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檔案管理技能提升

課程背景：
企業的發展，人才是關鍵。比如人事檔案，它記載著人才成長的全部內容，對員工的升遷、待遇、福利、退休等方方面面都有著舉足輕重的作用。企業的發展需要全方位的支撐，其中檔案管理企業的發展就更為重要了。古往今來，檔案在政治、經濟、文化中起著重要的作用。不僅包括在檔案館的管理，甚至可以擴大到日常文件的擬寫、運行、管理、歸檔的整個工作流程當中。
做好檔案(an)(an)管(guan)理(li)(li)(li)，不僅能夠更清晰了(le)掌握企(qi)(qi)業(ye)發展的(de)(de)(de)(de)(de)(de)每個階段的(de)(de)(de)(de)(de)(de)重(zhong)要事項，還可以大(da)大(da)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)提(ti)升工作效率(lv)。然(ran)而，在(zai)現實(shi)(shi)工作場(chang)景中，仍有一些企(qi)(qi)業(ye)還沒(mei)有真正的(de)(de)(de)(de)(de)(de)認識(shi)到(dao)檔案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)重(zhong)要性。本課程結(jie)合(he)(he)、企(qi)(qi)業(ye)檔案(an)(an)管(guan)理(li)(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)特點(dian)，從檔案(an)(an)管(guan)理(li)(li)(li)理(li)(li)(li)論上提(ti)高學(xue)員(yuan)對于檔案(an)(an)管(guan)理(li)(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)認識(shi)和(he)重(zhong)視，加強檔案(an)(an)管(guan)理(li)(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)范圍(wei)及規范檔案(an)(an)管(guan)理(li)(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)流程，并給(gei)出(chu)檔案(an)(an)管(guan)理(li)(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)要求(qiu)和(he)管(guan)理(li)(li)(li)方法。課程以理(li)(li)(li)論為出(chu)發點(dian)，切合(he)(he)實(shi)(shi)際情況，結(jie)合(he)(he)企(qi)(qi)業(ye)在(zai)實(shi)(shi)際工作中遇到(dao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)需(xu)要處理(li)(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)檔案(an)(an)，進(jin)(jin)行模(mo)擬，對出(chu)現的(de)(de)(de)(de)(de)(de)問(wen)題(ti)，有的(de)(de)(de)(de)(de)(de)放矢(shi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)進(jin)(jin)行攻關。提(ti)高學(xue)員(yuan)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)思維能力、應變能力、分析(xi)問(wen)題(ti)、解決問(wen)題(ti)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)能力。

課程收益：
從理論的高度讓學員全面的認識檔案管理；
結合企業實際讓學員了解檔案管理重要性；
運用現代管理技能提升學員檔案管理技巧；
通過2-3天講解，讓學員掌握規范管理流程；
教會學員正確的正確的發現問題并解決問題；
通過現場模擬演練強化學員理(li)論及操作技能。

課程對(dui)象：人(ren)力(li)資源(yuan)管(guan)理者、檔案管(guan)理專職(zhi)人(ren)員

課程大綱
第一講：認知篇-什么是檔案管理
思考1：什么是檔案？
導入：
1、中國古代的檔案管理
2、現代企業的檔案管理
一、檔案的種類
1、按來源分為2類
2、按內容分為3類
3、按形成進間分2類
4、按檔案載體分為4類
思考2：為什么要做檔案管理
二、檔案管理的四大作用
三、檔案管理的六個原則
四、檔案管理的趨勢分析
1、電子化利用
2、信息集成化
3、數字檔案館
五、檔案工作人員的素質要求
1、政治思想類
2、專業技能類
3、心理素質類

第二講：認知篇-什么是文件管理
思考3：什么是文件管理
討論1：檔案與文件之間的關系是什么
一、檔案與文件的區別
1、文件
2、包裝
3、檔案 
二、文件適用的范圍
1、行政文件
2、業務文件
3、財務文件
4、其他文件
討論2：公司的通知、公告、報告是如何存儲的
三、文件審核的標準--無錯字為最核心原則
1、符合性
2、規范性
3、協調性
4、系統性
5、*性
6、閉性性
四、文件審批流程
1、行政辦公類
2、制度類文件
3、采購類文件
4、日常管理類
5、其他類
討論3：公司目前的制度類文件(jian)審批流程程是怎(zen)么(me)樣的，是否有風險(xian)，請分析？

第三講：實戰篇-檔案的收集
討論4：目前公司的檔案管理是怎么做的
思考4：在收集階段，主要收集哪些材料，收集的標準是什么？
一、檔案收集的兩個渠道
1、內部收集
2、外部收集
二、檔案收集的三個范圍
1、管理文件
管理文件包括4個方面
思考5：管理類文件主要有哪些？
2、科技文件：5個特點及5種類型
思考6：科技類文件有哪些？有什么特點？
科技材料的5個特點
科技材料的5種類型
科技文件的形成
3、其他文件
思考7：除了以上，公司還有哪些文件？
三、檔案的鑒定與歸檔
1、檔案管理員要重新審查其價值性
2、確定哪些材料有保存價值，應該歸檔
應歸檔的12類文件
討論5：您所在的部門哪些崗位是有價值的，您是怎么歸檔的？
3、對不需歸檔的文件要進行剔除
不用歸檔的2類文件
討論6：針對不需要的文件您是如何處理的？
四、檔案歸檔的時間管理
1、管理性文件的歸檔要求
2、科技性文件的歸檔要求
3、財務類文件的歸檔要求
表單1：檔案移交目錄
表單2：會計檔案移交清單
思考8：什么是電子文件
4、電子文件的歸檔要求
電子文件的形成
電子文件的三要素
電子文件的四個基本特征
電子文件的歸檔范圍及時間
電子文件歸檔的5個要求
電子文件歸檔的6步驟
表單3：電子文件登記歸檔
表單4：電子檔案移交與接收登記表
小組互動1：企業檔案(an)收(shou)集過程中有哪些材料要重點收(shou)集？

第四講：實戰篇-檔案的整理立卷
一、檔案整理的6個環節
1、區分全宗
2、全宗內檔案分類
3、編目
4、立卷
5、案卷排列和編號
6、裝訂或裝盒
二、檔案整理的四項原則
1、保持有機聯系
2、符合文檔一體化管理
3、紙質和電子的協調
4、區分文件的價值
三、什么是全宗？
1、全宗的概念-不可分散性的三個特點
2、立檔構成的3個條件
3、區分全宗的3種情況
4、3類文件判定是否為全宗
5、全宗內檔案分類
6、全宗類檔案8大類
四、檔案的分類的六種方法
1、年度-機構-保管期限
2、年度-保管期限-機構
3、保管期限-年度-機構
4、機構-年度-保管期限
5、機構-保管期限-年度
6、問題-保管期限-年度
舉例：年度-機構-保管期限分類圖示
討論7：您當下是如何分類的，存在哪些困惑？
五、檔案的整理與立卷
1、傳統檔案整理流程
傳統檔案整理流程8步曲詳解
表單5：以案卷為單位裝訂時所用歸檔式樣
舉例：檔號式樣示例01
舉例：檔號式樣示例02
表單6：卷內文件目錄
表單7：歸檔文件目錄
表單8：案卷封面
2、新規則下檔案整理流程
新規則下檔案整理的6步曲詳解
表單9：以件為單位裝訂時所用歸檔章式
表單10：歸檔章填寫示例
表單11：歸檔文件保管期限與裝訂方式對照表
表單12：歸檔(dang)文件目(mu)錄

第五講：實戰篇-檔案的價值鑒定
一、決定檔案保存價值的兩大要素
1、社會利用
2、自身特點
二、檔案價值鑒定的四種方法
1、分析檔案的內容
2、分析檔案的來源
3、檔案的時效性
4、分析檔案產生的時間
三、檔案價值鑒定的工作程序
1、文件歸檔鑒定
2、劃定文件保管期限
3、銷毀無價值檔案
4、檔案 價值復審
四、檔案的銷毀
1、審批
2、執行與監督
3、后期處理
小組討論：某公司的檔案銷毀的問題
表單11：歸檔文件保管期限與裝訂方式對照表
表單12：歸檔文件目錄
小組互動2：公司檔案的(de)銷毀(hui)的(de)特別注意事(shi)項？

第六講：實戰篇-檔案的保管工作
思考9：檔案保管的主要主要事項有哪些？
一、保管的物質條件
1、檔案庫房建設的兩點要求
2、檔案保管設備的要求
3、檔案保管裝具的種類
思考10：檔案對環境有什么要求
二、保管的環境秩序
1、溫濕度控制與調節
表單13：庫房溫濕度記錄表
思考11：檔案日常防護有什么要求
2、庫房防護的4個注意事項
舉例：照片在紫外線照射下的性能變化情況
庫房內檔案流動過程中的措施
3、庫房秩序管理
庫房編號
排列與編號
分別保管
表單14：全宗保管位置參見卡
表單15：檔案存放位置索引 
表單16：檔案庫房保管檔案情況的存放位置索引
表單17：檔案代卷卡
視頻：你的檔案是怎么丟失的。
三、特殊載體檔案保管
1、錄音錄像
2、電子檔案
思考12：特殊載體保管有什么要求
表單18：電子檔案文件清單
小組(zu)互(hu)動(dong)3：公(gong)司(si)檔案保管要(yao)注意(yi)哪些方面(mian)

第七講：實戰篇-檔案的檢索
一、檔案索的十種工具
1、案卷目錄
2、卷內文件目錄匯編
3、分類目錄
4、主題目錄
5、文號索引
6、專題目錄
7、人名索引
8、全宗指南
9、專題指南
10、計算機檢索
二、檔案注目的項目
1、題名與責任說明
2、稿本與文種項
3、密級與保管期限
4、時間項
5、載體形態
6、附注與提要項
7、排檢與(yu)編號項

第八講：實戰篇-檔案的利用
思考13：您如何應對他人借閱檔案
一、檔案利用的四大問題
二、檔案借閱的四大法則
三、檔案制度與隊伍建設
1、檔案的三化管理
2、檔案制度的修訂與完善
3、專兼職檔案員隊伍建設
4、檔案管理紀律要求
5、檔案管理監督要求
小組互動4：公司(si)檔案(an)利(li)用方(fang)面有(you)哪些特別注意(yi)事項

第九講：專門檔案管理-人事檔案篇
一、企業人事檔案工作的新時代和新形勢
1、新時代（政治角度）
2、新形勢（技術角度）
3、 國內和國際環境對人事檔案管理的新要求
二、人事檔案管理的定義
1、什么是人事檔案管理
2、人事檔案管理的作用
3、人事檔案管理的原則
三、干部人事檔案管理的認知
1、什么是干部人事檔案
2、干部人事檔案的10類材料
四、干部人事檔案的管理思路
1、如何整理干部人事檔案
2、干部人事檔案的分類方法
3、干部人事檔案材料的排序與編目
4、干部檔案材料的復制與加工
5、干部人事檔案傳遞的要求
五、人事檔案的管理流程
1、人事檔案的依法收集
思考14：收集人事檔案的途徑有哪些？
2、人事檔案的嚴格鑒別
3、人事檔案的細致審核
4、人事檔案的科學整理
5、人事檔案的規范編目
6、人事檔案的技術加工
7、人事檔案的安全保管
8、人事檔案的積極利用
9、人事檔案的規范轉遞
表單19：查借閱檔案審批表
小組互動5：公司的干事人事檔管理(li)要重(zhong)點做哪些(xie)工作？

第十講：專門檔案管理-會計檔案篇
思考15：什么是會計檔案，會計檔案資料有哪些？
一、會計檔案的類別
1、會計報表
2、會計賬本
3、會計憑證
4、其他會計資料
二、會計檔案的裝訂
1、憑證裝訂
2、賬薄裝訂
3、報表裝訂
三、會計檔案的保管
國家《會計檔案管理辦法》第11條
四、會計檔案的借閱
國家《會計檔案管理辦法》第13條
五、會計檔案的鑒定
表單20：會計檔案的銷毀清冊
表單21：會計檔案的銷毀審批
小組互(hu)動6：公司的(de)會計檔管理要重點做哪些(xie)工作(zuo)？

第十一講：專門檔案管理-科技檔案篇
一、認識科技檔案
1、概念
2、種類
表單22：科技檔案代字、代號表
二、科技檔案的收集
1、收集范圍
2、收集要求
3、收集方法
三、科技檔案-基建檔案整理三步曲
1、確定是否保存
2、項目分類
3、組卷
小組互動7：對圖紙進行折疊
表單23：基建檔案卷內目錄
表單(dan)24：卷(juan)內(nei)備考(kao)表

第十二講：案例篇-某國有銀行檔案管理分享
一、某國有銀行檔案管理內部規定解讀
二、某國有銀行檔案分類編號方案
三、某國有銀行文件材料歸檔范圍清單
四、某國有銀行聲像檔案管理期限表
五、某國有銀行文書整理要求與方法
六、某國有銀行文書檔案保管期限表
七、某國(guo)有銀行聲像檔案及實物檔案規(gui)定

第十二講：政策法規篇-國家檔案管理法規核心內容分享
一、《中華人民共和國檔案法》
二、《中華人民共和國檔案法實施辦法 》
三、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期(qi)限規定》

講師簡介
李彩玉老師   人力資源管理實戰專家
14年企業人力資源管理經驗
12年香港上市企業高管經驗
12年全國985/211高校招聘經驗
中山大學EMBA/華南師范教育管理
國家勞動關系協調師/國家高級企業培訓師
國家高級心理咨詢師/國家高級人力資源管理師
曾任：香港建滔集團工會主席/深圳寶安勞動調解委員會委員
曾任：本地寶集團戰略中心（總部）丨人力資源總監
曾(ceng)任：香港(gang)建滔集(ji)團(上(shang)市(shi))總部丨(shu)人力(li)資源總監/管理學院(yuan)院(yuan)長(chang)

檔案管理技能提升