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會議管理 培訓課

課程背景
企業常常有這樣的困惑：
“如何使得在業務一線的人能提供更多的行動建議，提高高層決策的效率？”
“高層時間寶貴，如何通過會議，協調重要決策？”
“會議效率低下，討論、延期，再討論、再延期。”
“一次應該重點突出的會議，為什么變成了沒有效率的東拉西扯？”
“會議怎么成了各個部門推諉責任的平臺？”
“公司會議的決定為什么執行不力？”
本次培訓就是要解決這些困擾管理者的會議管理問題。由劉大洋博士開發的這個課程，吸收了現代先進的會議管理理論，再加上劉大洋博士長期擔任國家大型*企業高層管理者的經驗，為受訓者從理論和實踐兩個方面，講述了開好會議的四大基本原則，對企業的會議管理具有重要的指導作用。培訓結合一些大型企業的實踐案例，采用講故事的模式，從戰略類會議、運營類會議和例會三個角度講解會議體系，幫助企業切實攻克會議的頑疾，提高溝通效率和會議效率。
劉大洋博士的“會議管理培訓”從分析企業業務模式入手，了解戰略層面和業務運營層面的關鍵流程及其運行特點；判斷關鍵流程的管理結構和關鍵決策點，安排會議次序；決策會議與報告報表的對應關系；會議管理流程、管理工具和行政體系；會議體系的信息系統實現。
可以幫助企(qi)業解決(jue)(jue)企(qi)業運作中的會議時(shi)間、決(jue)(jue)策(ce)內容、決(jue)(jue)策(ce)方式(shi)的難題；營(ying)造企(qi)業的流程與會議、決(jue)(jue)策(ce)與會議及報告與會議的和諧體(ti)系(xi)，有(you)效(xiao)提(ti)高高層(ceng)的決(jue)(jue)策(ce)效(xiao)率；沉淀(dian)會議決(jue)(jue)策(ce)，建立高層(ceng)決(jue)(jue)策(ce)的知識積累框(kuang)架(jia)。

課程大綱
一、開始階段
為什么要開會?
與會者都有誰?
其他形式的會議
時刻牢記會議的目的

二、如何籌備會議
一切都必須圍繞會議的目的進行
誰應該出席會議?
安排會議的具體日期、時間、地點和所需設備了嗎?
制訂會議議程表
明確會議的責任分工
提供其他必要的會前信息
1.確定與會者
確定與會者應該考慮的6大因素
2．選擇開會的時間
選擇開會時間應該考慮的4項因素
3．選擇開會的地點
選(xuan)擇(ze)會議地點要考慮(lv)的硬件設施的

4．會場布置
作為會前準備的重要內容之一，會場布置應著重注意做好3方面工作。其主要方式有以下三種：
① 單向傳遞信息會議的座位排列方式；
② 雙向溝通交流會議的座位排列方式；
③ 多向溝通交流會議的座位排列方式。
國際標準商務禮儀的會場布置要點
5．擬訂會議日程
擬訂會議日程，即擬訂會議的程序表，是為了讓與會者事先對會議有所了解，以便提前做好準備。
一般來說，會議日程由會議籌備部門提出草案，經會議主席審定后確定，包括：會議內容、討論事項、與會者姓名、會議的時間地點、會議事宜的時間分配等。
6．會議通知
在確(que)定(ding)了(le)會(hui)議(yi)的議(yi)題(ti)、召開(kai)的時(shi)間(jian)、地(di)點(dian)和場所(suo)等事宜后，應(ying)該及早(zao)印(yin)發會(hui)議(yi)通知。其內(nei)容應(ying)包括會(hui)議(yi)的時(shi)間(jian)、地(di)點(dian)、出席人(ren)員、會(hui)議(yi)內(nei)容以及日程等，并且(qie)應(ying)提示與會(hui)者盡早(zao)給(gei)予明(ming)確(que)答(da)復，或返還出席會(hui)議(yi)的回執(zhi)，以便于統(tong)計與會(hui)者名(ming)單(dan)。

三、如何對待會議
 1．會議簽到
會議簽到是為了準確及時統計會議的出席人數。一般來說，與會者進入會場都要簽到。并且，有些會議只有在達到規定的人數后才能召開。而準確及時的人數統計也為會議工作的有序安排提供了方便。會議簽到一般形式有4種。
2．會場服務
會場服務的好壞直接關系到會議能否有序進行，好的會場服務是會議順利進行及圓滿結束的必要條件。會場服務工作的內容比較多，主要包括引導座位、分發會議的文件資料、維持會場秩序、信息傳遞。
3．會議記錄
一般來說，會議都需要有記錄。會議記錄包括兩個部分：第一部分是記錄會議的組織情況，包括會議的名稱、時間、地點、與會人員等；第二部分是記錄會議的內容，包括會議的議題、發言情況、通過的決議、決定等。
會議記錄有以下兩種方法：
（1）摘要記錄。
（2）詳(xiang)細記錄。

四、高質量完成會議
1.會議的數量控制
在實際工作中，會議的數量經常失控，而真正需要開的會議淹沒于會海之中而無法突出其作用。
2.控制會議數量的主要措施
3.建立嚴格的會議審批制度
4.會議的質量控制
5.建立衡量會議質量的標準
6.提高會議質量的7大技巧
7.會議的成(cheng)本控制(zhi)

五、結束會議
1．會務工作總結。
對會議組織及服務工作的全過程進行總結，找出其中的漏洞與不足，從中吸取經驗教訓，避免再次犯錯。同時，對會議工作人員進行表彰與鼓勵。
2.會議簡報
會議簡報是為了方便交流情況。著重反映會議中的重要問題。簡報的印發數量和發送范圍應視需要而定。應對會議簡報進行編號，以便于分類歸檔。
3.會議紀要
通常要根據會議宗旨和精神撰寫會議紀要印發給有關部門。同時，會議紀要必須簡明扼要，語言精練概括，內容全面、條理清晰、主次得當。
4.議定事項的檢查催辦
議定(ding)事(shi)項(xiang)的(de)檢查(cha)催辦是會(hui)后(hou)工作的(de)關(guan)鍵環節，它(ta)可以保證會(hui)議的(de)精(jing)神真正落到實處。而且它(ta)還(huan)有利(li)于會(hui)后(hou)信息的(de)及時(shi)反饋。

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