從適用范圍看，紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。要集中反映會議的精神實質。
從發文機關看，紀要屬于黨政通用文種，各級機關均可使用。
從行文(wen)方向看，紀要(yao)印發(fa)參會單位和其(qi)他相關單位，根(gen)據會議需要(yao)確定發(fa)放范圍，無固定行文(wen)件(jian)方向。
A.適用范圍
《條例》規定(ding)：紀要(yao)適用于記載會議(yi)主(zhu)要(yao)情況(kuang)和(he)(he)議(yi)定(ding)事項(xiang)(xiang)。“紀”和(he)(he)“記”相(xiang)同，就(jiu)是(shi)記錄；“要(yao)”就(jiu)是(shi)要(yao)點。紀要(yao)，就(jiu)是(shi)記錄要(yao)點。把(ba)會議(yi)情況(kuang)和(he)(he)議(yi)定(ding)事項(xiang)(xiang)記錄下來并傳達出去，要(yao)求有關單位(wei)遵守、執行(xing)。
B.會議紀要與會議記錄的區別
*區別是：會議紀要是記下“要”點，而會議紀錄是“錄”下發言。系統化、條理化、理論化，是會議紀要的一大特點。
紀(ji)要正(zheng)文由三部(bu)分(fen)組成：一是(shi)會議(yi)(yi)概況。包括會議(yi)(yi)召開的(de)時間、主持(chi)人(ren)、議(yi)(yi)題(ti)等。二是(shi)會議(yi)(yi)基本精神。這部(bu)分(fen)是(shi)紀(ji)要的(de)主體，要寫(xie)得完整、清楚。其中(zhong)，每個(ge)議(yi)(yi)題(ti)，可依聽取匯報、討論、決定的(de)順序(xu)去寫(xie)。三是(shi)出席人(ren)員和送印范(fan)圍。
C.寫作要領
1.真實準確反映會議內容。凡是不屬于會議內容或屬會議內容卻沒有取得一致意見的，不能寫入會議紀要。要尊重會議客觀實際，不可擅自增刪會議內容。
2.綜合、歸納、明確會議決定事項。從研究解決主要問題、參會人員的意見、主持人總結性講話中概括出會議決定事項。這就要求：會前認真研讀討論文件，了解背景情況，基本掌握議題要旨；會中注意傾聽每個人的發言，特別是主持人的總結講話，并認真做好筆記；會后注意梳理分析，反復琢磨脈絡關系。
3.內容條理清晰，層次分明。要在切實摸清議題背景情況、領會會議原則精神的基礎上，對與會議人員發言進行歸納提煉、抓住關鍵、反映要點，分類別、分層次、分順序、按邏輯依次表述。
4.文字(zi)準(zhun)確、精煉。一是(shi)(shi)注(zhu)意(yi)確實與(yu)會議精神一致，重(zhong)要問題須征求(qiu)涉及單(dan)位的(de)意(yi)見；二是(shi)(shi)注(zhu)意(yi)語言表述要準(zhun)確，防(fang)止產生歧義，議定(ding)事項內容(rong)、執行主體、工作時(shi)限等要寫準(zhun)，不(bu)能含糊不(bu)清，避免口頭語和大白話；三是(shi)(shi)注(zhu)重(zhong)決(jue)定(ding)的(de)依據性，防(fang)止出現違背法(fa)律、法(fa)規(gui)問題。
D.要注意把領導的大白話轉成公文語言
1.會上說：這個方案還有很多問題，需要進一步修改完善。
會議紀要寫：會議指出，該方案存在一些不足之處，需要相關部門認真研究，進一步修改完善，確保方案的科學性和可行性。
2.會上說：這個政策要嚴格執行，不留任何死角。
會議紀要寫：會議要求，各部門要嚴格執行該政策，做到不折不扣、不留死角，確保政策落地見效。
3.會上說：這個制度要盡快建立起來，并嚴格執行。
會議紀要寫：會議決定，要盡快建立該制度，并嚴格執行，確保制度的嚴肅性和權威性。
4.會上說：這個項目很重要，大家要全力以赴。
會議紀要寫：會議強調，該項目具有重大戰略意義，各部門要高度重視，全力支持，確保項目順利實施。
5.會上說：這個任務很艱巨，但我們有信心完成。
會議紀要寫：會議強調，該任務十分艱(jian)巨，但全體干部(bu)職工要堅(jian)定信(xin)心，迎(ying)難而上，確保任務圓滿完成。
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