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商務寫作技能培訓課程

【課程前言】
《福布斯》雜志的創始人--馬爾克姆·福布斯曾經說“一封好的商務信函，可以讓你得到一次面試的機會，幫助你擺脫困境，或者為你帶來財富”。也就是說，寫好商務文書在一定程度上能夠給企業帶來很大的經濟利益。
當今社會是市場經濟社會，商務活動則是各種社會活動的基礎。伴隨著經濟改革的深入發展，商務文書寫作已成為當前應用寫作的一個熱點。企業內部的大部分溝通也是以商務文書的形式進行。21世紀已進入“激烈競爭”的時代，這就需要結合企業的業務，提升企業員工商務文書寫作能力，為企業發展打下堅固的基礎！
【培訓方式】
課(ke)堂講述案例分析頭腦(nao)風暴情景演練短片播放音(yin)樂(le)互動

【課程大綱】
第一板塊：商務寫作的黃金概念篇
一、商務寫作的黃金概念定義
商務公關禮儀文書，是黨政機關、社會團體、企事業單位和個人，在各種社會交往、公關禮儀活動及日常活動中，用以溝通感情、表達意愿、改善關系、增進友誼時使用的實用文書。
二、商務寫作的特征
1、傳達意旨明白準確
2、格式寫作規范不拘
3、情感表達誠懇真摯
4、語言表述雅俗得體
三、職場人士寫作心態法則兩個三
三要素：精準、高效、專業
三要素：敬業、熱情、耐心
四、“水知道答案”：寫作工作用心積極的心態（視頻）
三、“聆聽這樣(yang)一(yi)段的生(sheng)動(dong)寫作”：（張瑤老師解讀如(ru)此(ci)生(sheng)動(dong)寫作）

第二板塊：詮釋商務寫作文書的類型篇
在實際工作中，大家可能會遇到形形色色、各種各樣的商務文書，根據其形式和內容用途可以大致將其劃分為以下的類型：
一、商務文書的分類---
1、按形式來劃分：
固定格式的商務文書
非固定格式的商務文書
2、按內容用途來劃分：
通用的商務文書
（通知、會議紀要、請示、批復、總結、備忘錄以及報告）
禮儀性的商務文書
（賀信、賀電(dian)、邀請書、請柬以及慰(wei)問信）

第三板塊：解碼---商務文書寫作的作用篇
在商務文書寫作方面最為重要的一點就是要避免陷入單向溝通的誤區，時刻站在讀者的角度來思考問題并形成最后的文字表現，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發揮出寫作商務文書的溝通作用。
1、“單項溝通的表現”案列故事【端湯的程主任】
學習語言的修飾法【爸爸問兒子的這件事】
語言文字修飾原則
2、商務文書寫作的核心內容
商務文書的寫作步驟以及相應的重點
商務文書的寫作技巧
商務文書寫作的注意事項；
商務文書寫作應掌握的范例
課題練習分享：
訓練例1：請寫一份商務邀請函
訓(xun)練例(li)2：商務感(gan)謝函有哪些詞語？

第四板塊：剖析---商務文書寫作的特點與要素篇
商務文書寫作的特點
簡明
準確
樸實
莊重
規范
商務文書寫作的要素
主旨（就是指商務文書的中心思想，即作者所要表達的意思）
材料（應該遵循“收集要多、選擇要嚴、使用要巧”的原則）
結構（篇段合一式、分層表達式、分條列項式）
語言（風格平直(zhi)樸實(shi)莊(zhuang)重、表達規范準確簡練(lian)）

第五板塊：解密---如何寫出好文章實戰篇
步驟一：制定正確的行動目標
在撰寫商務文書之前，我們應該首先回到一個問題，即我們希望該文書的對象在收到文書之后采取怎樣的行動。這個問題的答案也就是我們撰寫商務文書的行動目標。
主動目標與被動目標
將被動目標轉化為主動目標
步驟二：決定文章的正式程度
1.正式程度的判斷依據：正式指數
商務文書的撰寫者本身是否很了解目標讀者；
目標讀者的地位比商務文書的撰寫者低嗎；
商務文書的內容是好消息嗎？
課堂互動---商務文書撰寫演練：
商務文書的撰寫者應就這三個問題的實際情況在“1－10”之間來分別予以打分：如果特別了解目標讀者就是10分，比較了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是給自己的下屬寫則為10分，平級則為5分，給自己的上級寫則為1分；如果內容為好消息則為10分，壞消息則為1分。這三個問題的得分之和越低，則相應的商務文書應該越正式。
2.正式程度的表現
形式
這里所謂的“形式”，是指商務文書所采用的媒介的形式，例如發電子郵件、寄書信或者留便簽等。不同的媒介形式，決定了商務文書的體裁、格式以及稱謂等具體內容。
稱謂
“稱謂”就是對目標讀者的稱呼。
語氣
而“語氣”，就指是在撰寫商務文書的過程中采取相對輕松愉快的口吻還是比較凝重嚴肅的口氣的選擇。
【自檢---課堂練習】
請分析并得出圍繞以下主題而撰寫的商務文書的正式指數：
（1）某公司總經理要組織各部門秘書共進午餐，要求其秘書代表自己給他們發送的通知郵件；
（2）某公司的一個普通員工發現經常有員工違反禁止在會議室里吃中餐的規定，于是決定寫給行政部經理的一封投訴信。
【參考答案】
（1）按照正式指數的三個問題來進行分析，這樣的一個郵件的最后得分應該在20多分；因此，該邀請郵件的目標應該是讓這些秘書都能參加，郵件為非正式的，口吻語氣可以是比較輕快的。
（2）同樣按照正式指數的三個問題來進行分析，這樣的一封投訴信的最后得分應該不會超過10分；因此，這封投訴信應該是很正式的，并且特別需要注意措詞。
（三）步驟三：設定文章的總體風格
1.把握總體風格的依據：游說矩陣
圖2－1游說矩陣示意圖
簡單型
從示意圖中可以看到，游說矩陣的第一象限代表著“撰寫者與目標讀者站在同一立場上，并且資源充足、不存在障礙”的情形，這種情形即稱之為“簡單型”。
說服型
按照同樣的分析方法，可以看到游說矩陣的第二象限代表著“資源充足，但撰寫者與目標讀者立場并不一致”的情形，這種情形即稱之為“說服型”。
艱難型
游說矩陣的第三象限代表著“撰寫者與目標讀者立場不一致且資源也不充足”的情形，這種情形即稱之為“艱難型”。
解決問題型
游說矩陣的第四象限代表著“盡管撰寫者與目標讀者立場保持一致，但資源并不充足”的情形，這種情形即稱之為“解決問題型”。
2.總體風格的設定
簡單型
說服型
解決問題型
艱難型
（四）步驟四：選擇文章的層次結構
1.連貫式
2.并列式
3.分析問題式
4.問答式
5.行動結果式
案列例如：以下這段廣告宣傳采用就是行動結果式的層次結構：
“夏天草坪長得特別快，一個星期不剪就會很難看，夏日剪草是非常痛苦的一件事情，我們公司生產的XYZ型號家庭剪草機，可以使剪草這項繁重的體力勞動變得輕松。經過計算，我們公司的剪草機比較同類型機器，可以節省30%時間以及20%能源。選擇我們的產品將是您的明智的選擇。”
（五）步驟五：列出文章的大綱
1.列出大綱的好處和目的（“七分想，三分寫”的過程）
2.具體的做法（在西方被稱之為“腦力激蕩法”或“頭腦風暴法”）
提綱法
輻射法
【課堂訓練互動：】
[有關部門人員申請參加參觀企業學習的郵件]
（六）步驟六：撰寫初稿
排除干擾、
一氣呵成、
一鼓作氣

第六板塊：解密---如何使文章更加規范嚴謹篇
（一）數字的使用規范
1.真實準確
2.各個分數之和與總數相等
3.統計口徑一致
4.列舉
5.注意倍數關系
6.分清楚漢字與阿拉伯數字的使用場合
（二）部分結構層次敘述的規范性
結構層次的第一層，其層次編號用“一”、“二”、“三”……來表示；
結構層次的第二層，其層次編號用“（一）”、“（二）”、“（三）”……來表示；
結構層次的第三層，其層次編號可以用阿拉伯數字來表示；
結構層次的第四層，其層次編號可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……來表示。
（三）計量單位的使用規范
（四）綜合校對的注意事項
1.做旁觀者
2.做朗讀者
3.做求教者
（五）詞語的使用規范
“等”和“等等”這兩個詞的用法尤其要分辨清楚
【自檢-互動練習】
請判斷以下的用法是否正確：
（1）廠區的職工、機關、學校企業等等單位，都要節約能源；
（2）陳某某等竟然至黨紀國法于不顧，公然收取賄賂；
（3）長江黃河海河松花江等大江河的洪水災害已得到初步的控制；
（4）中小學校要充分利用多種形勢經常向中小學生進行交通安全常識的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等。
【參考答案】
使用正確的是（2）和（3）
使用錯誤的是（1）和（4）
（六）標點符號的使用規范
標點符號(hao)的(de)(de)(de)使(shi)(shi)用會對商(shang)務文(wen)書最終呈現(xian)出來的(de)(de)(de)意思產生重大(da)的(de)(de)(de)影響，如果使(shi)(shi)用不當或者(zhe)錯誤，則很(hen)有可能造(zao)成(cheng)理解上的(de)(de)(de)偏差和歧義(yi)。

第七板塊：詮釋---常用公文示范六大銀河系統篇
一、通知
1.通知的適用范圍
“下行文”
“上行文”
“平行文”
掌握書寫通知4大法寶（書寫實戰技能訓練）
2.通知的適應性
3.通知的種類
會議通知（時間、地點、目的、要求、安排以及人員到會方式）
指示性通知（上級傳達給下級機關去予以辦理的通知）
批準性通知（下級有請示呈遞上來，經上級批準之后再轉發出去予以遵照執行的通知）
發布性通知
知照性通知（上級給所屬的下級機關通報某些事務的情形之中，下級機關知道了解情況即可。例如：關于上級單位中任免與聘用的通知）
周知性通知（純屬于告知性通知）
4、通知的寫作黃金五大格式法
標題（包括發文機關、事由以及文種等三塊內容）
送與對象（應該只能有一個主送單位，但抄送單位可以有多個，主送單位一定要頂格來寫）
正文（正文主要由撰寫通知的理由、事情的經過以及具體的要求等內容構成）
署名（通知的署名包括發文機構和日期即可）
附件（其他附帶相關通知）
【案列糾錯題目訓練】
請找出以下通知范例中存在的問題：
酒店辦公室通知
各部門經理：
經董事會研究決定，定于12月20日，在虎域風景區召開各部門主任會議。會議為期三天，主要匯報各部門全年工作的完成情況并研究明年工作計劃。要求各部門主任或副主任至少一人參加。
參加會議的人員，酒店負責提供車輛接送；每人隨身所攜帶的物品體積不得大于三平方米，不得重于兩斤；會后酒店會將會議人員送往大約200里外的餐廳。會議時間較長，希望大家準備好必備的生活用品。
2015年12月16日
【參考答案】
該通知存在問題的地方主要有：
（1）通知名稱錯誤；
（2）主送單位或對象與正文中的不一致；
（3）正文中缺少具體的會議時間和行程安排；
（4）計量單位不符合規范；
（5）落款缺少發文單位名稱并且日期數字不規范；
（6）缺少對具體出發以及報到地點的說明。
（二）報告
1.報告的種類
依據具體內容，報告可以分為以下四種類型：
工作報告
即下級對上級進行的匯報。
情況報告
其重點在于事情的時間、地點、人物、起因、經過、結果、事件分析、經驗教訓以及處理情況等內容。
答復報告
所謂“答復報告”，就是針對上級對自己的一個詢問所予以的答復；這種報告具有被動行文的特征，要求實事求是、針對具體問題來進行回答。
建議報告
所謂“建議報告”，就是下級主動的向上級提出建議或者希望的報告，其特點與請示相類似。
2.報告的寫作格式
下幾點需要特別注意：
報告的名稱同樣可以包含三個部分，但其中的發文機關可以省略；
報告的開頭應該首先寫“關于××事情現做如下報告”；
報告的內容中有一些套話必須的，例如在報告的結尾應該說“以上報告請審閱”或者“報告如無不妥，請批轉執行”等與開頭相互呼應。
（三）請示
要進行請示。請示這種商務文書在政府機關、私營企業以及外企也是廣泛當撰寫者自己的單位以及權限不足以做相應的決定，這個時候就需地被予以應用。
1.請示的特點
請示的特點主要包括：
事前行文
事后行文叫報告，事前行文即為請示；也就是說，請示并不是先斬后奏的行為。
一事一請
即一個事情做一個請示，不要把不同的請示內容放在同一個請示文書之中；否則，上級領導一方面容易遺漏其中的某一項內容，另一方面也難以做部分的批準。
需要批復
即強調請示都是需要批復的。
2.請示的寫作格式
請示的格式基本與前兩種商務文書一樣，但在最后結尾的時候需要注意：
加上“妥否，請批示”；
加上“以上如認為可行，請批準有關單位執行”；
在署名和時間部分必須要加蓋印章。
【自檢課堂練習】
請找出以下請示范例中存在的問題：
×河縣稅務局文件
（2003）×稅字第1號
×河縣稅務局關于轉發×河面粉廠要求免稅的請示
××市稅務局：
據我們了解，該廠2003年計劃利潤40～50萬元，如征稅企業尚有一定盈利，是否還給予免稅照顧，請市局權衡審定。
現將該面粉廠關于免征2003年國家稅金的請示轉發給市局。
該面粉廠2000年投入面粉生產以來到2002年底均享受免征工商稅照顧，免征稅款7.7萬元。這個廠的廣大干部和職工在2002年計劃產量增長了30%，但全年計算尚虧損六萬元。
以上可否，請批示。
鄖西縣稅務局
（公章）
二○○三年一月三日
【參考答案】
該請示存在問題的地方主要有：
（1）內容模糊不清，應該表明一個明確的建議和意見，然后提請上級“妥否，請批示”；
（2）在內容中顛倒了前后的說明順序；
（3）數字適用不規范。
（四）批復
批復是上級答復下級的請示的一種下行文
1.批復的特點
指令性強
針對性強
態度鮮明
政策性強
上級在批復中所做出的不同意或者同意的決定，一定是非常正式的依據的，例如國家的某號條文。
2.批復的寫作格式
在批復的正文中含有隱語，即是針對某一個請示而予以的批復；因此，正文中應該包括“××號文收悉”或者“某年某月某日關于××事項的請示收悉”；
給出答復意見應該寫“經研究答復如下”或者“特此批復”；
與請示一樣，批復也必須要有公章。
（五）會議紀要
1.會議紀要的作用和目的
會議紀要可以主要分為決定性的會議紀要和消息性的會議紀要，其作用在于：
傳達會議精神；
記錄議定的事項，即歸納、提煉和整理會議中的決議些內容。
2.會議紀要的寫作格式
會議紀要的寫作格式有如下比較特別的要求：
會議紀要的標題中沒有發文機構；
將會議的目的、時間、地點、參加人、缺席人、缺席原因、主持人、報告人以及議程等內容在導語中進行說明；
會議紀要的主體為決議事項或者主要認識和意見；
在會議紀要的最后要對未來進行展望。
（六）邀請信
在撰寫邀請信的時候應該要注意以下的要點：
邀請信的標題在紙張正中間，其字體比正文要大；
邀請信中的稱呼格式為名稱、職稱以及冒號，需要特別注意的是，對博士、大使、外交官以及西方國家的貴族等人，一定要在稱呼中加上他們的頭銜；
當出現多個職稱、職位以及學術頭銜時，應把握最高稱謂原則；
邀請信的用紙應該特別正式。
（七）總結
總結，是對經驗教訓的概括和梳理，其撰寫過程應該要注意：
總結的內容通常包括經驗教訓、心得體會等；
總結都是第一人稱的；
依據內容范圍的不同，總結可以分為綜合性的總結以及專題性的總結；
總結的標題(ti)中一定要(yao)加入時間(jian)。

商務寫作技能培訓課程