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高效時間管理與工作統籌培訓

課程大綱：
為何忙亂
1：時間失控的原因
. 缺乏計劃問題
. 時間觀念問題
. 缺乏組織問題
. 用人不當問題
. 缺乏控制問題
. 時間虛耗問題

2：時間管理的殺手
. 有形的
. 接聽電話
. 打電話
. 會議
. 打擾
. 溝通不夠
. 桌面雜亂無章/找不到東西
. 辦公室政策
. 資源不足
. 閱讀文件及郵件
. 交通堵塞
. 無形的
. 優先順序不明確/危機管理
. 欠缺周詳計劃
. 缺乏優先/目標
. 貪多嚼不爛
. 不速之客
. 無效授權
. 缺乏自律/拖延
. 不會說“*”
討論：請1-2位同學展示自己的時間管理經驗
案例(li)分析：馬(ma)經理的一天

3：三種錯誤的時間觀
. 視時間為主宰
. 視時間為敵人
. 視時間為奴隸 了解時間浪費在哪里，在工作中減少浪費時間的現象。合理統籌工作的方法1：工作的分類
. 工作時間緊迫性分析
. 工(gong)作(zuo)優(you)先級綜合分析(xi)

2：帕累托原則
. 帕累托原則的核心
. 80%的銷售額來自于20%的客戶
. 80%的外餐在20%你**喜歡的餐館中進行的
. 80%的請假是20%的員工請的
. 不遵循原則的誤區
. 面面俱到——都想做好
. 完全主要——都想做完
. 平均(jun)分配時間和精力

3：四象限工作法
. A（碎石型的事務）——重要緊急
. 危機
. 急迫的問題
. 有期限壓力的計劃
. B（石塊型的事務）——重要不緊急
. 發掘新機會
. 規劃
. 改進產能
. 建立伙伴關系
. 防患于未然
. C（細沙型的事務）——緊急不重要
. 不速之客的接待
. 某些信件、文件、電話的處理
. 某些會議的出席
. 某些必要而不重要的會議、活動
. D（水型的事務）——不重要不緊急
. 一些可做可不做的雜事
. 一些不必(bi)要的應酬

4：其他方法
. 生物節律識別
. 設定目標：規劃好您的人生與事業
. *原則
. 授權
. 阿爾卑斯山方法
. ABC法則有趣的活動 掌握工作統籌的原則，學習合理安排時間的策略。做好工作規劃與執行. 引言：成功金字塔
1：目標原則
. 目標設定的SMART原則
. Specific——明確的
. Measurable——可以量度的
. Achievable——可以達成的
. Realistic——實際可行的
. Time Bound——有時間性的
. 目標確立的7個步驟
. 羅列
. 好處
. 障礙
. 支持
. 資訊
. 行動
. 期限

2：制定工作計劃
. 怎樣擬定計劃
. 訂好長期目標，以及短期目標
. 根據目標的輕重，安排優先次序
. 清楚個人活力周期表，勾勒出“理想時間表“
. 制定目標的SMART原則
. 理想的工作時間表
. 要有正面的工作態度
. 留意自己的表現曲線
. 預留自己安靜的時間
. 利用工作日志
. 以行動配合計劃
. 將目標寫下來
. 行動次序
. 時間估計
. 靈活性時間表
工具導入：魚骨圖、甘特圖
. 開展你的工作(zuo)計劃(hua)

3：選擇工作模式
. 并行工作模式
案例：
. 串行工作模式——要充分考慮工作的連續性
. 并行串行如何兼顧
. 工作任務轉移——適當授權
. 授權的形態
à 下達指令
à 充分信任
. 授權的技巧
à 預期的成果
à 應(ying)守的(de)規則

4：提高工作執行效率
. 按照輕重緩急計劃開展工作
. 把握自己的生活
. 把自己的生活安排的井井有條
. 幫助你從管理危機中解脫出來
. 提高效率的好習慣
. 制作代辦工作清單
. 決定優先順序
. 制作并運用標準作業程序
. 一句身心狀態調整時間表
. 每天保持精力充沛
. 設計有生產力(li)的工作空(kong)間(jian)

5：工作追蹤與控制
. 工作追蹤的原則
. 如何進行工作追蹤
. 在工作追蹤中容易出現的問題
. 下屬對工作追蹤的抵制
. 控制與協調的有效性 學習工作計劃制定、工作緊急程度分析、工作執行模式，掌握高效工作統籌的實施方法。 時間管理技巧1：拒絕外來影響
. 學會說“*”
. 給對方清晰的解釋，說明拒絕理由
. 有禮貌，尊重對方，表情和顏悅色
. 拒絕時請托本身而不是拒絕他本人
. 如何能為他提供其他可行途徑
. 切忌利用第三人來拒絕
. 學會應對“不速之客“
. 不要采取無條件的“門戶開放”政策
. 訂立計劃，對各項工作做初步安排
. 定期與同事或下屬溝通，有效利用溝通時間
. 在辦公室外接見不速之客
. 站立會客
. 控制會談時間，或限時面談
. 應付突發狀況
. 重新商議
. 在接下來的步驟中，把浪費的時間補回來
. 縮小計劃的涵蓋面
. 爭取更多資源
. 接受替代品
. 要求服從

2：減少時間浪費
. 避免拖延
. 嚴格要求自己，規定任務完成的期限
. 排除工作中的干擾，保持優先次序的穩定性
. 不要只做熟悉的事務性工作
. 與同事、上司、下屬探討改進工作方法
. 隨時檢視
. 隨時檢視時間管理狀況
. 不斷調整時間管理方法
3：時間管理實用技巧
. 長期準備
. 購買工具書/增加知識儲備/提高能力
. 訓練你的快速閱讀能力
. 把常用的文件/文具放好
. 養成存放思想檔案和作記錄的習慣
. 臨時準備
. 明天的工作前晚進行優先級排序
. 將相關的工作列在一起
. 把工作計劃放到隨時可見的地方
. 每天早晨比規定時間起早十分鐘
. 做好正式工作前的準備工作
. 培養的好習慣
. 利用各種裝備如電話/信件等節省時間
. 把最困難的事放在效率**高的時候
. 利用零碎時間處理例行性事務
. 午餐或下班前開會效率**高/避免上午開會
. 休息片刻/伸個懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料
. 報刊放在晚上看
. 每晚沉思片刻/回顧與總結
. 辦公室5S運動
. 常組織——區分，清除
. 常整頓——擺放整齊，統一標識
. 長清潔——打掃，保持
. 常規范——制度化
. 常(chang)自律——提高(gao)個人素質(zhi)修養 **應(ying)對外來影響，減少自身時(shi)間(jian)浪費，學習使用(yong)時(shi)間(jian)管理技巧，掌(zhang)握時(shi)間(jian)管理的(de)具體方法。

高效時間管理與工作統籌培訓