1.要易于(yu)溝通
問*的一位項目管理專家-Dr.WilliamWells(曾任*阿(a)波(bo)羅登月(yue)計劃的(de)計劃主持人)，一(yi)位項目經理最(zui)需(xu)要(yao)具備的(de)功夫是(shi)什么。那時他的(de)回答是(shi)：一(yi)位項目管理最(zui)需(xu)具備的(de)有三(san)件事，第一(yi)是(shi)溝通(tong)，第二(er)是(shi)溝通(tong)，第三(san)還是(shi)溝通(tong)。
請您回想一(yi)下，在執(zhi)行項目(mu)時(shi)，你花費最多時(shi)間(jian)在什么(me)部份(fen)?跟領導報(bao)告工作進度、跟客(ke)戶(hu)介紹產品及說明工作成(cheng)果(guo)、跟項目(mu)成(cheng)員(yuan)交待(dai)工作、跟單(dan)位內的其它人員(yuan)爭取支(zhi)持(chi)、跟合作廠商協調配合事項.對項目(mu)經理來說，一(yi)天內大部份(fen)的時(shi)間(jian)幾乎都是(shi)在跟人溝(gou)通(tong)。
溝(gou)通，可以很簡單，也可以很復雜(za)。對(dui)于部份(fen)人(ren)(ren)來(lai)說，反正(zheng)溝(gou)通就是把我的(de)(de)意(yi)見(jian)表(biao)達(da)出來(lai)嗎，有什(shen)(shen)么(me)(me)難的(de)(de)。可是在(zai)項目過程(cheng)中有那幺多的(de)(de)人(ren)(ren)與項目有關，因(yin)此要考量的(de)(de)，不僅是把意(yi)見(jian)表(biao)達(da)出來(lai)而已，而在(zai)于在(zai)什(shen)(shen)么(me)(me)樣(yang)的(de)(de)時間(jian)，運用什(shen)(shen)么(me)(me)樣(yang)的(de)(de)方式，將(jiang)什(shen)(shen)么(me)(me)樣(yang)的(de)(de)信息，傳達(da)給什(shen)(shen)么(me)(me)樣(yang)的(de)(de)人(ren)(ren)。
很多項(xiang)目經(jing)理(li)都(dou)是(shi)(shi)屬于“被(bei)動式(shi)的(de)(de)項(xiang)目經(jing)理(li)”。就是(shi)(shi)你(ni)(ni)先(xian)說你(ni)(ni)要什(shen)么(me)項(xiang)目信(xin)息，我(wo)想(xiang)辦法(fa)去弄這些信(xin)息出來給你(ni)(ni)。因(yin)此，信(xin)息整理(li)的(de)(de)工作基本上是(shi)(shi)沒(mei)有列入工作管制(zhi)的(de)(de)，只能夠見招拆招，抱著(zhu)應付的(de)(de)心態(tai)來面(mian)對信(xin)息的(de)(de)供應。
如果換個比較(jiao)主(zhu)動的角度來看(kan)，項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)經理先了解每個與項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)有關的人想要知道什(shen)么，這些信(xin)息(xi)(xi)一定有重(zhong)復的地(di)方，然后將這些信(xin)息(xi)(xi)做個整理歸(gui)類，不等你開口要，我(wo)就先提供給你，讓你對(dui)項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)沒有疑惑(huo)，化被(bei)動為(wei)主(zhu)動。這些信(xin)息(xi)(xi)整理歸(gui)類的動作，直接就納入在項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)經理的工作管制(zhi)之(zhi)中，這樣對(dui)項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)經理而言(yan)，也沒有任(ren)何的「意外」。
講起來簡單(dan)，做起來其實也不難，二個(ge)小時(shi)就可以做好(hao)溝通計劃，幾個(ge)步驟掌握(wo)住就好(hao)：
(1)認識項目干系(xi)人
(2)分析項目干系人的(de)信息需求
(3)依(yi)照信(xin)(xin)息(xi)(xi)需(xu)求(qiu)找出信(xin)(xin)息(xi)(xi)種(zhong)類
(4)將信息(xi)種類(lei)歸類(lei)
(5)決(jue)定信(xin)息傳遞的周期
(6)決定信息(xi)傳遞方式
(7)搜集信息
(8)傳遞(di)信息
(9)檢討信息(xi)傳遞成(cheng)效
2.要想(xiang)的(de)周(zhou)全
項(xiang)目經(jing)理有點像(xiang)魔(mo)術(shu)師。事(shi)前先考慮要(yao)表(biao)演(yan)那些魔(mo)術(shu)，然后(hou)將(jiang)道具(ju)準備好，跟助(zhu)手、燈光及舞臺(tai)配(pei)合，先仿真演(yan)練(lian)幾(ji)遍，指(zhi)示(shi)每個(ge)人(ren)互動方(fang)法，并且事(shi)先想到如(ru)果發生問(wen)題時如(ru)何處置，確認都沒有問(wen)題后(hou)，開始表(biao)演(yan);表(biao)演(yan)時要(yao)掌控會場氣氛，使整個(ge)場子有高潮迭起的(de)(de)(de)感覺。如(ru)果環節(jie)出了問(wen)題，要(yao)馬上(shang)能夠(gou)應變，使節(jie)目能夠(gou)繼(ji)續下(xia)去(qu)，而不是就(jiu)此停頓。節(jie)目結束后(hou)，感謝(xie)每個(ge)人(ren)的(de)(de)(de)合作(zuo)，同時檢討整個(ge)表(biao)演(yan)的(de)(de)(de)過(guo)程(cheng)需(xu)要(yao)改進的(de)(de)(de)地方(fang)，如(ru)此一(yi)段表(biao)演(yan)才算(suan)正(zheng)式收尾。
項目經理的(de)責任就是掌控全場(chang)，把這(zhe)段表(biao)演完(wan)美無缺的(de)呈現出(chu)來。不過(guo)太難了，執行(xing)過(guo)的(de)項目的(de)人都知道，首(shou)先客戶的(de)需求不容易了解，其次計劃時間不夠(gou)，再來執行(xing)時問題重(zhong)重(zhong)，等到收尾(wei)時只能草草了事(shi)。
表(biao)演魔術(shu)可(ke)以事先演練，找出(chu)問題先解(jie)決，執(zhi)行項(xiang)目可(ke)沒辦法(fa)先來(lai)(lai)一遍。因(yin)此項(xiang)目經理(li)能(neng)不能(neng)夠將(jiang)未來(lai)(lai)半年(nian)、一年(nian)或(huo)二(er)年(nian)如何執(zhi)行及因(yin)應先“演”過(guo)一遍，就對項(xiang)目的成功有(you)很(hen)大(da)影響(xiang)了(le)。而這就靠項(xiang)目經理(li)做計(ji)劃的功夫。做計(ji)劃其實是很(hen)煩(fan)人(ren)的事，相(xiang)信每個人(ren)都(dou)有(you)經驗。必須考量有(you)多少時間、要怎幺做、有(you)誰(shui)可(ke)以做、技術(shu)上是否(fou)(fou)可(ke)以支(zhi)持、關鍵技術(shu)是否(fou)(fou)可(ke)以掌(zhang)握等(deng)，做到這個地步，恐怕早已是滿身大(da)汗。
做(zuo)個小練習：取一張白紙(zhi)(zhi)，在(zai)紙(zhi)(zhi)的(de)上緣首先將要(yao)(yao)交給客(ke)戶的(de)產(chan)品(pin)以樹狀方式畫出來。然(ran)后在(zai)紙(zhi)(zhi)的(de)中間，將如何做(zuo)出這項產(chan)品(pin)的(de)主(zhu)要(yao)(yao)工作步驟(5-6個即可)，以流程圖的(de)方式由左至右用箭頭(tou)連起來;需要(yao)(yao)供貨商供貨或其它(ta)單位配合的(de)部(bu)份，以分支的(de)方式指向各主(zhu)要(yao)(yao)步驟。
上(shang)述步驟，就是整個計(ji)劃的基礎了(le)。由上(shang)圖，可以發展(zhan)出細部的工作(zuo)步驟及時間、所需的人力資源及預算需求(qiu)、采購品項及合同商(shang)要求(qiu)等。如何(he)發展(zhan)出這些細節，限于篇幅，然后(hou)再(zai)論。
這(zhe)樣還不(bu)夠的。再取一張白紙(zhi)，將執行這(zhe)些工作步(bu)驟所(suo)可能產(chan)生(sheng)的問(wen)(wen)題列(lie)出來。這(zhe)個(ge)(ge)是很關鍵的步(bu)驟，列(lie)的愈多，將來臨機處(chu)理的狀況(kuang)愈少(試想如(ru)果項目執行過程中可能發生(sheng)100個(ge)(ge)問(wen)(wen)題，你(ni)能事先(xian)考量到(dao)99個(ge)(ge)，你(ni)只要去擔(dan)心那(nei)突然出現的1個(ge)(ge);但(dan)如(ru)果你(ni)只事先(xian)考量到(dao)1個(ge)(ge)，那(nei)結果可就不(bu)得了了)。這(zhe)些問(wen)(wen)題，就是你(ni)要先(xian)期處(chu)理，以(yi)減(jian)少處(chu)理意外狀況(kuang)的時間。
二張紙，一(yi)(yi)個(ge)計(ji)劃的(de)框架就(jiu)(jiu)成形了。這樣其實(shi)還(huan)不(bu)足以(yi)(yi)執(zhi)行(xing)項目，但是最(zui)起碼項目經理先將整個(ge)項目執(zhi)行(xing)過程(cheng)大(da)概想了一(yi)(yi)遍(就(jiu)(jiu)有如魔術師(shi)先行(xing)彩(cai)排一(yi)(yi)樣)，同時也建立一(yi)(yi)個(ge)以(yi)(yi)后細部計(ji)劃的(de)基(ji)礎。由以(yi)(yi)上的(de)練(lian)習來(lai)看，做(zuo)計(ji)劃并不(bu)難(nan)，重點(dian)在于去(qu)(qu)(qu)不(bu)去(qu)(qu)(qu)想，去(qu)(qu)(qu)不(bu)去(qu)(qu)(qu)做(zuo)。
3.要能夠(gou)預測(ce)結果
日前一個(ge)朋(peng)友赴美(mei)，飛(fei)機(ji)(ji)誤(wu)點，航空公司沒有(you)(you)(you)宣(xuan)布會擔誤(wu)多久時(shi)間，因此在(zai)(zai)機(ji)(ji)場枯(ku)坐了三個(ge)鐘頭。搭(da)乘那(nei)班班機(ji)(ji)的(de)乘客，有(you)(you)(you)的(de)人需要轉機(ji)(ji)，有(you)(you)(you)的(de)人有(you)(you)(you)親友在(zai)(zai)目的(de)地機(ji)(ji)場接機(ji)(ji)，有(you)(you)(you)的(de)人初(chu)次訪(fang)美(mei)。此時(shi)在(zai)(zai)機(ji)(ji)場看到每個(ge)人都(dou)是(shi)(shi)焦慮的(de)眼神，焦慮的(de)原因在(zai)(zai)于(yu)他(ta)們無法知道誤(wu)點多少時(shi)間，所(suo)以沒有(you)(you)(you)辦法控制之后的(de)行程。你的(de)項(xiang)目是(shi)(shi)不是(shi)(shi)也(ye)是(shi)(shi)如此?
計劃是“想”，執行是“做(zuo)(zuo)”。真的(de)(de)去做(zuo)(zuo)的(de)(de)時(shi)候，碰(peng)到(dao)(dao)需求、能(neng)力、技術、管理、人力等問題(ti)，都會影響(xiang)到(dao)(dao)執行效(xiao)果(guo)。雖然(ran)最后都可以(yi)完成(cheng)(cheng)，但是如(ru)果(guo)無(wu)法(fa)推測(ce)完成(cheng)(cheng)的(de)(de)時(shi)間、成(cheng)(cheng)本(ben)及(ji)產出，項(xiang)目經理就像是那(nei)些旅客(ke)一樣彷(pang)徨(huang)無(wu)助。所以(yi)項(xiang)目經理除了要會做(zuo)(zuo)計劃之外，還要能(neng)綜(zong)合研判情(qing)勢，預測(ce)項(xiang)目時(shi)間、成(cheng)(cheng)本(ben)及(ji)產出的(de)(de)結果(guo)。
以(yi)(yi)一(yi)(yi)個(ge)一(yi)(yi)年(nian)的(de)項(xiang)目(mu)(mu)來說，開(kai)始之后，項(xiang)目(mu)(mu)經理就負了成(cheng)敗責任，所有的(de)壓力(li)都落在項(xiang)目(mu)(mu)經理肩上。每天(tian)(tian)項(xiang)目(mu)(mu)經理要想的(de)，不應(ying)(ying)該(gai)只(zhi)是誰的(de)問題(ti)要怎幺解決，今(jin)天(tian)(tian)的(de)日子要怎么過，而是一(yi)(yi)年(nian)后的(de)今(jin)天(tian)(tian)，我(wo)是否可以(yi)(yi)將客戶(hu)要的(de)東西(xi)按時(shi)交(jiao)付、公(gong)司的(de)項(xiang)目(mu)(mu)盈余(yu)目(mu)(mu)標可以(yi)(yi)達(da)成(cheng)、今(jin)天(tian)(tian)無(wu)法達(da)成(cheng)的(de)，剩下的(de)時(shi)間里我(wo)應(ying)(ying)該(gai)怎么處理才(cai)能達(da)成(cheng)。
所以(yi)總的來看，項目(mu)經理不僅要做MicroManagement(細節管理)，同時(shi)還要做到MacroManagement(總體(ti)管理)。而要做到MacroManagement最基(ji)本(ben)的作法(fa)就是從全面預(yu)測項目(mu)結(jie)果，并且采取各(ge)種因應作法(fa)。
要(yao)如(ru)何預測結(jie)果?今天工(gong)作延誤(wu)，明天也會延誤(wu)，后(hou)天也照(zhao)樣(yang)會延誤(wu)，以后(hou)到(dao)底要(yao)如(ru)何補回來(lai)呢?傳(chuan)統的(de)項(xiang)目經理(li)在現在這個時點是沒有概念的(de)，結(jie)果是到(dao)項(xiang)目要(yao)結(jie)束前才在趕工(gong)，到(dao)那(nei)時候(hou)才發現所要(yao)花的(de)錢早就(jiu)把利(li)潤吃(chi)光(guang)了(le)。
比較(jiao)好(hao)的(de)(de)作法(fa)是(shi)今天發生問(wen)題了，找出原(yuan)因，評估這個(ge)問(wen)題如(ru)(ru)何(he)解(jie)決。如(ru)(ru)果一定得(de)(de)增加時間及人力，那幺假設今天這個(ge)工作得(de)(de)延長二周(zhou)，照著時程表推下去，所有相關(guan)工作，包(bao)含對人力資源、合同(tong)商、成(cheng)本的(de)(de)影(ying)(ying)響為(wei)何(he)都要(yao)找出來;再(zai)往下看，推到項目(mu)(mu)完成(cheng)期(qi)限(xian)，是(shi)否會延誤(wu)(不是(shi)所有工作的(de)(de)延誤(wu)都對項目(mu)(mu)完成(cheng)時間有影(ying)(ying)響的(de)(de)!)。如(ru)(ru)果有影(ying)(ying)響，就要(yao)思(si)考(kao)后續的(de)(de)工作要(yao)如(ru)(ru)何(he)先期(qi)調整(zheng)，以適度的(de)(de)調配資源。要(yao)做(zuo)這些(xie)評估，較(jiao)簡(jian)單的(de)(de)方式，可能(neng)仍得(de)(de)借助項目(mu)(mu)管理軟件。目(mu)(mu)前(qian)項目(mu)(mu)管理軟件，不論是(shi)國內或國外的(de)(de)，都能(neng)做(zuo)到計(ji)劃(hua)功能(neng)，也能(neng)夠經由計(ji)劃(hua)的(de)(de)調整(zheng)，去分析(xi)對整(zheng)體(ti)的(de)(de)影(ying)(ying)響。
項目經理(li)的(de)(de)工作其實是(shi)很復(fu)雜(za)。對(dui)于一個(ge)不(bu)愿意看全(quan)局的(de)(de)項目經理(li)，這些步(bu)驟全(quan)部在不(bu)知不(bu)覺中被(bei)省(sheng)去(qu)。但是(shi)對(dui)于一個(ge)企業來說，由(you)一位沒有看家本領的(de)(de)項目經理(li)來執(zhi)行重要(yao)的(de)(de)項目，公司(si)的(de)(de)時間、名譽、獲(huo)利及質量保證(zheng)，不(bu)僅僅是(shi)兒戲。
您的(de)項目經理(li)有(you)沒(mei)有(you)這(zhe)些看家本領呢(ni)?
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