類
3、如何用問挖掘對方需求讓對方感覺尊重
4、什么樣的問能控制談話的節奏
（四）第四步：說——如何與客戶建立親和力
1、談話中迎合與引導的技巧
2、如何用共贏心態處理部門與同事間的障礙？
3、如何巧妙說服對方？
4、提升溝通表達說服力的語言文字組織方法
5、語言禮儀規范分類與應用
迎候語
稱謂語
交流語
贊美語
道歉語
拒絕語
結束語……
四、行政文秘職業需要的是情商高手
（1）調整心態、快樂工作 
（2）如何管理情緒與壓力
（3）如何巧妙應對部門間的合作
（4）如(ru)何(he)凝聚團隊合作精神

第四章 引爆你的思維潛能，提升工作效率
一、當今社會的核心競爭力——思維
二、增強你戰斗力的法寶——記憶法
（一）聯想法、串聯法的應用
（二）定樁法讓你過目不忘
三、記憶法如何與思維導圖做鏈接
四、提升工作效率的工具——思維導圖
（一）什么是思維導圖
（二）思維導圖的設計方法
（三）思維導圖在工作中的實操訓練
1、演講訓練
2、快速閱讀訓練
3、目標、時間、日程管理訓練
4、分析解決問題訓練
5、做工作統籌訓練
6、工作匯報訓練
7、工作文稿撰寫訓練
8、談話內容設計訓練
9、會議活動管理訓練
五、提升部門工作協調能力訓練
（一）甘特圖
（二）甘特圖的實操訓練

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