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業務檔案管理實務培訓

課程背景：
隨著《中華人民共和國檔案法》的規范執行，國家檔案局等部委、各地政府及企業均出臺了相應的管理辦法，不斷規范各類檔案管理。房地產開發企業的檔案管理是房地產行業單位諸多管理工作中重要的組成部分。房地產企業的開發項目由于其規模大、工期長，執行過程中形成的材料多，特別是由于其關聯和涉及的部門和單位環節眾多，檔案管理難度較大。如何識別各類檔案性質，對檔案進行恰當分類？怎樣做好房地產業務檔案管理的規范化、信息化、安全化，怎樣發揮業務檔案管理在本單位業務經營中的作用？。。。本課程回答上述問題，幫助您快速掌握檔案管理實務，快速建立本單位業務檔案管理流程。
課程收益：
.熟練掌握檔案的定義及分類辦法，對本地產企業的檔案內容進行分類；
.把握檔案管理的原則及流程；
.有效提升快速建檔、安全管理及檔案利用三大水平；
.解讀電子化檔案管理事務，提升本單位特殊載體檔案的管理能力。
課程時間：2天，6小時/天
課程對象：房地產企業內涉及業務檔案管理的人員。
課程方式：1.主題講授；2.案例研(yan)討；3.視頻欣賞；4.分組演(yan)練(lian)

課程大綱：
前言：
案例：2016年一起北京市擅自銷毀工程建設審批檔案的違法案件啟示
第一講：庫里乾坤大——檔案管理的基礎知識
一、關于檔案管理
1.檔案的起源與沿革：
1）中國甲骨文與古代埃及的石碑
2）什么是檔案，什么是企業檔案？
a定義：指企業在日常工作中從事企業管理、生產、經營、銷售、經濟核算及科學研究等活動中直接形成有保存價值的真實記錄。主要包括文字、圖表、音像等。
b屬性分解：當時性、親自性、真實性、記錄性
2.檔案管理
1）定義：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。
2）檔案管理六大工作內容：
a收集
b整理
c鑒定
d保管
e統計
f利用
現場問答(da)：您在自己(ji)的檔案管理(li)工(gong)作中，6大工(gong)作哪(na)一項(xiang)最難(nan)？

二、詳解《檔案分類規范》
1.法律運用
1）《工業企業檔案分類實行規則》（國檔發【1991】20號）
2）《企業檔案規則規范》（DA/T42-2009）分類
3）十大一級類目
案例：圖表詳解
研討：請談一談檔案與文件的區別？
研討：合同檔案要不要單獨成一大類？
4）檔號與檔號編制原則
a檔號與檔案類別號、文件編號的區別
b檔號編制的原則
案例：對全宗號的理解
2.解讀四種通用檔案
1）文件類檔案
2）會計檔案
a會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證、其他會計憑證；
b會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
c財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
3）員工檔案
4）特殊載體檔案
案例研討：您單位的聲像檔案有哪些？實物檔案有哪些？
案(an)例(li)研(yan)討(tao)：哪幾類是企業的業務檔案(an)?

第二講：卷中日月長——房地產企業業務檔案管理實務運用
一、把握檔案管理六原則：全面、職能、特點、聯系、方便、協調
1.以全部檔案為對象
2.依據企業管理職能
3.結合檔案內容和形成特點
4.保持檔案材料的內部有機聯系
5.方便管理與利用
6.協調(diao)統一、不隨便(bian)改動

二、做好檔案管理六環節：收集、整理、鑒定、保管、統計、利用
1.收集：檔案管理工作的實際起點
案例討論：公司項目多部門多，如何才能確保資料收集完整及時？
兩種形式：
一是對內收集。即按企業歸檔制度的要求接收企業內各部門形成的文件材料；
二是對外收集。即企業根據國家有關政策和規定，對外單位保存的有關檔案材料進行征集、購買或接收。
1）收集工作流程：符合前四步驟并完成最后一步驟
是否崗位發文——是否崗位辦理——是否崗位接收——是否不可或缺——是否完全不需要——是否部門核心數據
2）企業基礎數據清理總匯表（現場制作：分組按照范表討論并做出本單位匯總表）
2.整理
1）區分全宗
2）分類方案制定
3）類別號設定
4）檔案排列
5）檔號編制
6）互見號填寫
7）檔案編目
8）建立全宗卷
案例分析：文件檔案的整理要點——人有責,時時有活兒,件件登記,年年整理.
現場練習：按(an)照《企業檔案(an)管理規范》DA/T 42 – 2009企業檔案(an)一級類(lei)目(mu)和二(er)級類(lei)目(mu)的劃分制作本單位的兩級目(mu)錄

3.鑒定
1）按鑒定時段包括：歸檔鑒定 到期鑒定
2）按鑒定內容包括：價值鑒定 質量鑒定 利用范圍鑒定
價值應堅持以下幾個標準：是否具有法律依據性，是否屬于公司大事，是否具有通用性或示范性，是否屬于專利。
3）企業檔案部門對于歸檔鑒定要做的基本工作：
a區分檔案與非檔案。
b區分“*”與“非*”：是檔案的,一律長期保存;是一般資料的,一律在保存兩年后銷毀
c區分重要檔案和一般檔案：如何界定重要一般？
d區分要控制使用的和可以公開使用的文件與檔案。
e區分歸檔后會有動態變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩定的檔案。
f區分電子文件歸檔中哪些文件要同時保存一份紙質檔案
4.保管
1）檔案、底圖、磁性載體文件的存放和重要檔案備份要求；
2）檔案修護要求；
3）庫房管理要求——“以防為主，防治結合”，確保檔案安全
4）排(pai)(pai)放與庫(ku)位管理：大(da)流(liu)水(shui)排(pai)(pai)放、分類排(pai)(pai)放、流(liu)水(shui)與分類排(pai)(pai)放

5.統計
1）及時、準確地填報本企業檔案工作年報及有關統計報表；
2）建立檔案工作統計臺賬；
a檔案館（室）藏情況
b年度入出庫情況
c檔案利用情況
d檔案專兼職人員情況
e檔案設施、設備情況
f檔案銷毀情況
3）保持統計工作的連續性 ——進行統計分析研究
6.利用：檔案管理的*目的
1）加強檢索系統的建設；
a分為手工檢索系統和計算機檢索系統
b檢索信息要覆蓋全部館（室）藏
c檢索功能要匹配合理
2）設定利用者權限；
3）進行利用登記；
4）采取多種方式；
5）編制各種實用匯編；
6）編寫初加工的專題材料；
7）編寫深加工的研究材料；
8）舉辦檔案陳列(lie)或展覽。

三、房地產企業的檔案管理制度編制
1.房地產企業檔案管控模式
1）檔案管理體系文件
2）檔案管理制度內容
案例：萬科集團檔案管理辦法
2.房地產企業的集團管控模式應對
1）異地公司檔案進行管控
2）集團管控模式下，集團對異地公司檔案管控
四、房地產企業的經營生產檔案管理
1.房地產企業合同與招采檔案管理
1）房地產企業的合同類別
2）合同管理流程
3）合同檔案檔號與合同編號
4）合同檔案整理
5）招標采購方式解讀
a公開招標與邀請招標
b非招方式的采購
6）招標采購檔案整理
案例：某房(fang)地(di)產(chan)企業項(xiang)目開發類合同分(fen)類

2.房地產企業的設計資料管理
1）工程項目設計流程
2）房地產工程設計資料
3）工程項目設計資料管理
研討：設計變更如何管理？
4）房地產工程項目設計檔案管理
研討：設計任務書和審圖記錄要不要歸檔
3.房地產企業工程結算檔案管理
1）工程結算資料分類
2）工程結算資料有效性管理
案例：某房地產企業工程竣工結算資料有效性管理作業指引
3）工程結算檔案檔號
4）工程結算檔案整理
4.房地產企業營銷與客服檔案管理
1）營銷與客服檔案分類
2）營銷推廣類檔案整理
3）銷售類檔案整理
4）客戶信息檔案整理
5）客戶服務檔案整理
案例：某房地產企業客戶服務檔案管理辦法(fa)

5.房地產企業工程項目部資料管理
1）工程項目資料管理常見問題
2）工程項目資料管理風險點及風險控制措施
案例：房地產企業工程項目部資料管理“亂象”
3）房地產企業工程項目部資料分類
案例：某房地產企業工程項目部資料清單
4）房地產企業工程項目部資料管理重點工作
案例：某項目工程會議紀要
案例：某項目工程例會督辦表
案例：某房地產企業項目文件編號規則
案例：某房地產企業項目文檔管理制度
5）工程項目部對施工單位、監理單位資料管控
案例：某房地產企業與施工單位、監理單位簽訂的“工程檔案管理協議”
6）房地產企業對項目部文檔資料管理檢查
案例：某(mou)房地(di)產企(qi)業項目部文檔(dang)管(guan)理檢查報告

6.房地產企業工程檔案如何歸檔整理
1）新版《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328-2014）簡介
2）地方城建檔案館對工程檔案的歸檔要求
3）新版《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328-2014）條文講解
4）歸檔文件范圍
5）歸檔文件質量要求
6）工程文件立卷
7）工程文件歸檔
8）工程檔案驗收與移交
案(an)例(li)：房地產工程竣工檔案(an)組卷(juan)整理法(fa)

五、房地產企業實務檔案管理：
1.房地產企業證照管理
1）房地產企業證照分類
2）房地產企業證照管理
案例：某房地產企業證照管理制度
2.房地產企業印鑒管理
1）房地產企業印鑒分類
2）房地產企業印鑒管理
案例：某房地產企(qi)業印鑒管(guan)理制度(du)

六、房地產企業檔案管理信息化建設
1.電子檔案基礎知識
1）電子檔案是具有保存價值的歸檔電子文件和相應元數據、背景信息和支持軟件。        ——《企業檔案工作規范》
2）電子檔案的類型：圖像、音頻、視頻、網頁。
2.檔案管理的信息化
1）檔案信息化的目標與原則
2）電子文件的歸檔
3）傳統載體檔案數字化
4）電子檔案的保管
5）檔案網絡化服務
6）檔(dang)案管理系統軟件

七、房地產檔案管理人員
1.職業素養
1）政策貫徹及法律運用
2）日常工作
a負責對各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進行科學的系統管理。
b做好“八防”工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。
3）素質提升
a積極做好檔案信息資源的開發工作，不斷提高工作質量和工作效率。
b樹立和加強保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。
2.管理技巧
1）實施“以我為主”的立卷歸檔原則
2）提高紙質檔案立卷質量
3）加強對聲像資料的保護
4）“互聯網+”的運用
結束：總結與互動
1.您的收獲；
2.您的困惑。
3.今后怎(zen)樣投(tou)入檔案管理？

業務檔案管理實務培訓